首先，识别痛点在哪里？

工作中，常常感觉自己的时间不由自己掌控，工作中各种事情处理起来繁多无序，导致常常做好的一天的规划，下班时间，发现一件事情也没有完成，针对这种情况，很多人都遇到过。针对这种问题，网上有很多对应对方案，比如番茄工作法，时间管理，精力管理等等，但是对于实际应用中，常常会被各种异常或者突发事件打断，导致执行不下去。

那么，应该怎么解决呢？

经过一段时间的摸索，自己用OneNote做了一个简单地日程管理方法，在工作中坚持使用了1个月，觉得还不错，总结出来分享给大家。简言之，使用PDCA法来规划我们的日程。

那么，何为PDCA法？

PDCA最早应用于质量管理领域，是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明圆环。

PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即计划（plan）、执行（do）、检查（check）、调整（Action，也有一说是Adjustment）。在质量管理工作中，要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准（质量楔子），不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法，这是质量管理的基本方法，也是企业管理各项工作的一般规律。

那么如何用PDCA做日程管理呢？

首先，是确立目标，这是比较关键的第一步。很多人往往不清楚自己的目标是什么，也不清楚每天应该做什么？有时候问你今年有什么目标吗？往往是我要坚持每天跑步，我要每天坚持阅读，在我看来，这些都不是目标，而是习惯养成，真正的目标什么？

目标要分为长期目标、中期目标和短期目标。长期目标就是你个人3-5年内对自己的期望，比如你希望5年后的自己是什么样的？比如这位同学说，我希望5年后我能成技术专家，这就是一个目标。比如我希望我5年后有一个大房子，这也是一个目标。一般来说，针对长期目标，我建议可以设置3-5个，不宜过多。

长期目标，可以分成生活、工作、健康、个人成长等几个方面的目标。（有个比较好的度量方法，平衡轮，分为8个维度，有兴趣的可以自己了解一下。）

长期目标有了，那么我们接下来就要分解长期目标为2-3个阶段实现，这个分阶段的目标就是我们的中期目标，比如成为技术专家的目标，假如说技术专家有几个维度的定义，比如职级，比如成就，比如输出等，那么每个维度设置可以设置出1-3年内的分解目标，比如如果要成为技术专家，要完成4级任职（假设），你当前的任职是2级，那么你应该把3级任职作为你中期目标。

中期目标有了，就要再进一步分解为短期目标。何为短期目标？我自己的定义就是1年内的目标。承接上面的例子，如果今年要完成3级任职，首先要研究你与3级任职之间的差距在哪些方面？只有找到自己与目标的差距，你才能落实下一步的行动，才能让你的行为不偏离你的长期目标。

假如说我与三级任职的目标主要是专业技能的差距，那么下一步就是看如何提升专业技能，针对提升专业技能，分阶段设定目标，可以按照季度也可以按照半年度，再根据季度和半年度的目标，分解到月度目标实现。

针对每一个长期目标，都会有支撑实现的中期目标和短期目标，最终落到眼前的就是当月的目标。比如长期目标是完成个人马拉松，那么中期目标可能是完成一次半马，那么完成半马的目标，就要先完成10KM，想要完成10KM，可能就要先完成5KM的目标，这样一步步的分解细化，你当月的目标就是每周跑三次，每次跑3KM这个小目标。

每一个目标都可以用这种方法分解，但是要注意，我们的目标是不设定好了，放在那里就不再变化了，而是我们需要根据每天每周每月的达成情况，动态调整，阶段目标可以调整，但是长期目标是不动摇的。比如这周我的目标3KM达成不好，没有完成每周3次的目标，那么下周的我的目标还是维持不变，再持续观察自己能否达成这个目标后，再增量增次的调整。

目标是一定要做的，不做目标，我们的后面做的就是不是日程管理，而是时间记录，是没有意义的。

有了目标，接下来就是第一步，Plan计划，计划就是按照年-月-周的维度，讲实现目标的行动，以按图钉的方式订到日期的格子里面去。具体的实施方法可以参考Do实施过程。

实施的方法，利用OneNote工具，这是Office自带的工具。

1.先建立一个2022年日程计划笔记本，然后按照年计划、1-12个月分成不同的分区页面。

2. 针对每月的分区，再分成当月计划、第1周、第2周、第3周、第4周的页签。

3. 针对当月计划页面，分左右两个区域。左边根据前面的长期目标分解，聚焦当月必须完成的几个事项。可以按照重要紧急程度分，也可以按照事项的类型分，按照个人习惯即可。

4. 右边做个周计划目标的表格，把月度目标按照任务的时间安排，分配到每周的时间段去。在最后一列增加了月复盘。

每周计划主要包含三部分，分为计划、完成和复盘三个部分。

计划是每周做的计划，基本上是每月计划的分解目标，再加上一部分其他的安排。

完成是针对周计划的检查，完成了几项，未完成的几项，新增了几项，临时触发了几项。

复盘是针对周计划完成的复盘。包括是否完成，未完成的原因是什么？完成之后有哪些需要固化的经验？未完成的客观原因和主观原因是什么？有没有解决办法？下一步改善计划是什么？通常下一步改善计划需要再后面的过程进一步纠正，避免重犯。

5. 接下来在第X周的页面上，拟定每周的计划模板。包含本周重点工作，每周一早上先复盘上周的工作任务，并根据复盘结果调整本周的计划和任务，分解任务到子任务，比如XX会议可以分解为会前材料搜集、遗留问题跟踪，会议，会后纪要输出等几个子任务。并将这几个任务按照上午、下午、晚上，把任务“订”到每日的时间块中。（我这里并未按照详细的时间段划分，主要是耗费时间，且我不需要这么细的颗粒度）每日抽3分钟时间思考当日计划是否有调整和新增即可。

每日下面有遗留问题和复盘两个格子，分别是针对当日未解决的问题，待后续解决跟踪的记录。

复盘是对当日时间安排和计划完成的审视，可以对自己日计划的执行情况有个对照，方便改进。

在复盘这个过程中，Check和Action都有了，检查复盘，并审视其中需要改善的行为和安排，落在明日计划、下周计划和下月计划中。

总结，回顾一下

Plan计划：是必须要从五年目标-年目标-月目标的分解，这样是在管理你的目标和日程，否则就是单纯的时间记录，不会有任何收获。

Do实施：是对月目标-周目标-日目标的分解，每日花3-5分钟做一下每日计划检查。

Check检查：是对于每个计划的总结和复盘，反思自己在实施过程中的问题，查找问题。

Action改善：复盘最后一步是提出改善计划，落到下一日、下一周的计划中，并对个人的行为和方法做出指导。