在数字化办公时代，文件管理是核心需求之一，如何选择一款好的文档管理系统软件让许多小白感到疑惑，作者从以下几个方面做一个较为全面的分析。

一、 网盘和企业文档系统的区别

首先，安全性差异是二者最为主要的区别，普通网盘数据保存在服务商那里，这对有保密要求或者对数据安全要求性比较高的用户来说是不可接受的。专业的文档系统都是可以私有化部署的。

其次，网盘系统通常采用简单的"分享链接+密码"模式，权限控制粗糙。而专业文档系统提供细粒度的权限管理，可以精确控制每个用户对每个文件/文件夹的查看、编辑、下载、分享等操作权限，支持基于部门、角色、项目的多维权限体系，二者有本质区别。

协作功能网盘大多只支持基础的文件共享。而文档系统提供版本控制、在线协同编辑、工作流审批等高级功能。

企业集成能力也是重要分水岭。专业文档系统支持与企业微信、LDAP等现有系统对接，实现组织架构同步和单点登录，而网盘通常无法与企业IT生态深度融合。

如果您是小范围使用文档，并且对文档的安全性要求低，可以选择网盘，简单便宜；如果数据量大，安全要求高，业务复杂，应该选择专业的文档管理系统。

二、选择专业文档管理系统的几项重要技术指标

1. 方便私有化部署

优质文档系统应提供灵活部署选项，既能部署在自有服务器，也支持私有云环境，确保核心数据完全自主可控。

部署应该是快捷方便的，越优秀的产品越简单。如果能一键安装，说明此产品的技术积累功底深厚。

2. 完整严格的文件权限体系

实现基于RBAC（角色权限控制）的组及用户访问控制，支持细粒度的文件夹/文件权限，可以对文件实现查看、修改、在线预览、下载、发布等权限的精准授权，并且有完整的文件操作日志。

3. 完善的文档操作功能

这个是企业文档管理系统的基本需要，比如文件版本控制，多人在线协同编辑，文件内容全文检索，文件在线预览，发布等。

支持PDF，Office文件，文本类文件，图片，常用视频文件，基本的工程图等文件格式的预览。

4. 支持文档流程和审核

企业尤其是生产类企业，对文档的精确性要求非常高，不但要保障文档的版本，而且要完成多人多环节的审核，保障数据的正确性。所以文件的流程和审核是不可缺少的功能。

软件应该可以方便的设置流程和审核，并且操作简单，使用方便。流程或者审核结束后系统能自动对文档进行归类处理，能发送消息通知或者邮件或者企业微信通知。

5. 历史数据的直接加载使用，有批量数据传输工具

企业通常有大量的历史数据（数T的数据是常态，并且已经有完整的归类），如果能直接使用这些海量历史数据，而非导入系统，这不仅能为企业节省数据存储费用，而且大大缩减部署时间，降低人员操作成本。

在后续的文档日常处理中，批量上传/下载工具是个加分项。当企业经常需要导入导出导出数10G项目文档时，一款可靠易用的批量传输工具就是必不可少的。

6. 支持网络存储，支持存储扩展，支持网络备份

企业文档日常处理中，文档数量增加都比较快，存储空间经常扩展，并且存储往往是网络存储。文档系统必须能方便的增加存储空间（包括网络存储）。文档备份为了安全，一般需要备份到其他网络存储中，所以支持网络备份也是文档系统的必备功能。

7. 方便的数据迁移功能

机器或者存储介质是有寿命的。如果设备损坏，方便的数据迁移是文档系统的虽不常用但却非常重要的功能。如果做个系统迁移涉及到复杂的数据库迁移，复杂的数据迁移，那几年后厂家的服务期早到期了，甚至有的厂家消失了，这个时候要数据迁移？呵呵。。。

8. 有方便的二次开发接口

文档系统往往和OA、ERP等其他生成系统有密切的数据交换，如何方便实现文件数据共享是经常性的业务要求。这就要求我们在购买文档系统前就要了解该系统是否有完善的API接口，否则后续开发意味着高成本。

9. 能做到跨平台（Windows/Linux兼容）使用

对于国企、机关、事业单位来说，近年来已经越来越倾向使用国产信创系统来替代Windows操作系统，这是无法忽视、不可避免的未来趋势。所以一个文档管理系统能否在欧拉、统信、麒麟等国产操作系统上使用也是需要考虑的。并且实现windows和Linux数据相互迁移。如果这样的文档管理系统还能很容易的安装上，就更是加分项，毕竟Linux使用要复杂不少。

10. 能实现组织结构的扩展（比如支持企业微信，LDAP）

文档系统已有的集成能力意味着产品的完善度，如果这个产品能集成常用系统（比如LDAP，企业微信，钉钉，飞书等），说明此产品比较成熟。

选择合适的文档管理系统，能大幅提升企业协作效率，保障数据安全。你的企业目前使用什么方案？是否遇到权限混乱、协作低效的问题？欢迎交流讨论！