“三机”办公里的时间管理秘诀

自从买了新手机(两个手机同用)后,直觉各种效率高了很多。比如,孩子跳舞时,一个手机播放舞蹈视频,另一个手机录播,不再需要打开平板重新登录微信和寻找视频,方便多了;比如,晚上睡觉时,孩子们都知道旧手机可以用来听故事,而妈妈要在新手机上做事。

今日上班,三机(旧手机、新手机、电脑)同时使用,更让我觉得效率提高了很多。具体是这样:

电脑上登录微信和OA,一边打开文档和资料工作,一边关注同事们的消息并与他们沟通。旧手机用来给家人下单订购袜子(我一般都是跟厂家直接沟通,一买就是全家人穿的,上百双),这个也比较迫切了。新手机用来跟孩子们的老师、班级群、家长群以及托管机构等沟通孩子们新学期入学相关事宜。同时,还问候到了几个朋友(因为太忙,总是忘记问候)。

一个上午过去,体验感非常好。工作超额完成;袜子订购有条不紊(此前购物的相关事项能耗去我大块的时间,并且总是悬而未决),顺利完成;孩子们新学期开学相关事宜沟通也都慢慢有了结果和处理方法。

我后来想了想,这里面其实有很多时间管理的窍门。

首先是我以电脑办公为主线,按照自己的节奏,短暂休息和喝水时,就低下头来处理两个手机的事务性事情,可谓是见缝插针,利用的是办公时的碎片时间。

二是两个手机同时进行时,不会出现账号登录的麻烦,也不会因为信息太多而各种爬楼和翻来翻去,同时,也不会出现正在沟通的事情突然被其他事打断,过会儿忙其他的去了就忘了这事儿。反正我丢在那里,拿起哪个机子,就是哪件事情的沟通现状。

三是很多沟通原本就是缓慢的,即使打电话也没法马上确定,比如老师们正在忙,有些事要晚点才回复你;批发店老板得去找图发给你……而在这个空隙时间里,如果你一直在被动地等待,那就回浪费大把大把的时间。所以这样的琐碎性的事务性事情,完全可以填充到碎片时间里去完成。

这里面运用到的时间管理方法大概有四象限法、折叠时间法、石头填塞法等。所谓四象限法,是传统的时间管理方法,按照事情的轻重缓急划分四象限去做。那么很显然,我的重要且紧急的事件是办公,处理工作上的事情和写工作上的稿子。所以这是这块时间里我的主线。那么买袜子之类(尤其是孩子的花边白袜用来配黑皮鞋做礼仪)则是紧急的、但相较于工作来说没那么重要的事情。跟孩子老师之类的沟通虽然说是紧急且重要的事情(关系到当天下午的接送),但是也只能排在工作后面,我只需要记住时间节点是中午前就可以。

折叠法呢,则让我想起华罗庚的统筹方法,其实质也就是同一时间里做不同的几件事,当然是折叠得越多越好。在这里,我同一时间里做了很多件事,很明显是折叠了时间,省了时间。其实折叠法的高级运用是像王潇说的那样,把时间分为五种:生存时间、赚钱时间、好看时间、好玩时间、心流时间,然后再进行折叠。比如有些人就能一边玩的同时一边把钱给赚了。比如,我有时候一边散步一边会跟好友们隔空谈人生、一边乘坐地铁一边听课、一边讲课时一边泡脚等等,这都是最基本的运用。

石头填塞法(我取的名字,来源于《吉田医生哈佛求学记》里所说的大石头理论))则很形象,即把时间比喻成空桶,而要做的事情是大石头、小石头、沙子、水等,怎么装才能保证装得多,毋庸置疑,先放入大石头,再往角落里倒入小石头,最后放沙子,再后面渗入一些水。大石头、小石头、沙子、水无疑也就是事情的重要性和紧急性排序。在这里,很显然,工作是大石头,小石头则是购物、沟通等,问候朋友、处理一些不重要不紧急的消息则是沙子,而商量中午吃饭、回应前来办公的同事们的客套等,则是水……

不过,虽然我现在能够分析出一些原理来,但实际的操作过程中并未想那么多——大概这就是一切学习的本质:不是为了学而学,而是要内化于心,外化于行,大道无痕。

当然,时间管理是一门高深的艺术,并非一朝一夕就能修好,而是要在岁月里慢慢修炼和精进,其最终目的当然是让自己活得更从容,更快更好地实现人生目标。

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