Rethink Joint Meeting as Officer/TM

首先,庆贺I.C.E. 新officer团队任期第一次Joint Meeting高质量举办成功。

这是属于I.C.E.的胜利!8月的开头,俱乐部显现出勃勃生机,长势喜人。一切在计划中,也在我的意料外,开始“大踏步”前进……

8月,“回归”(关注老会员)和“传承”成为主题。所以,借第一次Joint Meeting,和TM身份,完整记录一份“经验”,供未来I.C.E.的新手Officer参考,希望你们和我们一样,在这个时间段,开始享受在“狂欢”中学习和进步。



2019.8.3. Joint Meeting I.C.E.&TTMC

Joint Meeting前筹备

时间线:

7月15日 (1)正式回应TTMC Joint Meeting邀请;

(2)建立Joint Meeting Officer沟通群(President VPE VPPR SAA入群);

(3)Presidents确认Joint Meeting会议时间地点;

(4)VPE、VPPR对接,认领分工;

7月28日

(1)VPE开始Call Role,确认使用TTMC Agenda;

(2)VPPR分工明确:TTMC出海报,I.C.E.出Preview公众号推送;

7月29日

(1)宣传海报+推广;(2)建立Joint Meeting 参会群;

7月31日 

(1)Preview公众号推送宣传;(2)TM确定Agenda,推进角色对接。

距离8月3日 Joint Meeting前3天,所有准备工作已经完成。

值得借鉴的经验:

(1)TTMC Abby主席罗列的Joint Meeting确认事宜(逻辑清晰,步骤明确):

1. 会议时间和会议地点(President)

2. 前后期PR宣传(VPPR);

3. 角色招募和分配(VPE);

4. 各个板块的deadline(President);

5、物料、现场方面的分工(SAA);

Tips:选择Joint 俱乐部时,同时间段俱乐部为最优选,双方协商妥协代价最小。

(2)做的好的地方:

I.C.E.相比TTMC officer团队在筹备时,官员分工更加明确:VPE,VPPR对接顺利,各司其职,President只负责统领和协调,不“干预”具体工作,只在“关键时间点”和“出现分歧时”决策。相比之下,TTMC主席工作量较大,Officer团队对接不够积极。




Topic:Absurd Story

Joint Meeting 会议中的比较和思考

1、  Agenda的比较,TTMC的Agenda过于简练。


2019.8.3 Agenda

(1)      没有标明TM衔接主持环节,易给TM造成困惑;

(2)      GE只在Report部分上台,取消GE介绍三官团队部分,削弱GE职责;

(3)      时间栏只列出MAX time,未标明“Green Yellow Red”time,增加timer工作量,不能突出Timer Rule,不利于manager。

2、 开场:TTMC精心制作PPT并录制了语音介绍,时长6分,系统介绍了俱乐部情况和头马基本知识。

反思:I.C.E.是否可以制作相关PPT,在Guest众多的情况下,放映介绍,增加“专业感”,也帮助guest更快理解头马组织。

3、  TTE 时间分配:I.C.E.  TT 18min TTE 7min

                TTMC        TT 20-23min TTE 5min

TT环节不宜过长,5-7个为题为最适,TTE工作量大,5min过少,根据人数控制在5-7min。

值得学习的地方:投屏问题,帮助Audience获取问题信息点,增加“参与感”。

4、  关于TM串场的几点思考:

(1)      TM串场信息,是否需要涉及更多的personal message来增加“趣味和粘度”(例:Lacy在我的印象中是xxx,她前几次演讲xxx)

结论:在俱乐部内部成员间的互动,可以用Personal message来增加“趣味”,但是回归到TM的职责,更应该是 basic information输出,例如 说明Pathway,level以及提醒Evaluator。可以适当增加“互动”,例如:提问speaker 对应的E,让E替代TM输出basic information。

    (2)出现的问题:陌生的场地以及不熟络的两家俱乐部的会员坐在一起,让TM非常难以“热场”,体会到常规会议做观众时,适当的“假嗨”有助于supportive气氛的传递,辅助保证了“会议的参与感”。但是值得思考的是:营造“假嗨”应该由谁来做?officer? “假嗨”的度在哪里?

做的好的地方:在waiting for vote环节,邀请TTMC的secretary上台分享感受,以“interview”的形式问了两个问题,进行互动:

A、Have you enjoyed the Joint meeting?

B、Do you think when will our next joint meeting be ?

Joint Meeting 会后

做的好的地方:作为Officer及时在会后沟通群中答谢TTMC俱乐部,给予积极的反馈。

总的感受:虽然自己也是第二次做TM,接下Joint Meeting的任务算是“赶鸭子上架”(笑)。但是officer的平台和责任带来了更值得的“成长变化”,相比第一次,更加自信和从容,同时学会了以“站出”会议的视角rethink 会议。


插播一条:个人最新观察到的一种“高效学方法”,来自Mengtong

用自己的语言随时做笔记,快速依赖自己“消化”信息,用框架feeback自己的“输入”。

Mengtong在听信息量大的GE Report,会解构点评人从哪几个方面去分析,快速分类信息点,列出框架,然后“消化”,为自己所用。坚持做笔记去Feeback自己“输入”,不仅落到实处检测出自己真正“听到了什么”。最厉害的在于信息二次分类,摘干净无用信息,只留下“能吸收的”,信息过滤的方式真的非常值得学习。

希望自己也成养成“随时记笔记Feeback”以及使用“信息过滤”的好习惯。

哇,Lacy 要快点成长,才能衬得上I.C.E.的优秀呀~

                                                                                      ——Beijing 8.4 2:00AM

仪态,仪态,真的很重要~


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