一、“预判式” 准备：让客户感受到 “你提前为他着想”
资料准备：精准匹配客户需求，不做 “通用版”
带 “定制化物料包”：若客户是亚马逊卖家，除产品样品 / 检测报告外，额外准备 “FBA 包装适配方案”（如外箱尺寸、贴标示例）；若客户关注成本，附 “批量议价表”（如 1000 件单价$9、5000件单价$8.2），避免客户问起时 “临时计算”；
备 “双语 / 多语资料”：若客户母语非英语（如日语、西班牙语客户），将核心资料（产品参数、合同关键条款）翻译成客户母语，重点处用荧光笔标注（如 “交期 15 天”“质量不合格可免费补货”），降低客户理解成本。
场景准备：提前规避 “可能的尴尬”
会议场地：若客户带翻译，预留 “翻译座位” 并准备 “多一份资料”；若客户有肢体不便，选择 “无台阶、空间宽敞” 的会议室，提前调试好投影仪（避免会议中卡顿）；
餐饮 / 交通：提前确认客户 “饮食禁忌”（如清真、素食），预定餐厅时备注 “按客户禁忌备餐”；若客户从机场过来，提前发 “详细接车信息”（含司机电话、车牌、举牌文字 “欢迎 XX 公司 XX 先生”），避免客户落地后 “找不到人”。
二、“精准化” 沟通：让客户觉得 “你懂业务、不敷衍”
回应需求：不模糊、不回避，给 “具体答案 + 依据”
客户问 “交期能否提前”：不说 “尽量试试”，而说 “目前生产线排到 15 天，若您能接受‘分 2 批发货（先 200 件 5 天内发，剩余 300 件 10 天内发）’，我们可协调优先排产，之前给 XX 客户也是这么安排的，完全没耽误他上架”；
客户质疑 “质量”：不说 “我们质量很好”，而说 “这款产品每批都做‘3 次质检’（原材料检、半成品检、成品全检），defect rate 低于 0.3%，这是上月给德国客户的质检报告（出示报告），他们的反馈是‘和之前合作的供应商比，退货率降了 80%’”。
记录细节：让客户感受到 “你重视他的每句话”
沟通时 “当场记笔记”：用笔记本或平板记录客户需求（如 “要 CE 认证、首单 500 件、包装需印 LOGO”），记完后 “复述确认”（“您刚才提的 3 点需求，我再核对下：1. CE 认证；2. 首单 500 件；3. 包装印 LOGO，对吗？”），避免 “漏记或记错”；
不随意打断客户：若客户讲话时你有疑问，等客户说完后再问（如 “您刚才说‘希望售后补货 7 天内到’，我想确认下：是‘7 天内发货’还是‘7 天内到货’？我们好对应调整物流方案”），体现尊重与专业。
三、“闭环式” 跟进：让客户知道 “进度可控、有保障”
即时反馈：不拖延 “待办事项”
接待中客户提 “需确认的问题”（如 “能否接受 L/C 付款”）：不说 “我回去问下财务”，而说 “我现在给财务打个电话确认（当场拨电话），刚财务回复‘可以接受 L/C，开证行需是 XX 银行’，您这边没问题的话，我们可在合同里注明”；
若无法当场答复（如 “定制模具的费用”）：明确 “反馈时间”（“这个需要和技术部核算，我今天下班前给您发微信 / 邮件，最晚不超过今晚 8 点”），到点后 “主动反馈”（即使没算完，也告知 “还在核算，预计明早 10 点前给您准确数字”），避免客户 “等消息”。
后续跟进：发 “有细节的纪要”，不发 “通用感谢”
接待后 24 小时内发邮件：主题写 “XX 公司 XX 先生接待纪要 + 下一步计划”，内容分 “沟通核心要点”（如 “确认需求：500 件 XX 产品，CE 认证，交期 15 天”）、“待办事项”（如 “我方：明天寄出样品，单号后天同步；贵方：下周三前反馈 LOGO 设计稿”）、“联系人”（如 “后续样品 / 物流问题可联系我（电话 XXX），合同问题可联系法务部 XX（电话 XXX）”），让客户 “清晰进度、知道找谁”。
四、“可靠化” 细节：让客户觉得 “你做事有条理、靠得住”
形象与物料：传递 “专业质感”
个人形象：穿 “商务休闲装”（如衬衫、西裤，避免太随意的 T 恤 / 拖鞋），胸前别 “姓名牌”（含公司、职位、姓名），方便客户记住你；
物料呈现：样品用 “定制包装盒” 装（印公司 LOGO），里面附 “样品卡片”（注明 “样品编号、生产日期、检测结果”）；资料用 “文件夹” 整理（按 “产品资料→案例→合同草案” 分类，贴标签），避免 “随手翻找、纸张散乱”。
应急处理：让客户看到 “你有预案、不慌乱”
若样品临时损坏：不说 “不好意思，样品坏了”，而说 “备用样品我放车上了（立即去取），10 分钟内拿过来，不会影响您查看”；
若会议中突然断电：提前备 “充电宝 + 手电筒”，说 “我们提前准备了应急设备，先用手电筒照明，同时让行政部联系物业，预计 5 分钟内恢复供电，期间我们可以先聊下您最关注的价格问题”。
