大多数人想在列清单的同时，完成清单上的事项，这是任何人都做不到的。
明确意义是掌控的第二步，它的主要内容是清空工作篮，包括语音信箱、电子邮件、便条以及你捕捉和收集到的其它材料。我们的目标是要努力做到让工作篮时刻保持清零状态。
明确意义时，要回答的关键问题是：
1.可以采取行动吗？
2.若可以，我希望的结果是什么？我决心实现或完成它吗？
下一步该怎么做？为了向这个目标迈进，接下来我要做哪些事？
3.若不可以，要分辨哪些是垃圾，哪些供事后回顾，哪些留作参考。
对于没有意义的东西，最大的问题是想清楚它是不是垃圾。认识到和承认这类东西是要丢掉的垃圾，是很重要的一步，会使人更明智。
对于需要暂缓处理的事情，放入“将来/也许”清单中。在自觉追踪该清单上的事项时，若自己在不久的将来仍然无法真正采取行动，就要将这个事项转移到“存储箱”里，使得自己能专注于当下。
关于纸质文档和电子文档太多导致杂乱无章，只要你分清什么留作备用，什么是垃圾，什么要继续执行，什么可以暂缓处理，你就可以把自己真正在乎的物品收好，它们也不会扰乱您。
问题不在于东西多少，而在于你跟它们之间的关系始终保持一致。
