企业在长期运营过程中会积累大量历史数据，比如OA系统的文件，网盘中有价值的文件数据，网络共享文件等等。这些历史数据的使用面临诸多挑战，直接影响企业的知识传承和运营效率。文档管理系统作为现代企业知识管理的核心系统工具，如何有效的使用这些数据是一个系统是否好用的必备功能。
一、 存储碎片化和数据量问题及解决
随着时间推移，企业历史文档来源越来越多，有OA中的流程文件、阿里OSS文件、网盘文件、共享文件，来源呈现离散化、碎片化的趋势。同时，文件数量增加增大，出现多地方存储的现象。因此，如何一个入口使用和管理这些数据，是企业亟待解决的问题。
多可文档平台提供的历史数据加载和导入功能能较好地解决以上问题。在多可文档系统的管理功能里有一项专门处理各种数据源使用的功能，它可以直接加载硬盘文件夹，加载NAS网络共享数据，加载阿里OSS数据。比如：只需要输入NAS网络共享文件夹的地址用户名和密码即可使用这些数据，不用再重新从各个系统导入到一个统一的管理系统，这样即快速又节省大量存储空间。
示意图：
多可平台操作使用界面如下：
前端通过浏览器可以对文件进行预览、下载等操作，界面如下：
这样，多可可以整合多个离散的数据源为一个整体且不不用另外提供存储空间，这样为企业节省费用，并且大大提高企业历史数据使用效率。
二、检索与访问效率低下及解决
如何从多个数据源搜索到相关的文件也是企业文件使用中碰到的现实问题。企业对文件的搜索不仅仅是标题，还需要处理PDF、Office（新旧格式）文件、压缩文件、邮件等多种文件格式的内容级别的搜索，并且要求快速的响应速度。
同时，企业对文件数据有安全的要求，很多文件只能预览不能下载，如何能方便且安全地在线预览文件，也是企业文件使用的硬性要求。
多可文档平台提高海量文件高速搜索和强大的文件内容全文检索功能，可以满足企业文件检索和预览需求。
. TB数量级文件毫秒搜索响应。
. 智能中文分词，搜索匹配度高，实现英文智能模糊查询。
. 所有文件标题关键词搜索。
. 支持对OFFICE类（DOC, DOCX, WPS, ODT, XLS, XLSX, ET, PPT, PPTX, DPS）文件内容搜索。
. PDF文件内容搜索，OFD电子发票数据。
. HTML页面、MTH页面、CHM，Eml邮件内容及附件正文。
. ZIP压缩文件内容。
. 各种文本（TXT，JAVA，CS，C，PHP……）。
. BMP，JPG，TIFF，PNG等图片格式的OCR文字识别并搜索
搜索界面：
文件预览示例：
文件搜索、预览、下载、修改及版本等具体操作涉及众多文档管理系统的使用细则，您可以下载多可免费版本进行体验。
三、 不同文件不同权限的问题及解决
企业通常对文件操作的权限颗粒度要求比较高。不同的文件夹需要设置不同的权限，并且可以按分组模式对文件进行授权，这些是文档管理系统的基本功能。
多可可以按用户/组分配权限，可设置用户对于文件的上传、预览、下载、发布、删除等操作的权限：如下图
企业文件数据的使用涉及众多方面，以上仅仅是历史数据的加载和简单使用描述，具体的更加全面的功能欢迎下载使用软件系统。
