一、谈目的
对时间管理的第一反应，时间管理就是把一段时间用各类任务填满，并给任务分配处理时间。比如A任务十分钟，B任务半小时，每件事儿做完再休息十分钟，正好一小时。这其实是最初级的时间管理，着眼于如何有效分配时间。这一层次的时间管理依赖的是制定计划和以强大的自控力严格执行，适用于可自由安排工作时间、独立工作为主的人群。
这样看来时间管理貌似是做数学题，但深入想一想表面上我们为每个任务分配的是时间，但实际上时间就在那里自顾自地滴答流逝。时间是无法被管理的，我们为每个任务分配的其实是我们在一件事儿上的注意力。在一件任务上越专注，处理任务的速度就越快，完成任务质量就越高（心流的状态）。
从这个意义上说时间管理其实是注意力管理。我们都知道人是没法长时间集中注意力的，用个可能不太恰当的比方，注意力就好比收缩用力的肌肉，发力时间太长，肌肉是要抽筋的，必须要时不时地放松休息以增强肌肉韧劲。我就有过整个下午专注处理一件事情，或开沟通会议，结束后头疼的经历。甚至有社会学家经研究测算出一个人一天有效的工作时长，即注意力高度集中，能够产生心流状态的工作时长最多也就是4小时，超过这个时限专注力就要打些折扣了。
所以放在我们面前的问题是我们在一天中要如何分配这段高度专注的时间？
好在我们日常做的事情其重要性和紧急程度并非都是一样的，有些事情重要且紧急，有些事情紧急但不重要，有些事情重要但不紧急， 有些事情不重要又不紧急。针对事情的分类不同，我们为之分配的注意力集中程度也会不同。理想的情况是我们在让自己能收获成就感的事情上多花时间，多费精力。这类事情大部分都是重要但不紧急的。
所以对时间管理来说，我们的目的是通过合理分配时间，为不同类型的事件匹配相应的注意力，确保尽量留出整块时间集中注意力去做经得起时间考验的事儿，做时间会带来复利的事儿。
二、两类方法
1 对外管事儿
采用“要事第一”原则及GTD方法来对每日的工作和生活上的事项进行管理。
- “要事第一”：指的是将事情按重要性和紧急性进行四类划分，每一类对应不同的处理策略：重要且紧急的事情立刻做，重要但不紧急的事情优先做，紧急但不重要的事情有取舍的做，不紧急且不重要的事情不做或尽量少做。
- GTD：用收集、处理、回顾三步来应对每一件事。
操作建议：
- STEP1: 收集，大部分上班族的日常工作都是由任务驱动的，很可能你根本无需刻意去想每天要做什么工作，即使前一天工作全部清空，第二日上班后，也会收到大量的工作邮件，任务请求。可以用纸笔、电子表格或者是各类GTD软件工具将自己待处理的事项记录下来，先确保没有事项遗漏。注意一定要写下来，别对自己的记忆力太自信。可以安排为每日工作前第一件事儿，也可以作为每日工作的最后一件事儿，为第二日的工作做准备。
- STEP2：收集完后开始处理，拿工作上的未读邮件为例，能够立刻回复的就马上回复，不要留待后续处理；判断同自己关系不大，或参于度不高的就删除；需要花费额外时间精力处理的标记为待处理；需要等待他人回复的标记为待跟踪。
- STEP3：再去将待处理的事项清单找出来，根据重要性和紧急程度归类，先处理重要且紧急的事情，比如要参加的沟通会议、要编制的汇报材料等。其次尽量为重要但不紧急的事情设置高优先级，比如新技能学习、管理流程优化、工作回顾总结等这类对于个人能力提升有帮助的事情，建议每日安排固定时间段处理且持续进行。紧急但不重要的事情一般是指那些我们已经做得相当熟练且重复度高的日常事务，如果有条件，尽量找工具减少重复性工作，提高处理效率。
- STEP4：一日工作下来，最后需要对当日处理的事项进行回顾，看看待处理状态中的事项有多少已经完成了，有多少明日还需要继续的；待跟踪的事项有多少已经流转到自己手上需要明日收集起来的，有多少已经完结可以不再关注的。
2 对内管自己
掌握自己的时间颗粒度
时间管理离不开制定计划，但是若想要计划可执行就必须要对自己处理一项工作的时长有较为准确的估算，所以在尝试时间管理的初期建议进行时间记录，将自己每干一件事情所花费的时间精准记录下来，包括什么时候开始的，中间什么时间有被打断，什么时间完成的等等。
接下来是关键步骤，对记录的数据进行分析，看看自己在做这件事情的过程中有没有“多余”的动作可删减，是在高度集中注意力的状态下完成的，还是浑浑噩噩应付了事，有哪些执行步骤是可以再优化和改进的，有哪些材料是可以提前准备的。通过对自己行为的分析和在后续过程中的优化，一定时间后就会对自己处理日常事务的时长有较为清晰的了解，在制定计划时也就更加符合实际情况。
培养注意力
人与人之间处理事情的效率差别其实是注意力的差别，同样做一件事情，能够长时间集中注意力的人相对不能集中注意力的人更容易快速保质地完成任务。注意力是可以培养的，常用的提升注意力的方法之一就是番茄工作法。
对于需要花费一定时间和精力处理的事务，可以以25分钟来分段，告诉自己在这25分钟里就专注处理这一件事务，时间一到，休息5分钟。如果还没处理完，那么再来25分钟，再休息5分钟，如此反复，直到工作完成。番茄工作法的原理就好比锻炼肌肉，高强度锻炼必须匹配适当休息才是健康的方式。除此之外也可以尝试冥想。
花钱节省时间
最重要的公式“注意力>时间>金钱”，必须学会花钱买时间，用“买来”的时间专注干对个人来说提升价值感的事情。比如说练瑜伽，一个自己在家看视频琢磨瑜伽动作，不如找个瑜伽老师来教授和指导，同样练一个小时，有牛人带着总比自己摸索强。比如某项专业技能学习，在网上找免费教材，不如花钱买课来学习。尤其是专业技能，速成不科学，可快速入门是有章法的。
