【I:用自己的语言重述知识】
【What】这个拆页讲的是如何制定项目日程表。
【Why】项目日程表既能帮助个人更好地规划生活，又能帮助企业确保各项工作及时有效地推进。它就像地图一样，告诉我们要在什么时间做什么事情。
【How】设定项目日程表的四个步骤：
第一步，项目拆解，把要做的项目拆解成一个个小任务，这不仅能大大降低项目难度，还能激励后续任务的完成。
第二步，估计时间，预先估计每一项任务需要在什么时间完成。一般情况下，我们可以根据自己的经验来估计时间，也可以向有经验的人请教。
第三步，定里程碑，项目的里程碑是指项目进行过程中很重要的点，是完成阶段性工作的标志，常常标志着上一个阶段的结束，下一个阶段的开始，表明项目有了阶段性的进展。
第四步，不断更新，持续更新项目日程表。在项目进行的过程中，常常会出现一些突发情况，这就需要我们灵活地对日程表进行调整。
【作业】
请根据上面的【R】与【I】写出你的:
【A1：描述自己的相关经验】
你有没有为你的项目制定过日程表呢？比如减重10斤、结婚、一次旅行、组织公司活动……请选择一个你经历过的项目，描述一下你之前是如何做的吧！
【A2：我的应用（目标与行动）】
了解了制定项目日程表的方法之后，你打算今后如何应用呢？试着想一想你近期要完成的一个项目，然后把你的项目目标写下来，并用新方法为这个项目目标制定一个日程表吧！
回答如下：
A1：新建公司档案系统。
基本情况如下：2017年6月中旬公司需要更换档案系统。档案系统软件已调研完毕并购买，需对现有档案体系进行梳理，将之前的按照部门分类的档案体系，转换为按照档案性质分类，并与软件工程师配合，搭建新的档案体系，完成档案无纸化，录入档案。最终该工作在2018年4月中旬完成，共用时10个月
第一步，项目拆解
公司有档案3.7W份，分布在各个部门目录中，需要把所有文件分类重组，按照以下小任务拆解进行：
①导出所有档案词条；
②整理档案词条，建立新的档案体系，确定新的档案系统分类要求；
③针对不同部门文件的复杂程度及日常使用频率，对各部门档案安排整理顺序；
④对四位档案员进行培训，使其知晓新的档案系统要求；
⑤分配工作，每位档案员按照新的要求，各自整理不同部门的档案；
⑥把整理后的文件词条导入新档案系统；
⑦安排所有档案员对自己管理的实体文件进行扫描，并上传至档案系统；
⑧核对所有词条及上传文件，并验收项目。
其中①②③是文档系统构建，准备阶段；④⑤是整理阶段；⑥⑦⑧是实施阶段。
第二步，估计时间，预先估计每一项任务需要在什么时间完成。一般情况下，我们可以根据自己的经验来估计时间，也可以向有经验的人请教。
①②③当时时间预估在8月份完成，④⑤当时预估在10月完成，因按照之前的部门分类来分工，先整理出来的档案就先进入了⑥阶段。在⑥⑦⑧刚开始时，完全无法预估，因工作量巨大，且大家都没法全职进行整理及扫描。
第三步，定里程碑，项目的里程碑是指项目进行过程中很重要的点，是完成阶段性工作的标志，常常标志着上一个阶段的结束，下一个阶段的开始，表明项目有了阶段性的进展。
①导出所有档案词条；（由IT导出该词条，并拿到数目核对无误的EXCEL）
②整理档案词条，建立新的档案体系，确定新的档案系统分类要求；（上海德清两地档案主管签字的分类目录，并在新档案系统中录入该目录）
③针对不同部门文件的复杂程度及日常使用频率，对各部门档案安排整理顺序；（分工表）
④对四位档案员进行培训，使其知晓新的档案系统要求；（进行培训）
⑤分配工作，每位档案员按照新的要求，各自整理不同部门的档案；（拿到整理后的档案词条）
⑥把整理后的文件词条导入新档案系统；（导入系统，并生成档案号）
⑦安排所有档案员对自己管理的实体文件进行扫描，并上传至档案系统；（系统中审核，看到系统中显示“附件已上传”字样）
⑧核对词条及上传附件，并验收项目。（对3.7W词条进行抽查，连续抽查100份无误；公司IT已拿到超级管理员权限并已经可以独自修改服务器设置。）
第四步，不断更新，持续更新项目日程表。在项目进行的过程中，常常会出现一些突发情况，这就需要我们灵活地对日程表进行调整。
实际完成中：①只用了1天，②用时4周，③用时1周。基本按照预定计划完成。④⑤出现较大问题，如大家低估了研发档案的整理难度，特意找研发同事请教了2周后，方才确定研发档案分类标准，实际中又部分返回了②的工作。导致在项目具体实施中部分档案一直在②④⑤之间变化，拖延了该部分档案的项目进度。整体上，全部④⑤的工作完成实际在11月底完成。⑥⑦⑧完成时间在9月到来年的4月之间。在文件扫描中还出现扫描过慢，文字无法识别等情况，通过寻找图像识别软件及购买多台新型扫描仪加快的该阶段进程。整体计划中⑥⑦⑧实施阶段出现较长拖延，但因前期优先处理了使用频率较高的部门档案，故项目没有出现失控，比较平稳完成。
A2：新建公司存货管理系统
情况简介：随着公司的发展，越来越多的出现存货积压或浪费的情况，特别是研发部门物料特殊的保存情况，只能全部交给研发部门保存，导致此部分物料在实际工作中处于不记账，无管理的情形下。为了减少公司不必要的采购，最大化利用公司物料，需建立新的公司存货管理体系，并借助软件进行管理。
第一步，项目拆解
①摸清各部门领料后的使用情况，并确定哪些部门是需要管理的，哪些物料是需要管理的，是可以共享的。
②建立月盘点制度；
③建立台账管理制度；
④建立流动账目，各部门物料相互支持；
⑤寻求系统支持，总结规律，如有可能将U8系统开放临时库，或自己IT开发。
第二步，估计时间，预先估计每一项任务需要在什么时间完成。一般情况下，我们可以根据自己的经验来估计时间，也可以向有经验的人请教。
整体思路：因之前管理采购及仓库部门。故预估需要管理的物料在研发试剂及耗材上。先行摸清公司上海及外地的研发部门使用情况。按照由近到远，由少到多的情况，先行处理上海部门，平均每个月解决一个仓库的速度，共半年时间建立完善制度。
①约春节前可完成。
②上海部分可在本月实施，并看实际效果调整，预计每个仓库进行三次盘点后即可初步建立制度（3个月，5月所有部门完成）
③上海部分可在本月实施，并看实际效果调整。干细胞公司因刚起步，可尝试先行建立台账，本月看执行情况（预估与盘点同步优化，时间同步）
④此部分工作要看②③的进度，若每月台账，盘点可保证账实相符。可考虑由行政部整合各部门台账，汇总数据，可建立月汇总。预计需6月完成。
⑤待流程完善后，可考虑优化流程，借助统一工具进行管理，则④的工作将大大减少，达到各部门物料统一管理的程度。预计时间7月完成。
第三步，定里程碑，项目的里程碑是指项目进行过程中很重要的点，是完成阶段性工作的标志，常常标志着上一个阶段的结束，下一个阶段的开始，表明项目有了阶段性的进展。
①拿到标有各部门小仓库物料种类及数量的表格，并确定需管理的部门及物料；
②③各部门或部分部门连续两个月可保证账实一致。
④行政部建立该表格，并在两次盘点中物料,台账与行政部表格相吻合；
⑤各部门开始使用该系统进行台账登记，并出现部门物料借调的情况。并该系统确保了②③的结果。
第四步，不断更新，持续更新项目日程表。在项目进行的过程中，常常会出现一些突发情况，这就需要我们灵活地对日程表进行调整。
可能出现的问题：
a.研发部门不配合；（取得领导的支持）
b.实际盘点中物料数量庞大，无法实际清点或清点过于耗费时间；(更换清点方式或增加人手)
c.该计划不具有可实施性，有实际问题没没有考虑到，需要进一步调整；（具体问题具体分析，多和仓库管理人员和物料使用人员沟通，请教更有经验的朋友。）
d.我被安排负责另外的项目；（重新规划计划时间或安排工作交接人或视进度安排助手负责）
e.实际操作过于繁琐，导致无法进行（优化细节，目前的工作就是在原本的工作中做加法，先把流程走通，同时考虑做减法）
