【干货分享：如何设计招聘工具表单并降低招聘风险？

      做过招聘的HR都知道，招聘流程中会有一些工具表格设计：如人才库、人才地图、背调表格等。在这些工具表单中，需要注意的点有哪些，其中又存在哪些法律风险点，HR应如何让招聘流程更完善，风险更低？

      如何设计招聘工具表单并降低招聘风险？】

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    【摘要：本文主要分享了招聘系列表格设计思路以及应该注意的风险点，以及如何规避相关风险。】

        为了便于各位看官高效看文，本文的分享思路就是对招聘表格分类分析，并且针对每种招聘表格应该注意的风险点及如何规避进行了针对性的说明。

        招聘工作中按照流程及时间先后顺序用到的招聘表格及相关风险点分析如下：

       1、《编制审批表》：

       此类表格填表主体为各申请编制的业务部门，目的为通过编制的上报审批及反馈来确定某业务部门的新增编制人数，以便人力资源部按照审批后的编制结果进行招聘。

       业务部门必填项：岗位名称、填报原因（替代or新增，如新增请具体阐述原因）、岗位职责、人数。

        审批流程：按照所在公司人力事宜内部正常审批流程设置，最终审批者应为总经理或董事长——根据公司对人力事宜审批权限的规定来设置。

        风险点：内部风险——如无编制内部审批，业务部门申报人力需求无审批，业务部门可以随意给人力派招人的活，并且还埋下了日后给人力随意甩锅的伏笔——招多招少招的不满意都可以作为业务部门自身也就不好的借口。

         此表格填写前置条件：需有《招聘制度》作为配套制度来规范。

         2、《招聘计划表》：

       此表格由人力资源部负责招聘的同事填写，系人力资源部招聘管理工具之一，此表格对每月的招聘职位、招聘职位的重要程度进行分类，促使人力资源部在招聘事宜上分得清轻重缓急且可以辅助调配部门内部的资源。

        人力资源部必填项：职位名称、招聘起始日期、计划到岗日期、岗位重要程度（可以按照重要程度来分级别）。

        审批流程：由人力资源部负责招聘同事填写、人力资源经理/总监审批。

        风险点：内部风险。可以帮助人力资源部对招聘情况有一个直观感受，助推合理调配资源，保证相关岗位按照规定时间招聘到位，以免人力资源部背“招聘不利”的锅。

        3、《招聘进度表》：

        此表格由人力资源部负责招聘的同事填写，对各招聘岗位的招聘情况予以实时记录，对真实的招聘节奏予以客观反映，为人才库的建立做准备。

        必填项：姓名、联系方式（手机）、岗位名称、地点、面试时间、备注（备注中注明招聘进展：如预约情况如何、一面结果如何、二面结果如何、三面结果如何。）

        审批流程：无。系属人力资源部负责招聘同事自用表格。

        风险点：说不的理由要注明。

        在备注栏对于预约阶段候选人说不、面试业务部门说不的理由备注清楚，以便负责招聘的同事在今后招聘工作中在邀约话术、候选人筛选精准度方面精进技能、提升招聘效率。

         4、《人才库信息表》：

         此表格由《招聘进度表》衍生而来，由人力招聘负责人填写，进入《人才库信息表》的为《招聘进度表》上通过复试进入终面但未能通过终面、或通过终面但未能谈妥offer的候选人。

         必填项：姓名、联系方式（手机）、岗位名称、地点、面试时间、邮箱、备注（备注中注明招聘进展：如预约情况如何、一面结果如何、二面结果如何、三面结果如何，每一轮面试官、评语简述。）

         审批流程：无。系属人力资源部负责招聘同事提升招聘效率自用表格。

         风险点：候选人如果在海外，需要填写两种联系方式——国内手机号码&海外电话号码，为避免长时间失联，个人邮箱是必选项。

        5、《应聘登记表》：

        此表格由候选人填写，此表格系面试、offer谈判、背调等的基础表格之一。

         必填项：填表日期、岗位名称、姓名、性别、出生年月、民族、身份证号码、籍贯、政治面貌、学历、户口所在地、手机号码、现在居住地、期望薪资、目前薪资、主要工作经历（起止时间、工作单位、职位、主要工作职责、证明人、证明人联系方式）、本人主要教育培训经历（起止时间、学校/培训机构、专业/课程、学历/学位）、声明栏及签名日期。

        审批流程：以上各项均系必填项——由公司招聘负责人来督促候选人全部填写完毕。

        风险点：

       1）期望薪资、目前薪资：必填项的理由——了解候选人对新工作的薪水要求及提薪幅度，对初试时HR招聘负责人对候选人的预期管理、未来或有的offer做准备。

       2）声明栏及签字、日期：必填项。声明内容：1）本人承诺保证所填写资料真实。2）保证遵守公司招聘有关规程及国家有关法律。3）以上内容为必填项。声明内容候选人阅读知悉后，由候选人现场签字并填好日期。为未来背调做准备。

        3）原有婚否项取消：表格原来有“婚否”项，避免踩“招聘歧视”的坑，此项删除。

      6、《面试评估表》：

      本表格由面试官填写，目的为了更加客观的评估候选人在面试中的表现，也作为候选人进入下轮面试、录用特定候选人为公司员工的必备表格之一。

        必填项：候选人姓名、性别、应聘岗位名称、面试时间、应聘岗位所属部门、面试考评项目（设计原则：业务考评部分由业务部门填写，且权重占比较重，其他非业务部分可以由人力资源部来设计）、打分栏、评语栏。

        审批流程：无，但此表格作为公司新员工入职审批的必备附件。

        风险点：内部风险。此表格是避免业务部门以“招人不合适”为由甩锅到人力头上的利器——业务部门在面试时对候选人的考评结果要达到一定标准（通过业务部门考核），方可进入后续面试——业务部门以后胆敢把人力资源招人招得不合适为借口甩锅到人力的话，人力只需要把此表格复印若干份甩业务部门领导脸上，让大家评评到底是谁有问题。

        7、《背调信息采集表》：

         本表格由公司招聘负责人发给已经谈完offer，拟发放offer的候选人。

        必填项：授权栏及签名、姓名、联系方式、历任公司的名称、入离职时间、离职前职位、离职前薪水、离职原因、证明人、证明人联系方式。

        风险点：外部风险。

        授权栏必填：背调必须要通知候选人且要得到候选人授权之后方可进行，因此，授权栏是必填栏目——候选人要在授权栏上签字表示知悉及认可新雇主开展的背调工作。

        8、《背景调查表》：

        本表格由负责背调工作的招聘负责人或者外包的背调机构填写。

        必填项：候选人姓名、填表日期、联系方式、背调负责人、拟录用职位、历任公司名称、入离职时间、离职前职位、离职前薪水、离职原因、工作职责、团队表现、是否愿意重新录用等。

        风险点：有些问题问不到，可以多侧面了解，但不要强求——背调心态要好。

        审批流程：背调结果不需要经过内部审批，但是可以作为入职审批的必备附件。

        公司发给候选人的offer一般不是表格形式展现，所以在本文不涉及（offer发放需要经过内部审批，方可发给候选人，offer审批也是定薪过程。）。

        9、《入职审批表》：

       此表格基本信息由人力资源部填写，其他审批栏目按照公司入职审批流程来设置，最终要审批到公司总经理或董事长，审批通过之后方可办理入职手续。

        必填项：候选人姓名、拟录用职位、工作职责、拟入职日期、人力资源部意见、业务部门意见、各级领导审批栏。

         风险点：内部风险。《面试评估表》、《背景调查表》、《候选人简历》为附件，必须经过入职审批方可入职。

        10、《新员工入职登记表》：

         此表格作为新员工填写表格，验证项目由招聘负责人填写，作为入职手续的重要组成部分。

         必填项：填表日期、岗位名称、姓名、性别、出生年月、民族、身份证号码、籍贯、政治面貌、学历、户口所在地、手机号码、现在居住地、期望薪资、目前薪资、主要工作经历（起止时间、工作单位、职位、主要工作职责、证明人、证明人联系方式）、本人主要教育培训经历（起止时间、学校/培训机构、专业/课程、学历/学位）、声明栏及签名日期、验证栏。

          风险点：

          1、声明栏：要求新员工对自己填写内容及提交验证的各项证书资料的真实性予以声明及签名，如果提供虚假资料应聘，可以根据《劳动合同法》相关规定与候选人解除劳动关系且不给经济补偿。

          2、验证栏：人力资源部对新员工入职当天提交的证件情况予以如实记录。如是否有《离职证明》、学历学位证书是否是原件（学信网验证可以改天）等等。

     《新员工入职登记表》、《应聘登记表》、《背调表格》、《入职审批表》可以作为员工档案的组成部分纳入。

       Tips：招聘表格的设计必须符合所在公司的招聘流程，为提升招聘效率、降低招聘活动中的风险而存在，文中所涉及表格仅供题主参考，风险点的提示也是点到即止，希望能够对题主有所帮助。