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主题:如何判断工作价值,提高自我效率 《高效15法则》
人们一旦慢下来,以一种新的方式来考虑他们的工作,就会赢得很多时间。
事实上,平均来说,接受过培训的人,每周在工作上可以省出六个小时,在会议上可以省出两个小时。
省出这么多时间的秘诀又是什么呢?
研究人员对每个人都进行训练,让他们分析自己的任务,看自己是否可以:
放弃:我可以放下什么工作?什么事情我可以完全不做?
分派:哪些工作我可以分派给下属?哪些工作可以外包出去?
重新设计:哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做?
要学以致用,首先把上一周的工作任务和参加的会议列出一个表,然后按照下面几个步骤进行:
1.问自己:“这个任务对我或对公司来说有多重要?如果我完全不做会怎样?”
2.问自己:“我是做这项工作的唯一人选吗?公司内外哪些人可以完成这项工作?”
3.问自己:“这个结果怎样才能更快实现?如果我只有一半时间,这项工作怎么完成呢?”
这三个问题可以帮助你判断哪些工作价值低,是应该放弃、分派、重新设计的。
我的RIA便签拆解:
I:这个片段告诉我们如何通过判断工作价值,对工作做出必要调整后提高时间效率的方法。当我们接到一项任务时,不要急于做,而是先思考可以怎样在最短时间内拿到结果,以避免我们瞎忙。这里应用“三大问”,从大到小的视角,循序渐进启发我们找到处理任务的最优解:
(1)考虑必要性:非做不可吗?想清楚Why
(2)考虑资源池:只能我做吗?借力资源Who/What
(3)考虑问题解:怎么能更快达成?思考实现路径How
当我要启动做一件事时,无论是公事私事,我觉得都适合先明确清楚三大问的答案再来着手,能让我们事半功倍,心里门清。
A1:
(1)我发现过往当有些任务会例行发生时,我就会更加主动去思考怎样让这个事情提效。比如说部门每到月底需例行提交工作月报,我的职责是要跟进落实到位。首先提交工作月报,是自上而下每个干部要做的复盘工作,是为了形成更好的PDCA文化,这是必要且有价值的(考虑必要性),如何让大家养成复盘习惯而不是论为走形式,这是要解决的关键问题。于是我要思考如何借用资源来帮助我解决问题?我可以找谁来站台支持,让大家重视这件事?部门内外有没做得好的标杆来打样?我负责运营,同时要找个好榜样做专业打样(考虑资源池)。在大家养成习惯期间,我可以再加点物理外力,一个是定期每月底最后一个星期,设置自动化任务提醒;二个是推进部门形成例行的复盘会议机制,让大家通过复盘受益,因而就能让大家把提交工作月报慢慢当成是自己的事,而不是一项被动任务,从而达成我工作的真正提效。
(2)当事情不是例行发生时,这种主动思考提高工作效率的意识,就会相对薄弱一点,这是我后期可以留意并改善的。
A2:
最近两周在忙的XX项目,我觉得正好可以应用“三大问”工具来提升工作效率,本周把这件事完成,而不会再拖到下周!
(1)考虑必要性:非做不可吗?是的,通过明确落地策略,才能让海外业务开展时XX的匹配可以有节奏有章法地执行,而不是忙着被动打补丁
(2)考虑资源池:只能我做吗?不是的,各国的现状梳理,我可以卷入落地各方同步整理起来,现在都是揽在自己手里。今天我要让自己这个事分配出来。
(3)考虑问题解:怎么能更快达成?市场实践数据需要相互验证,我认为这一步慢就是快,是为后面所有决策打基础的;只是验证时,我要留意避免自己的完美主义,调整侧重点,优先处理Yes Or No的问题,关于How的合理性,可以在后续真正落地时再深入了解,以确保我的框架内容能在本周快速搭建起来。
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主题:如何通过MPS模式,建立幸福感《幸福的方法》
MPS模式,指的是意义(meaning)、快乐(pleasure)、优势(strengths)。
寻找适合的工作(可以发挥我们的优势和热情)通常是很有挑战性的。我们用以下三个关键问题来问自己:
①什么能带给我意义?
②什么能带给我快乐?
③我的优势是什么?
要注意顺序,然后看一下答案,找出这其中的交集,这样的工作就是最能使你感到幸福的工作。
比如:
①我觉得有意义的事情包括解决难题、写作、帮助孩子成长、参与政治活动以及音乐等。
②让我快乐的事情是:航海、烹饪、阅读、音乐、还有和孩子们在一起。
③我天生的优势是:富有幽默感、热情、与孩子沟通的能力、以及处理问题的能力。
交集中的答案是什么呢?
我发现和孩子们在一起的活动可以带给我快乐和意义。再细化一下,现在需要考虑到我的个性以及生活习惯。比如说,我做事非常有计划,喜欢计划整个星期的工作,喜欢每日有规律地工作。我也喜欢旅游,所有工作之余最好有比较长的休息时间。
那么,哪些和孩子们有关的工作,既有规律性又有长一点的休息时间呢?什么样的工作能最好地发挥我的热情、幽默感和对阅读的热爱以及解决问题的能力呢?权衡各方面因素之后,我发现做一个老师可能是我最好的选择。
通过这个步骤,可以帮助你在最宏观的层面(你生命里的使命是什么)以及最微观的层面(你希望每日的生活应该是怎样的)找到你的方向及使命感。
虽然它们联系紧密,但是宏观层面的改变是需要很大勇气的,比如离开目前的公司或者放弃现有的人生道路。微观层面的改变,比如每星期花两小时做自己爱做的事,就容易得多。这些改变都可以帮助你获得更多的幸福感。
我的RIA便签拆解:
I:这个片段提供了一个让自己人生获得更多幸福感的MPS模型,它强调的是向内求,去找到能真正让你觉得既擅长又快乐有意义的事,大到确定你的人生使命,选择你的职业发展方向,小到决定怎么渡过你的一天,都可以应用这个方法明确自己的选择,把有限的时间花值得的地方。我们可以拿出一张纸,静下心来思考这三个问题的答案:
(1)让我有意义感的:回顾你的“成就感”时刻,过去什么时候你感到特别充实?
(2)让我心情愉悦的:回顾你的"快乐"时光,过去做什么容易让你充满快乐忘记时间?
(3)对我擅长不费力的:探索你的优势能力,相较别人你的明显特质是什么?
找到这三个答案的交集,就能发现什么是能让我们真正幸福的事。
A1:
我发现我很容易给自己做加法,我喜欢学习各种东西参加各种活动,但当了妈妈之后,明显发现自己精力严重不足反而容易滋生焦虑,我意识到需要做减法,而MPS模型可以帮我聚焦,提升我的幸福感ROI,我用MPS模型中跑一遍,以下是我的答案:
①让我有意义感的事:解决问题做成事、与他人的深度链接、帮助孩子成为他自己、阅读、运动等
②让我心情愉悦的事:旅游吃好吃的、给家人做顿好吃的饭、打羽毛球徒步、沉浸在孩子无忧无虑的笑声中;被他人看见/看见他人、把事情Ending、亲密关系的相互理解和支持等
③对我擅长不费力的事:情绪敏锐、共情力强,对他人内在心理世界有天然好奇;容易被目标被激发、讲究公平、注重逻辑关系,学习心强
集中的交集是“与人产生深度情感链接”! 梳理到这里,我会发现,之前当我被数字、信息整理等文案工作所淹没时,我会莫名的觉得内耗和烦躁,工作效率很低,是因为我没法从我喜欢做的事里能到能量滋养。当我后面再遇到有很多事情供选择(做什么不做什么),什么能让我产生深度情感链接和共鸣,是我做选择的重要指引。
A2:在未来一个月内,我希望自己能深入践行MPS模型:
(1)在每天的工作安排中,觉察什么工作是我既擅长又快乐有意义的,在条件允许的情况下,争取把时间投入在这里
(2)在日常的周末安排中,优先选择匹配做MPS交集的事情
(3)每周进行一次复盘,逐步清晰“我的热爱”