由于外企的分支机构通常分布在世界各地、甚至不同的时区，因此，邮件是最主要的日常交流工具。我在日企就职期间，即使身处同一间办公室的同事，也主要使用邮件进行工作交流。
邮件交流，是一种非实时的信息传递方式，对方在回复邮件之前可以有充分的思考时间；并且邮件内容可保存、可追溯，这是面对面的口头交流或电话交流所不具备的特点，因此邮件交流在外企是比较盛行的沟通方式。
但是，邮件交流完全使用文字呈现观点，不容易表达语气、表情，这是其不足之处。因此，如何使用邮件有效地交流，对职场人来说也是一个很重要的技能。
如果写邮件时能做到以下几点，那么这样的邮件应该是受欢迎的邮件，至少不是令人讨厌的邮件。
● 让对方能够快速看到你所传递的信息；
● 让对方看到你所做的工作努力（过程）；
● 给出你的提案以及提案的理由，让对方做选择题，节约对方时间；
我们有一个业务叫做 “邮件支持"，支持日本的本土客户。在回答日本客户的技术问题时，如果遇到本部门无法确定准确答案的情况，则需要和设计部门通过邮件联系、协同确定回答方案。邮件联系的基本流程，如下图所示。
以一个工作实践中的具体实例，来说明以上几点的重要性。以下是我们团队同事写给设计部门联系窗口人的一个邮件，其中的日文是来自日本客户的问题原稿，各位看官可以无视，仅看上面和设计部门的中文邮件内容。
改善后的邮件，和最初的邮件有什么不同呢？
首先，把用户所提问题/所需确认的内容，做了简单的陈述（红字所示：IO端子上可以连接的最大电容），方便对方（设计部门）快速了解问题。
其次，说明了我们针对用户提问所做的工作（查阅了技术手册，找到了相关的信息）。
最后，给出了我们的回答方案，请对方确认。试想，对方接收邮件后，会有什么反应呢？
对方能够很容易看到用户的问题（即使不看用户的日文邮件）；也清楚我们已经做了必要的工作（查阅手册），而不是直接把问题甩给他们；并且我们已经给出了回答方案，对方直接做YES/NO的确认即可。如果我们的回答方案不足，则会进一步补充回答方案的内容。
这样修改后的邮件，是不是能够更快得到对方的反馈、效果更好呢？答案是肯定的。
感想：
无论是邮件交流，还是其他方式的交流，如果我们能站在对方的角度考虑，使用对方容易理解的表达方式，例如 “文字+必要的插图”，那么交流能更容易取得共识，也不会造成理解的偏差甚至歧义。对于交流双方都使用英文、但双方的母语都不是英语的交流场合，很容易产生歧义。也就是写发邮件的一方以为写的很清楚了，收邮件的一方也表示完全理解了，但是最后发现二者的理解却是不一致的。我在工作中和日本人的交流就出现过这种情况，以至于后来在工作实践中和日本人写邮件时，尽可能写日文邮件，即使写的日文邮件有语法方面的瑕疵，日本人也能准确地理解我要表达的意思，因为他的母语是日语。
