一、事先要做好充分的准备
准备工作体现在三个方面。
一是思考准备；按照5W1H的思路对工作进行全面思考，为什么要做这项工作；这项工作是什么；哪些部门来做；涉及的范围有哪些；怎么做这项工作，包括步骤、方法、措施、时间安排等；
二是材料准备，将思考变成文字，形成简短明晰的书面材料，用初步构想、实施方案的形式呈交。
三是语言准备，用五分钟的脱稿口头表述，先让领导从整体上把握这项工作的全貌，如果领导表示对此项工作的认同，再描述具体的过程细节。
二、制定方案需要注意的事项
一是主线和框架要明确，先有整体才有局部；
二是开展此项工作是基于哪些启示和困扰；
三是这项工作可以达到的目标、效果和能够解决的问题；
四是可以采取的措施，分为哪几个阶段推进，时间的跨度多长；
五是与其他同类型的工作相比较，有哪些优势，在哪些方面进行了创新；
六是现阶段存在什么困难，需要领导和其他部门给予哪些支持等。
三、口头汇报需要注意的事项
一是思路清晰，抓住主线和要点，根据当时的情境随时调整汇报的顺序和详略；
二是语言精练，力求简短、明确、口语化，根据领导的专业水平适时调整表述方式。既让领导一听就明白，又能体现自己的专业水准；
三是措施可行，力求制定的举措符合实际情况，贴近问题实质，便于推进；
四是情绪稳定，与领导面对面不要紧张，保持沟通的愉快顺畅，既谦虚谨慎又自信大方。当领导提出建议和意见时，要立即表示尊重，并按照可行性的内容修订方案，有不同看法不要当场表示反对，事后再提出自己的理由，争取领导的理解和支持。
