高效人士的时间管理系统:目标量化分解法!

几天前,我听到樊登老师讲述了关于时间管理的一个实验案例,实验的主要目的是为了验证哪种分解目标的方式才是执行效率最高的。

实验人员把学生成绩差不多的大学生分成三组:第一组不做事件管理;第二组只做一个月以内的计划;第三组做每天的计划。

最终结果是:每天做的计划的那组学生,学习时长变得越来越短,原因是因为太累了,每天都要拿很多时间来计划,而且最重要的是你根本没法按照你的计划干活,总有些事儿发生,这些事儿发生了以后,导致你没能实现那个计划内疚,内疚导致自责,自责导致自尊水平下降,说我是不是干不了事儿啊,然后就变得越来越糟糕。

所以得出结论:越细化的时间管理的方法越使得效率变得更低。最有效的是哪个呢?不是那个没有计划的,而是做一个月计划的。

对于樊登老师这个案例的观点,我认为有些以偏概全,并且忽略了除了月度计划和每日计划之外的“第三项选择“。

1,很多人目标模糊,不知道如何分解执行

就像樊登老师案例中第一组没有计划的人,这样的人没有目标,享受得过且过、安逸舒适的生活。而大部分的人有目标,但目标模糊;能够感受到目标在远方自己前行,但不知道达到目标的标准是什么,更不找不到实现目标的正确道路是哪条.

我有一个女同事,年前告诉我, 她要减肥。可几个月过去了,依然还是老样子;减肥的目标有了,但目标制定的太过模糊,无法衡量。

减肥只能算是个行动,不能成为一个有效的目标。为什么这么说呢?因为怎样的结果才算是减肥成功,减5斤、减10斤,都算是减肥;目标必须可量化、可衡量才有执行标准。

比如,你的目标是养成阅读的习惯。一年看一本书,每天看一行字,这不能算养成阅读的习惯了吧?

把目标定为一年读50本书,目标加上数值,才能将目标分解到可执行的层面。一年阅读50本书,一周就要阅读1本书,每天都要阅读大概40页左右。

能够将目标分解到任务层面,定时定量完成,阅读习惯一定可以养成。

将目标量化的目的,就是让自己清楚,为了达成目标需要做哪些事情。

2,量化目标能够让自己的进步可视化,更容易获得成就感。

量化目标还有一个重要的作用,就是可以提高行动力。

大目标,容易让人望而生畏。长期未能实现目标,就会产生挫败感,容易就此放弃。而量化大目标,并将其分解成小目标,便能清楚的看清下一步该怎么走。

比如,你今年的目标是挣20万元,一个月要挣到1.6万元,每周要挣到4000块钱,每天要挣到571元。这样,你就能清楚的明白,每天要做哪些事情,才能保证挣到571元?

每天完成571元的小目标,一个月挣到了1.6万元,实现一小步更容易产生成就感,持续的成就感,能够激发自己坚持下去的动力。

3,“周计划”就是分解步骤的“第三项选择”

月头制定的目标,往往快到月底了,发现还有一半没有完成,因为人会感觉到时间延迟感,想想到月底还有很多的时间,今天有事耽误了,明天再做也不迟。

就是还有时间的借口,导致我们习惯拖延;想要达成目标,必须秉持“凡事提前”的原则,才能保障目标能够顺利达成。

目标管理分解规则中,周计划就是”第三项选择“,以周为单位将目标分解,能够保证目标进程,同时,以“周”为单位,又可根据“日”任务完成情况进行统筹分配。

假如今天有事,没有完成任务,而明天时间也不富裕,只能完成当日的任务,那我们可以把未完成的任务安排到周末来完成。

周计划的重要任务就是平衡七天的计划,保证本周任务能够完成

曾国藩在他的日记中也提到了自己的一个习惯。如果他在当日没有完成阅读20页书的目标,明天不论忙的再迟,他都要将昨天未完成的计划补上。

实际中的工作和生活中,每天自己制定好的计划被突发性事件打乱的情况经常发生,很难做到按时定量完成任务。但也不必消极,适当调整计划,选择本周内空闲时间多的一天把缺失的任务补上,这样一周的任务仍然能够保量完成。

以“周”为时间单位调整目标进度最为合适,因为时间跨度短,能够及时更近速度。而月度计划时间跨度太长,会让人没有紧迫感,容易导致拖延现象。

4,将目标分解成计划,就是运用结构化分类方式解决问题的方法

运用结构化分类的好处,在于提高解决问题的效率,为什么这样说呢?

拿汽车故障打个比方,如果发动机无法启动,首先就要考虑可能导致故障原因的几个板块,一是燃油系统板块有问题,二是机电系统有问题,三是电路系统有问题,每个系统又可以确认易损坏的部件有哪些。

将大问题分层拆解成小问题的,再把问题陈列出来,按照从易到难的顺序,逐项检查,便能很快找到故障点。

你看,一个毫无头绪的故障问题,经过分类,问题细化的方式,便可简化问题,从而提高解决问题的效率。

实现目标同样也是解决问题的过程。如何实现目标,这是个笼统的问题,解决这个问题一定需要质与量的共同作用,解决小问题的数量不断叠加,持续积累数量,解决大问题就只是个时间的问题。

问题是,我们需要把如何达成目标的这个大问题,拆解成一个一个小问题,结构化、可视化展示出来,看清问题才能根本解决问题。

所以,我们不仅要将年度目标分解到月度,还要将月度目标分解到“周计划“和“日任务”,不仅要将目标转化为行动,还要将达成目标的时间分解细化。

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