读书笔记|PDCA工作术|PDCA循环承上启下--调整阶段

调整的目的是基于验证阶段的验证结果探讨今后的对策,为下一个PDCA循环找到切入点,它承担着PDCA循环承上启下的作用。

验证阶段给调整阶段的输入可概括为三个方面:(1)KPI和KDI(或者其中之一)的达成率。由数值直接体现。(2)·失败的原因,需要分析如何将失败转变为成功。(3)成功的经验,需要总结经验争取最大成果。后两项需要落实于文字上。

调整阶段就要根据输入信息来找到调整的方案。因为验证阶段根据不同KDI、KPI、KGI进行验证,所涉及的层级和范围都不相同,所以在调整阶段调整的对象和策略也大不不同。主要有四类情况:

(1)需要对总体目标进行调整,调整方案包括对目标的 “终止”、 “变更”、“追加”。

项目在开展过程中发现严重超过预算或者有无法解决的问题时,只能对目标进行终止。而经评估依然还是可以完成,但需要对原计划的目标或进度进行一定的修改时即进行变更。发现出现另一个重大课题,为此不得不另组团队应对新课题时要“追加”。无法哪种情况都意味 现有PDCA循环终结。

(2)需要大幅度修改计划
总体目标不发生变化,但是必须在原有基础之上修改或者追加新的课题。 若原课题较大或较复杂,修改或追加新课题,会在时间和资源上造成巨大损失. 如果某一课题得到圆满解决之后自动推出PDCA循环,结果只会带来当前课题优先顺序的重新组合,并不会对PDCA的循环速度产生重大影响。
(3)需要调整解决方案、行动措施(DO)以及具体任务(TODO)。 不必重新考虑计划“P”,直接从实施阶段“D”的追加措施入手,形成“P→D→C→A→D→C→A……”的循环
(4)不需要进行任何调整。

在确定调整的方案后, 将调整方案排列出优先顺序,集中优势各个击破。之后联接到下一个PDCA循环中去。

在验证及调整阶段中需要注意以下事项:

(1) 认真评估,不要轻易否定过去的一切决策。在计划阶段对项目开展都经过一番深思熟虑,对提出的课题和方案也都仔细推敲过的,所以在调整阶段不要轻易去否定。

(2) 不能永远只看到消极一面(个人、团队)

(3) 努力寻求意见的统一(团队),把所有的观点都整理在案,就事论事地逐一进行确认

(4) 不得相互推卸责任(团队)

(5)5.力争项目的进展充分可视化(团队), 只有做到PDCA循环中信息的共享,才能够调动起更多人的积极性。

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