职场中,经常会经历各种小问题,每个人在解决问题的过程中都可能遇到2种情况:
一是你遇见过类似的,但上次的解决方案无效了,二是,这个问题你完全没有见过,根本没有经验可循,一个处理问题的高手,其实应该有一套方法论去解决问题的,不论这个问题多难,多奇葩都能搞定。
先说下会解决问题的人和不会解决的问题的人,在实际工作和生活当中有什么区别呢,比如你的老板交给你一个新的任务, 让你负责一个新业务,这个业务之前表现不太好,销售额下降了20%,现在这个业务交给你了。老板可能还要求你提供一套解决方案,扭转整个业务的形势。
这个时候如果你没有自己处理问题的方法论来指导,你会怎么做?有可能就开始简单粗暴地在脑海中去想象,然后提一些零散的解决方案,比如说是不是品牌认知没打好,是不是要多花钱打下品牌广告,这里面有没有正确的答案呢,当让是可能的,但肯定不是一个会解决问题的高手会做的事情,要是有个高手他会怎么做呢? 划分4个步骤,第一步,明确和理解问题,第二步,拆分和定位问题,第三步:提出解决方案,第四步总结问题;
需要注意的是,在这四步里,提出解决方案要放得很靠后。第二步,也就是拆解和定位问题,这一步是整套方法里最重要的。
如果你想要解决问题,你就必须用80%的精力去拆解和定位这个问题,剩下20%的精力去寻找解决方案,
因为,当问题被拆分得足够细、足够清晰的时候,你就会发现解决方案原来是这么明显,每个人都可以办得到。必须记清楚。第一步,明确和理解问题;第二步,拆分和定位问题;第三步,提出解决方案;第四步,总结问题。
怎么有逻辑地获得一套解决问题的方法。能够理解这四个解决问题的步骤分别有什么意义和该如何具体实施。
其中拆分和定位问题是最关键的一环。但是,我们总归要从第一步开始做起。所以,我们现在就来讲第一个步骤,明确及理解问题。
明确问题也有三个步骤
当遇到具体问题时,一定要问自己“我遇到的问题本质到底是什么?”在工作中可能遇到过,一个任务自己辛苦了半天,老板却不满意。这种时候,我们可能就要想想,在忙着解决的问题到底是不是老板交给我的那个任务。很多时候老板或者说委托方在派任务的时候可能表达得并不足够清楚。
他可能只是随口跟你说,“某某某,这个问题你帮我解决一下”但所谓的这个问题到底是什么问题,你很可能不敢问,只能自己揣测,上司到底是什么意思?
这个时候,务必自己明确一下问题,然后去跟这个托你解决问题的人确认一遍。可以从三个方面来明确问题
第一步,你要找出对方关心的问题点。 还拿工作任务当例子,你可以说,“老板,我看了一下你这份工作材料,似乎我们现在的流失率超过了50%,这个数字确实很惊人,对我们业务的发展肯定也不好。我想明确一下,老板,你想让我解决的问题是不是这个?”
这个时候,老板很可能就会讲,“对啊,我就是要解决这个问题。你去看一下,问题到底出在哪里,给一个解决方案吧。”
第二步是明确解决问题的目标。 现在你知道上司介意的是50%的人员流失率。那他是希望把人员流失率降到49%还是10%,甚至是1%?不同的目标对应的解决方案肯定也不一样。
第三步就是要明确可以用来解决这个问题的资源。 我们现在假设你和老板达成一致了,你们的目标就是要把50%的流失率降到30%。那你肯定就会需要产品、市场等的配合,这些资源,你都需要向老板去申请。
经过我们这三个步骤,你就可以从一头雾水到达一种清晰的状态。现在,你对这个问题的认知是流失率太高了,你需要把流失率从50%降到30%, 老板允许你调用整个公司的各种资源。但凡明确到第一步,要解决这个问题其实就很简单了。
第三步就是拆解和定位问题
很多问题之所以难搞就是因为它特别的宏大而复杂。我们解决起来也不知道该从哪里入手。比如,我们都希望自己的生活过得更好,但是怎么样才能达到这个目标,怎么解决这个问题。每个人其实都不太知道这个问题的答案。
也许我们可以努力赚更多的钱,也许可以找到更好的生活方式。当然,你也可以调整自己的心态等等。这些都可能是答案却又都不是特别完全的解决方案。
如何拆解和定位问题呢,两个方法 一是定义到元问题,二是用公式法拆解:
1、 那什么是元问题?就是那些最本质、最细小的待解决的问题。 复杂问题是不可直接解决的。每天都在应对各种各样复杂问题的时候,其实都是在下意识地把这个复杂问题做拆解,然后再去一一地解决掉。但是“下意识”是靠不住的。我们都需要有意识地去训练拆解和解决问题的习惯和能力,并且要能够主动应用这种能力才可以。举一个更生活化一点的例子,
比如说找不到自己的人生伴侣了,这个时候该怎么办?这个问题看起来很清晰和简单了吧,但其实它还不是一个元问题,它还是一个可以拆解的复杂问题。因为,找不到女朋友,可能有各种各样的复杂原因,不管是外部的还是内部的。这个时候,我们就要来拆解这个问题了。找不到最适合另一半的原因可以分成两个层面,一个是自身层面,一个是外部层面。自身层面里面还可以分为硬件层面、软件层面,硬件层面包括学历、工资、外貌、身高等等。软件层面则包括兴趣爱好和性格等等。拆成这样,才是具体的元问题。
拆完了自身层面,我们再来拆外部层面。外部层面又可以分成你有哪些可以接触异性的渠道,外部是不是一个鼓励接触的环境等等。
当问题被拆成了这样一个个元问题的时候,你其实就会对如何找到另一半有一个特别好的认知了。你可以一项一项地对照着来问自己,比如说学历是不是问题,如果学历是一个局限条件的话,那你是不是要再去读个书。再比如说外貌是不是问题,具体是穿衣打扮还是你的发型有问题。 这样一来,很多问题就可以变得非常落地,变得可以解决了。而且,还会变得很有方法,有逻辑。你可以依着那个逻辑去想你该怎么样达到你的目标。
但如果你没有拆解到这一步,每天就只能对着“我该怎样找到最适合我的另一半”这个问题来想,大概就真的很难找到了。
因为,找不到女朋友,可能有各种各样的复杂原因,不管是外部的还是内部的。这个时候,我们就要来拆解这个问题了。找不到最适合另一半的原因可以分成两个层面,一个是自身层面,一个是外部层面。自身层面里面还可以分为硬件层面、软件层面,硬件层面包括学历、工资、外貌、身高等等。软件层面则包括兴趣爱好和性格等等。拆成这样,才是具体的元问题。
拆完了自身层面,我们再来拆外部层面。外部层面又可以分成你有哪些可以接触异性的渠道,外部是不是一个鼓励接触的环境等等。
当问题被拆成了这样一个个元问题的时候,你其实就会对如何找到另一半有一个特别好的认知了。你可以一项一项地对照着来问自己,比如说学历是不是问题,如果学历是一个局限条件的话,那你是不是要再去读个书。再比如说外貌是不是问题,具体是穿衣打扮还是你的发型有问题。 这样一来,很多问题就可以变得非常落地,变得可以解决了。而且,还会变得很有方法,有逻辑。你可以依着那个逻辑去想你该怎么样达到你的目标。
但如果你没有拆解到这一步,每天就只能对着“我该怎样找到最适合我的另一半”这个问题来想,大概就真的很难找到了。
2、 用公式思维拆解问题:每个复杂问题的背后都有这样可拆分的元问题。而在业务当中,拆分而来的小问题往往还有另一个词,就是KPI。也就是说,拆分问题其实就是老板们每天都在做的事情。如果你学会了拆解问题,也就学会了用你老板的思维来思考问题。这样也有助于我们反过来把很小的目标去融会贯通,用更高层的那个思维来要求自己。如果你没有掌握这个思维的话,很可能就会被KPI冲昏了头脑。
第三步,提出解决方案 也就是用假设驱动和MECE的方式来寻找解决方案。
比如说我们还是用找女朋友的这个例子来看,我们该怎么解决这个问题呢?之前分析了可能找不到女朋友的原因有外貌方面、性格方面,或者渠道方面等等。针对这三点,怎么来设计解决方案呢?比如外貌层面,我们可以用MECE的方式分成头发、脸、上半身、下半身和脚。
这么分的话,虽然听起来是有点奇怪,但是它就是一个MECE的分法,我们就可以尝试通过改变发型或者改变眼镜的搭配等等来改变一个人的外貌。通过这样的方式你就可以得到一个比较MECE的解决方案的结果了。
第四步: 汇报和总结
最后,终于一切的工作我们都做好了,也准备好了解决方案了。在职场之中,我们还需要做的最后一项任务,就是汇报和总结。
总结问题的重要性其实很多人都低估了。怎么突出表现自己的能力,怎么说服别人这是一个好的方案,或者说怎么争取更多的资源。其实这些问题很大程度都取决于你汇报得如何,也就是你解决问题的能力。
所以,有的时候问题和解决方案还都不是最重要的,正确与否甚至都不是最重要的。在实际生活当中,别人是否觉得是对的,要比你自己是否觉得是对的要更重要一点。 具体要怎么做呢?我们下面就来尝试解答一下这个问题:
首先,我们要从结论不断地分拆,直到那个不可辩驳的事实;
其次,每一个层级都要控制要点的数目,要突出重点。 因为很多时候,我们去跟别人聊天的时候,就喜欢说一大串的论点。但最后别人记住的可能只是其中的一个很小的点。某一个论点中的数据可能也有很多,但是你讲太多就会混淆了重点。 希望通过刻意练习大家能够熟练运用这些步骤让自己磨练成解决问题的高手