10分钟项目管理系列


本文目标

本文是一个系列,希望通过10分钟的时间,让你了解一个项目管理的各个领域,达到对一个项目整个管理体系熟悉的过程,进而在实践往专业方向迈进。

知识、技能和能力

介绍项目管理之前,先说任何一项能力的获得,基本经过几个过程。

第一知识阶段(knowledge)。在这个阶段之前主要是摸索阶段,基本属于散打,总结能力比较好的话可以梳理一部分知识的成分,但缺少内在逻辑链。知识阶段我们主要学习其科学的一方面,让我们在体系与流程上熟悉整个全貌,为后期实践提高非常好的“顿悟”。对于知识阶段,我们只要学习基本都可以掌握,且花费时间与精力也不算多。

第二技能阶段(Skill)。技能与知识最大的区别,在于技能需要经过时间不断练习才能完全掌握,比单纯的知识,需要多费时间与精力。比如:我们学驾照,第一项属于笔试,只要花时间看看书就可以过了,但是你要掌握开车的技能,就需要在实践中不断的练习才能掌握,一般不太可能你看看别人开车,自己就会开车。

第三能力节点(ability)。能力的获取一般是建立在技能之上,通过思考和体会,能让知识在多个领域进行迁移。我们生活中遇到很多,他们学什么东西都比较快,能够让自己的知识在不同领域迁移,这样的人能力就比较高。

我们今天交流的项目管理,主要属于知识层面比较多,项目管理的技能需要自己在实践中磨练,而不能停留在理论阶段。

项目管理的背景

将项目管理之前,先思考下面四个问题?

1.什么是项目?

2.什么是项目经理?

3.什么是成功的项目?

4.什么是成功的项目经理?

项目是为提供独特的产品、服务或成果所进行的临时性努力,主要特征是:临时性、有目标、唯一性等,根据这几个特征就可以判定哪些是项目,哪些不是项目。

项目经理是为项目目标而负责的个人,这个很好理解。

成功项目一般要求是按时按质按成本交付就可以,需要满足客户的期望和要求。注意这个实际比较难,因为前面有成功定义,就会存在矛盾的地方。矛盾在于客户的期望无法衡量,无法衡量就无法实现,所以就必须对客户的期望进行衡量,进而我们的项目与客户的期望之间就会存在误差。做需求的都比较熟悉两个词语Need与Requirement之间的差异。

成功项目经理行业里面总结一个非常到位的词语“多快好省”,对一个项目经理就要处理“多好”的效果与“快省”的效率之间矛盾,也要处理好效果上的“多”与“好”,还要处理好效率上的“快”与“省”。


项目管理核心内容

项目经理核心管理

项目经理核心需要在范围、时间与成本之间平衡,以达到客户期望的质量,所以范围管理、时间管理和成本管理作为项目管理的核心领域知识,除了这三个以外还有还有质量管理、沟通管理、人力资源管理、风险管理、采购管理和整合管理,这就是项目管理的九大领域。

范围管理

项目范围在整个项目管理非常重要,项目范围对时间、成本和质量都有非常大影响,所以一个项目首先学会如何确定一个项目的范围。以往面试项目经理都会问一个问题:如何确定项目范围或系统的边界?

假如公司需要组织一个产品发布会,你是负责的项目经理,你如何确定项目的问题?

产品发布会需要做的事情


如果我们这样写下去,你作为一个产品发布会的项目经理,你会什么感觉?很害怕,要做的事情始终感觉没有全部列出来?

麦肯锡的给我们提供一个MECE框架,在我们列举的时候要做相互独立、相互排序,做到相互独立(Mutually exclusive)和完全穷尽(Collectively exhaustive),那如何才能做到呢?

我们提供两种方法,一种基于过程法(时间),另外一种对象法(空间)。过程法主要根据事情的时间进行重要阶段划分,然后每个阶段再进行划分,划分到可以控制的地方,然后对划分细项进行“合并同类项”,这样就形成一个任务的分解表,项目管理里面简称WBS(Work Breakdown Structure)。对象法需要较高抽象能力,先抽象分类,然后逐步细化分类。比如:我们做一件事情,一般可分为人、财、物三个顶级的维度,然后人在细化公司内人员和公司外人员,公司内人员有可以分为保障人员、服务人员、技术人员、营销人员、管理人员等,就这样一直分下去,也会形成我们需要的WBS。实践中我们一般过程法与对象法结合使用,没有太多规则限制,只要求划分原则是完全包容又相互排斥。这个还需要对每个细化划分的任务进行标号,按照树形进行标识就可以了。

对象法范围确定方法示意图



WBS示意图

到这里就会形成一个带有标号的任务划分清单,这就是范围管理里面需要输出的WBS。

WBS

范围管理里面还需要对每个细化任务清单做负责人员排序,简称OBS(Organization Breakdown Structure),根据项目人员的组织架构进行分解,将人员按照WBS任务进行分配,需要明确任务的主要负责人和次要负责人,实际会形成一个矩阵。如下表所示。

范围管理到这里已经做大部分内容,还有一块成本预算CBS(Cost Breakdown Structure),根据总成本依据WBS进行细化估算,也会形成一个WBS任务与任务之间的矩阵关系表。

到这里基本上把项目管理中范围管理讲完,希望有所收获。

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