时间管理7堂课(第六章)

6.1算清楚你的"分薪",你才会重视碎片时

计算一下自己的时间到底值多少? 月薪(元),工作时长(天),每日工作时长(h),时薪(元),分薪(元)

有了"分薪"意识,再思考能否为这些碎片时间找到价值? 或者能否继续提升自己的"分薪"?

会利用碎片时间的人,不仅仅是在利用碎片时间,而是在全面争夺注意力的时代,有意识地管理自己的注意力"带宽"。带宽,指个人注意力是否在工作、家庭、学习、兴趣、健康、理财或人脉等方面做了合理分配。

现在很多人工作后,注意力只在本职工作上,很少有人会持续关注行业发展趋势或安排时间去进修学习。一旦行业趋势发生重大改变就措手不及,其实平时可以分配一些碎片时间用于关注个人所在行业的职业发展信息。这也是为什么有的人用好了碎片时间,职业发展就能比别人快很多的原因。

花一点时间梳理生活中一些需要预留碎片时间响应的事情(比如每天在家至少安排10分钟陪伴孩子。在父亲节、母亲节、父母生日、中秋节、元宵节,春节、周末给父母发个语音留言,打个视频电话。和爱人一起过结婚纪念日、领结婚证纪念日、生日、七夕情人节。在春节、元旦、生日,感恩节、毕业纪念日感谢朋友等),并且把他们固化到自己的时间阵地中,甚至设置自动提醒。填完之后,就再也不用担心亲人或朋友责怪自己忘记重要日子了。人生再忙,也不会遗憾自己陪伴父母和家人的时间太少了。很多事情之所以遗憾,并不是因为我们没有去做,而是我们本来可以做,却没有做。

6.2为你的碎片时间寻找多元用途

碎片时间是那些我们安排好的日程表中很难整体利用,但又不得不花费的时间。其实这些碎片时间每天都有很多。整体统计下来,总量还是很可观的。如果有可能,要尽量减少碎片时间,尤其是注意避免自己主动把大块时间切碎。

1.减少被信息干扰的次数

如何最大限度的避免时间由于各种原因被浪费呢?

(1)同类事物最好能在一个时间段内集中处理,减少由任务切换所带来的时间浪费。(2)为自己列一张清单,看看自己在什么情况下容易被打扰(比如微信突然弹出消息,有声音或者震动提醒;新闻类软件客户端有提示有新消息;网页弹出广告促销消息邮件提醒…),然后关闭这些消息提醒

2.列行动清单,只做行动清单上列举的事情

在开始任务之前,在一张纸上写下"我下面要做的事情",列出任务清单,越详细越好,只要不是任务清单上的事情先不做。

3.尽量避免被他人切碎时间

如果项目中有需要沟通的问题,那就集中开会,把问题一次性说清楚。我们可以和熟悉的人约定固定沟通时间。对于外部的突发事件,如果不是必须响应的,可以马上约一个时间沟通,让自己的大块工作时间能尽量连贯起来。

但不管怎样努力,每天还是会产生大量的碎片时间,因为碎片时间总是存在的。大多数人利用不好碎片时间的,关键在于他们很少想过可以利用碎片时间做什么。如果没有主动规划碎片时间,这段时间大概率的结果就是被浪费。

那么,如何主动规划碎片时间呢?

问一下自己能利用的最小时间单位是多长时间(一分钟或者三分钟,或者其他),并写下这段时间自己能做的事情。如果意识到碎片时间有很多用途,那么当碎片时间突然来临时,自己的大脑才会联想到可以选择不同的利用方式。这样既避免了碎片时间的流失,也管理好了自己的注意力,开发了碎片时间的价值。学会给每一种碎片时间单位寻求多元用途,其实就是在为自己的碎片时间建立结构化管理框架。

6.3用场景化思维用活你的碎片时间

如果遇到了一个一分钟碎片时间,再临时去想这一分钟可以去做什么,显然效率很低然而在不同的场景下,时间有更高效的利用模式。

碎片时间是相对于大块时间而言的,因时间、空间和状态切换而产生的零散、无规律的小块时间。

碎片时间不仅仅是时间短,更是分散在不同的空间和状态之间的,也就是有产生的场景。不同场景下的碎片时间有各自最匹配用途。所以不仅仅需要把自己的碎片时间用途整理出来,还要结合日常生活和工作场景,想一想在某个场景下哪种用途更好。也就是给不同场景下的碎片时间分配用途。(比如上班等车的10分钟用于看每日新闻,中午吃饭的15分钟用于联络同事感情,下午等车的,10分钟用于听喜欢的音乐放松)。只有把自己的碎片时间用途和生活中的情景关联起来,才能逐步固化自己的场景思维。在任何场合意识到了自己有几分钟的碎片时间,马上就可以安排用这些时间完成一些小工作,而不是临时去想能干什么。碎片时间的用途越多,自己的时间支配自由度就越高,就能自由组合碎片时间完成不同的工作。确定某一时刻具体行为的4标准法,即情境,时间、精力和重要性。前三个标准是采取行动的制约因素,第4个标准评估行动的价值大小。

而且有了这样一个场景任务清单,我们需要做的事就是时常记得利用它创造能够用好碎片时间的场景环境(比如认为上厕所的最佳碎片时间用途是看杂志,那么最好的习惯,培养方法是在卫生间里放一个杂志架,里面是最新的随手可取的杂志。)

培养碎片时间微习惯,最好是一次培养一个高频场景下的习惯,每次指定一个目标,而且是相对容易实现的目标,这个习惯养成了,再固化一个新的微习惯。

碎片时间要做的事越能随手完成,越少依赖工具就越容易完成。

整理好场景化的碎片,实践应用清单有很多好处:一见效快,二体验好,三有成就感。

6.4用项目经理的WBS工具,串联你的碎片时间

有没有办法利用碎片时间完成系统的工作? 或者在碎片时间的工作模式下,能否保持连续和整体化的思考,同时又保持对时代变化的快速反应能力?

与其养成在大块时间才能集中注意力工作的习惯,还不如提前训练职场人真正需要的碎片时间利用能力。当然并不是说有些工作不需要大块的时间,而是利用好碎片时间才可以大大节约大款时间或者提高大块时间的利用率。

大多数人会有一种误解,认为重要的工作一定需要大块的时间来完成。有些工作的确需要大块的时间,但如果不提前做足铺垫,哪怕在这些大块的时间里也不会有效率。思考自己认为需要大块时间完成的工作,能否最终分解成利用碎片时间完成的工作。比如我们需要写一篇文章的时候,可以在日程表里预留一个写作时间,在此之前利用一切可以利用的碎片时间构思。

WBS计划分解工具能很好的让我们把大任务分解成小任务,把复杂任务分解为简单任务,实现多人协同推进。把任务分解,每个人完成一点碎片工作,就可以拼出完整的大地图。Wbs分解工具的原理可以粗浅理解为,从目标开始倒推,将完成目标需要做的事情细化,变成一级一级独立的任务,把最底层的任务分解到个人能在某个时间单元里完成就好。拆解任务有很多维度,比如按照工作流程、参与对象时间进度,节点任务复杂度一层一层拆分。

一个大的时间单元也可以是不同的时间单元的组合体,比如一个60分钟的工作实验单元,也可以组合放进去一个30分钟的大工作大块工作,两个10分钟的小块工作,一个5分钟的碎片工作,两个1分钟的碎片工作,再给自己留三分钟的缓冲。

任务拆解完成后,我们要衡量下每个任务大概需要多长时间,需要谁去完成,把需要自己完成的任务加入代办事项列表中,这样我们才能心中有数,更好统筹安排我们的日程表。

有了WPS任务分解工具,慢慢的我们就能够学会把每天的碎片时间串联起来,完成一件重要的工作,这就是时间碎片化时代的新型工作方式,串联我们的碎片时间,为完成复杂工作做好准备。

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