沟通是一门复杂的艺术,相信通过前面的学习,你已经掌握了这门艺术的关键知识和方法。
我们都期待对话最终能有个结果,并落实为具体的行动,让问题得到解决。
《关键对话》的作者Kerry Patterson就曾说过这样一句话:
一、在决策过程中该说些什么?
1.说说可能被对方忽略的信息
大体上,决策主要受两个因素影响:一是彼此看到的事实,二是双方的对话目的。对事实,我们已经强调过,每个人眼中的事实都不过是事实的一个侧面或一个碎片,所以都可能忽略一些重要的信息。
所以,在决策中,我们可以提出可能被ta忽略的信息。譬如,东东想到了之前有过类似的事,于是对老板说:“之前我们做的另一个平台也是临时有不小的需求变动,那次的时间比现在要紧急得多,但我们也很顺利地解决了。这次一定要加班吗?”假设老板只是一时着急才让他加班,那这么说可能就 ok 了。
2.说说自己可以怎样被说服
如果老板听了之后,还是坚持说这次的客户要求更严,还是要加班。那么,我们可以跟ta说说怎样才能说服自己。例如,东东可以这样说:“之前的那个项目是小李在跟的,我个人认为他完全能胜任初步修改项目方案的工作。周末可以让小李过来,然后下周一我再跟进,行吗?当然,如果你有非我不可的理由,我会考虑加班。”
这样做可以让对方明白你有在听他们的话,不过,要想让你同意他的方案的话是有条件的。如果他满足不了这个条件,自己是不会同意的。
3.问问对方怎样才能被说服
如果老板还是坚持要东东加班,而且也没有给出非他不可的原因。那么,可以问问怎样才能说服他。譬如,东东大概可以这样说:在我看来,这个周末真不用加班,我已经说了原因。您却一再坚持要我加班,我不知道还有其他你还没说的原因?如果没有,那么请告诉我,怎样才能让你同意我不加班呢?
让对方为“被你说服”而给出意见,看似有点奇怪。不过,很多时候,不一致的意见往往是因为双方存在互相矛盾的事实或想法。而这个问题能让对方讲出自己的疑虑或深层的考虑,这样,我们才有机会对症下药,促成自己中意的决策。
4.意识到对话有不同结果以及后续的选择
假设按对话结果是否如意的标准来划分,对话可分为成功和失败两种。
这里要提醒下:认清自己有可能失败这点是非常重要的——因为如果不能接受失败的结果,也许还会做很多无用功,让事情变得更糟。
成功固然好,坦然接受即可,因为那是你据理力争、有效沟通的结果。但对于失败,我们有两种选择:一是接受这个失败,做出妥协;二是依然坚持自己的选择,不过要做好心理准备,好承担坚持可能带来的后果。
可能,东东最终说服了老板,高高兴兴地和朋友一起去玩了。也可能,不管东东怎么说,老板仍然坚持让他周末加班。这时,就需要他做出选择了:加班或不加。
如果选择不加的话,他可以再次心平气和地跟老板解释自己为什么不加班,然后离开。在离开的时候,他心里应该已经接受了最坏的打算:被解雇(虽然结果也有可能是:虽然老板不悦,但反而更尊重他了。但我们还是要抱最大希望, 尽最大努力, 做最坏打算)。
简而言之,在决策过程中,我们可以说说可能被对方忽略的事实,以及自己怎样才能被说服,还有问问对方怎样才能被说服。
而对于对话失败这个结果,我们也要做出自己的选择,是退步还是坚持。毕竟,不是所有的事情都可以达成共识。
二、常见的决策方式
如果我们想要做到根据不同的决策方式做不同准备,那么,我们就要先了解四种决策方式的特点。
这四种主要的决策方式分别是:命令式、顾问式、投票式和共识式。在这四种方式里,决策者的参与程度依次提高,决策被落实的可能性也随之提高,但效率会依次降低,因为参与决策的人是逐步递增的。人多的好处是好办事,坏处是很麻烦。
(一) 命令式
这种决策很好理解,一方说,一方做。
一般有两种情况:一是没得选,二是主动放弃决策权,将其交予他人。
没得选很容易理解,例如管理部门制定一些政策或规定;又如父母对孩子的一些决策,“今晚煮了面,来吃吧”,“再不起床,打你屁股”,有的选吗?
而主动交出决策权,要么是认为事情很小,不会出什么问题,例如让同事决定在哪聚餐;要么是很信任代理的决策者,例如让熟悉的设计师自行决定设计的细节。
(二) 顾问式
顾问式的特点是在做出选择之前先听听他人的意见。
顾问式既能获取他人的观点和支持,又不会对决策产生太大的影响,因为自己心里已经有一定的想法了。明智的领导、父母或夫妻经常采用这种决策方式,先了解他人观点,再评估多个方案,最后做出决策后公布结果。
(三) 投票式
投票式决策看重决策的效率,只需要参与者对已有的方案做出选择或表态即可。
虽然这样做未必能得到最佳方案,但起码会很快敲定一个可行的方案。不过,这种方式的成立前提有两个:一是备选的方案都是可行的,二是所有的决策参与者都同意采用投票这种方式。
(四) 共识式
共识式指的是所有人都应达成共识。
这种方式的优劣是:最终的方案往往质量高且被所有人认可,但可能会浪费大量时间。共识式决策通常只在两种场合中使用,一是高风险的复杂问题(如创业团队讨论创业方向),二是每个决策者都需要支持最终的方案(如新婚夫妇商量去哪度蜜月)。
不过,很多时候,同一个决策可能同时具有几种方式的特点,或者在决策过程中会变换方式。
例如,丈夫向妻子征询旅游地点,便同时具有顾问式和共识式的特点;再例如,某互联网公司的老板本来就某运营活动下了命令式的决策,但后来觉得自己有点太草率了。于是,去找运营总监询问意见,就成了顾问式。他在询问后得到一些其他的可行方案,就把其他部门的负责人也拉上,来了一次投票,就成投票式的了。
在明白了这几种主要的决策方式后,我们在谈话前,应该先想想决策方式以及自己在决策中的身份,就可以更有针对性地做一些准备了。
假设你是命令式决策的主导者,那么你要注意自己的决策是否完善,可否立刻实施;如果你是听命令的人,那么就要注意倾听主导者,确保你完全理解了对方的意思。
假设你是顾问式决策中的主导者,就主要是带耳朵去对话,通过倾听技巧去了解他人的想法;如果你是被主导者咨询的那个人,那么主要是整理相关资料,在对方能接受的基础上提出意见。
假设你是投票式决策的一员,你就要承担起决策主导者的责任,积极地了解几种备选方案,好明智地投出自己的一票。
假设你是共识式决策中的一员,起码要事先定好自己可以接受的底线,再去参与决策。
三、如何布置任务?
当你做出决策后,还要让决策准确且顺利地被执行。而这就需要在决策后分配好任务,下面,让我们来看看布置任务的关键四要素:
(一) 行动人
即决策中的每个行为分别是由谁来负责。在布置任务时一定要将每个行为对应到某个人,并在多人协作的行为中指派一个管理者,避免失败时互相推脱责任。
例如,晚饭后,邻居找妈妈去跳舞,她离开前对着父子俩说:“记得把碗洗了。”回来后,碗还是在饭桌上。一问,两人都说以为是让对方去洗碗。
(二) 行动目标
即最终要达成的目标是什么?对目标的描述越清晰,完成的可能性越大,质量相对也会更高,如“下周三之前我们要把自驾路线、途中餐饮、景点、住宿全部定下来”就胜于“下周我们要做好旅游攻略” 。
在职场里也是如此,某个项目能不能顺利完成,和目标的清晰程度是息息相关的。
(三) 行动时间
有句话是:Deadline 是第一生产力。(注:Deadline意为“截止期限”)
如果可以的话,请将总目标分解为几个分目标,并为总分目标都定下截止时间。这样,不仅更容易完成,而且更加灵活,前几个分目标慢了的话,后面就要加速。
(四) 检查方法
人齐了,目标有了,时间也定了,也要有配套的检查方法,即检验目标是否完成的标准。
在分配任务时提出检查方案其实不难,如 “碗筷全部洗干净放进碗橱,灶台的油渍擦干净,水池的垃圾捡出来扔掉。”在职场中,通常是通过团队会议,来确认项目是否正按进度执行。
所以,通过对话制定决策后并不是结束,还要及时地为决策设计相应的任务并布置下去。在布置任务时,明确关键四要素:行动人、行动目标、行动时间和检查方法。