一、302期毕业典礼因你而精彩，你的故事我来听

14天的会务组工作，可能你多次被挖坑+被 N G +被困惑+被问题+被会议+被打断+甚至被遗忘，回忆一下，结合你印象深刻的三个细节，说说你的感受和做法

1. 重要的PPT工作，没有找到有点技术的负责人，小白勇于抗大旗，但时间和交流有点脱节，整体推动困难。

我也没有提前参考看其他班级完整的整套流程PPT，导致后期调整也是花费比较多精力去追进度。

两位统筹在完善PPT中，没有很好的交流，不知道对方所想和进度，没有共同目标，导致没有达到双方预期，不能很好的衔接。

2. 每个工作的小组，没有保证都有负责人，团队意识还是不够强，也没意识到多付出，更有更多收获，但这过程中，互相协调也是做得比较好，比如主持人、推文、宣传内部有配合，一起推动和完成任务。

只是如果有个人，更敢于承担主导的位置，会更好。只要总统筹针对的人员，也会更聚焦一些。也可以锻炼到更多人的个人能力和小团队统筹能力。

3. 人员的分工和调动，前期没有了解好。因为在这90天，大家链接的比较少，到筹备中期才意识到，初训和复训还不同群，所以没有按两个群安排人员倒计时，推进毕业气氛。

因为我不是组长，跟组长间也没有很好的链接，前期交流和推动还是有点困难，能量不太足，号召力还是有点欠缺。但好在最后大家还是特别给力，有惊喜转折，才让会议呈现超出预期。

二、收获在于复盘，刻意练习破局思维

1. 会务工作前，你期待结果？

按部就班，各司其职，呈现完美。

2. 会务工作后，实际的结果？

互相配合，超出预期，还算完美。

3. 会务工作中，三个亮点？

1.PPT没人时，现有人员及时补位。原主持人薷文，闵兮补位，财神卫琴主动领职，苗苗也积极参与。最后飞燕也及时支援PPT..欧总在PPT效果设计上花了不少心思和时间。

2．主持人间相互配合，积极补位。采排有时不能四人到齐，但还是有节奏地梳理流程，改主持稿，加上现场及时补位的反应力，让班会呈现更好。

3.推文官收集和完善微脉特别认真负责，晓江组长本来只是毕业典礼的观望者，后来变成哪里需要去哪里的积极能量者。大龙教练及时补位投屏，很快完成磨合。联络官，非常积极配合，暗示完成每次开会的联络工作。

4. 会务工作中，三个不足？

1.PPT正常我是会两套保存，一个是带视频的，一个是视频分开的，避免出现播放不出来时，可以备用。

但因为想着教练投屏都是有经验的，没有做这个准备，所以造成典礼中，视频播放特别卡，也只能卡到结束。

这个不足造成的原因，可能还有一个，就是投屏官还在线录屏，以后也要避免投屏官兼录屏的情况。

2.整个石墨很乱，没有分类别，不好查看，不能快速找到自己想要的文档。

项目表没有利用起来，没有体会到使用清单项目的好处（这可能石墨和清单系统能抓到一个重点工具也行，就不会出现，两个都想用，两个都没用好的情况。）

3.发了一堆别班会议的各种文件出来，大家不知道哪个是重点，基本没有点开，我也只是重看了一次统筹第一次会议的解说视频，以为这就是完整的解说，没有关注到更多的细节。

这就说明了查看文档的重要性，但不要给“多”影响，先针对性挑一个班的看，需要再看其他班的。

看完可以把视频推荐给相应的会务，让她们针对性看，先抓重点，清晰反馈自己要做的事。

5．会务工作后，下一步行动？

以后筹备我可以这样做：

1. 召集人后，要先了解下每个人的基本情况，对一些愿意付出，愿意更多学习和成长的人，可以灵活调动一些安排。

2. 听完会务职责，也就是第一次统筹会后，统筹要先看完一个优秀班级的筹备合辑。再把各职责要做的文件或视频，分发给对应人，要求看完后，表达一下，他对自己职责的理解，和对自己要做的事归纳，并说下完成这件事的时间节点。并把每个职务的事项确认反馈并做好记录。

3. 石墨针对性分类，让每个人都能快速找到自己想要的资料。重点的项目表，把时间节点梳理出来，让指定人员，定时查看和提醒。并做好超时完成的预案。

4. 收集资料需要提前做好沟通，就不用像这次一样，一下收集全组相片，又要求要个人相片（毕业证并没用上这个相片），然后又要三个标签，又要地址，又要确认有没什么书籍，其实这些都可以一次性进行的。汇总收集，提高效率，也不用反复接龙。

5. 主持人，PPT和宣传，要独立建群，跟进进度，最后主持人，PPT和投屏再汇合进群沟通彩排。

6. 还是要关注一些细节，比如最后给教练专属的参会邀请函，收集教练的发言稿，毕业典礼发言人提前试麦（当时说点名就是试麦，但没有告知大家，大家也不知道这就是在试麦）发言顺序直接交麦下一位，可能收集发言稿时就告知，发言人自己在后面备注，不用反复提醒。

7. 交流的准确性和结果很重要，不要凭感觉。以为他懂了，以为他知道，是最大的谎言。就算是说好提交的东西，没见到东西也是不算，一切以看到呈现结果说话。人与人之前，真诚为主，不懂，不会，没有做，一定要坦诚。做这个职责，就要对这个职责负责。

三、传递经验，分享成长

1.会务工作的难点是什么？你是如何突破的？

这次会务工作的难点是PPT基本都是小白（这个职位，如果不是有点技术的人担任，一定是要有责任感很强，愿意付出的人才能去做，不然会影响整个会务进度。）

几个PPT大臣完成自己的任务，临时加了飞燕帮忙，大龙教练协助，我跟另一个总统筹也一起努力，大家共同完成。

2.会务工作的重点是什么？你是如何突破的？

人员的统筹安排、交流、协做配合的能力。

这是我在这次会务筹办中最深的体会，学习到了很多。当时没办法有更多的突破，好在自己熟悉会议的各自环节，哪里都可以补位，主持稿也可以写一点，PPT也可以做一些，这只能说明，平时的学习，可能感受不到作用在哪里，但需要的时候，就可以展现出来了。

4. 是什么让你坚持完成14天毕业典礼的会务工作，不离不弃？

自己挖的坑，自己就会去填，其实到最后就会发现，过程的体验已经足够了，结果并不那么重要了。

其他收获

1.见识了金玉班班统筹“人”的优秀之处，恰到好处找了两位优秀的男主持人，交流和推动方式值得学习。

2.前期没有找金玉班班单独梳理我的理解，也没去看一套完整的PPT，第一次彩排，PPT只是框架，第二次我以为完成了，但不完整，交流有冲突，但好在情绪管理提升，正向处理问题。

3.对筹备成员要有信任感，周六典礼，周四彩排主持人状态还不在线，当时也是焦虑着急，但好在，她们努力用心做好这件事，大家另找时间彩排，梳理，最后完美呈现，现场应对突发情况，也是处理的很好。

4.视频收集，不知道最终由我汇总放入PPT，这个没有提前审核和调整，整的也拖延了进度，作为总统筹，还是需要思考更全面。

5.发言人的内容要求，也是要理解通知到位，尽量多点干货，少点没必要的自嗨。

6.太多视频时，要有专门的视频官播放视频，会比较流畅，视频尽快不要过度压缩，语速太快影响效果，尽量在内容上精简。

7.所有的通知都要复述一遍，确认落实到位，不要用感觉。

8.学习了微脉输入法，快速保存和推送会议内容。

9.提前了解会后要做的事情，快速闭环，不用后续又花大时间。

10.增加了很多人与人之间交流的机会，学习到了很多，也提高了反思力和解决问题的能力，建立了永远下一步和备份的思维。