经常会有人提问:“如何培养自己解决问题的能力?”。职场中,其实最好的培养解决问题的能力就是从开会中学习,将每一次会议,变成学习场域,利用不同形式的会议培养自己解决问题的能力。
当每天都有大大小小的会议时,可以试着想想,如何透过开会培养解决问题的能力。不同会议形式所学的内容并不一样,要学会针对不同的会议分类,从不同的会议形态中培养自己解决问题的能力。
这里提两点日常可以使用的方法:
部门例行会议:强制提案
针对部门的例行会议,很多企业都是只有主管提问,其他人闷不做声。一位汇报完之后,换第二位,汇报人只对主管报告,其他人事不关己。
这种情况可以尝试导入强迫提问的环节,一个人汇报之后,其他人需要对报告进行发言,或者提问,这就是规定,并且强迫提问是喜欢会议不会沦陷为一言堂,或者无效会议。
通过这种方式倒逼大家在开会前,提前了解会议进程以及资料。同时发言者也需要提前模拟、提前准备,否则当被同事提问的时候,没有回答出来就很尴尬了。
跨部门专题会议:多元思考学习
在跨部门项目会议上,我们可以互相学习不同部门的专业知识。由于跨部门项目会议规模较大,除了各部门的执行者参与,有时候执行者的主管们也会列席,因此可以同时和很多部门的主管开会。
人一多,看事情的角度就更多元了,这是一件很棒的事。另外,因为跨部门项目通常要求使命必达,绝对不能延迟,所以在项目进行中,也能间接养成平行项目管理的方法和技巧。
例如:
1. 向上管理:当项目遇到瓶颈或需要支持,适度让更高阶的主管来解决。
2. 跨部门沟通:来自各部门的同仁,都有不同的个性,年资、专业度也不相同。如何带领这些人朝向共同目标迈进,是一个很棒的学习机会。
3. 逻辑整合能力:跟高阶主管报告项目进度,也是一项挑战。每次的项目内容,都要用 1~2 页面简报呈现,十足考验同仁的逻辑整合及简报力。