第2章 档案的管理
第6条 档案整理办法
1.方法以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2.步骤以收集、整理、分类、立卷为序，其中收集包括文书档案、企业科技档案类的收集；整理根据分类和成立时间进行；分类按照不同价值进行；立卷则按照分类确定保管期限为永久、长期还是短期。
第7条 过程管理
1.属于公司保管的档案，公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2.属部门保管的档案，在每季头一个月十前汇编成册上报办公室，各分保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的日录交办公室。
第8条 监督
办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第9条 销毁
须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。具体流程图如下：
第10条 档案分类及编号
指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作
经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第11条 借阅
因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单。员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管、不得私自复制、调换、涂改、污损、画线等，更不能随意乱放，以免遗失。具体流程图如下：
第12条 分级查阅
关于分级查阅，具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
第13条 档案备份
1.公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
2.各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
3.备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。
