为变化做好准备

有目标无计划就像旅行没有地图。计划是行的第一步。而行动才能让你完成任务,完成任务才能让你达到你设立的目标。

计划包括尽早确定启动时间,这样可以减少拖延、提高效率。计划就是蓝图,引导你穿越现有状态和期望状态之间的鸿沟。

然而,计划的想法就像你渴求一碗燕麦粥。但是现实情况往往是早早制订一份承诺计划书而迟迟不肯行动,然后在最后时刻气喘吁吁地赶工,这样就吸引人吗?没有人期待感受最后时刻的压力与狂躁。

计划至少应回答以下四个问题:我现在的进度如何?我前进的目标是什么?为了达成目标,我应该怎么做?有哪些可选择的方法?从汽车购买到复杂的计划评审技术,这些问题都适用。

这个管理方法由美国军方为研制导弹核潜艇“北极星计划”而创造的。你也许不想用计划评审技术来制订健身计划,赢得销售竞赛奖,或完成家庭维修。

但你可以用几个关键步骤来达到目标,下面就是计划评审技术的要点。

(1)确定具体任务和里程碑(标出每一阶段的起始日期和完成日期);

(2)确定活动完成的先后次序,包括哪些任务可以同时进行,哪些依赖于其他任务的完成;

(3)估计每项活动所需时间(预期时间、截止期限前完工的最乐观的结果及最悲观结果);

(4)确定总共需要的时间(把每一部分所需时间相加得出总时间);

(5)在项目进展时,及时更新计划评审技术(根据实际时间修改进程来取代预计时间,并根据现有资源对其进行再分配)。计划评审技术对解决时间和步骤问题十分有用。

应用这个模型可以使你保持一个高效的势头,避免最后时刻的慌乱。它又能将复杂的长期项目简单化,并且通过对时间表的控制,使你很好地控制整个项目进程。

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