上一期文章小编推荐了“5种时间分类的方法关于如何规划一天的时间”，后台收到同学的留言想要看“关于职场人的高效工作习惯”，于是本期安排上！

高效工作的能力是每个职场人所渴望的，但这绝不是少数人才能拥有的技能，我们可以通过“改变所处的工作环境，培养适应高强度工作的体质，建立高效工作的机制”这三个方面，以达到提高工作效率的综合目的。

本篇文章内容有点多，但不是每一条都要照做，希望大家看完能结合自己的工作情况，找到匹配自己的工作习惯。或者说在看的过程中能意识到自己存在的某些不那么好的工作习惯，去做反思与改进，这才是最重要的。

打造高效工作环境

1、减少电脑上的干扰。

关闭电脑上的邮件及程序的消息提醒，关闭各种提示弹窗，退出QQ（至少是静音和关闭新消息提示），卸载游戏、购物网站等与工作无关的程序，甚至可以暂时关闭网络。

2、减少手机上的干扰。

退出微信、QQ、邮箱等，关闭所有程序的状态栏、横幅、锁屏提示（手机设置中可关闭），并将手机调至静音模式，所有的即时通讯消息都是无须你立即回复的，而来电也可以在你的工作间隙进行查看回复。

3、降低“噪音”干扰。

戴耳罩式的主动降噪耳机，这不但可以削弱60%的环境噪声，还可以在无形中拒绝那些来串门和找你闲聊的人，当你在飞机、火车上工作时也能有效降噪。但不要在工作时听歌，这样会分散你的注意力，不过可以听一些类似白噪声的纯背景音。

4、让人们知道你的专注时间。

不同的工作所需要的专注度是不一样的，保证你每天有2-4小时的高效工作时段，这段时间不允许任何人打扰，而其他时间则可以给你打电话或者见面详谈。

将这些时间段写下来贴在门上或者办公桌上，并清楚告知你的领导、同事、工作伙伴和家人、朋友，人们就会选择在更合适的时间找你。

5、使用更高效的办公设备。

如果你的工作经常需要左右对照才能完成，推荐使用超宽比21:9的电脑显示器屏幕，可以选择29英寸和34英寸大屏，这使你无须来回切换窗口和重新定位，极大的提高工作效率。使用PCIE接口的SSD硬盘，软件都能秒开，程序间切换一点也不卡壳，相比传统机械硬盘速度快上几十、上百倍。

6、随身准备一本笔记本。

进入高效状态后，记下任何分散你注意力的事情，领导临时下派的任务、需要委托他人协助的事件、灵光乍现的想法、新点子等，把它们记在你摊开在桌面的笔记本上，它们就不会再蹦来蹦去了。当然，不在办公室的时候也要随身携带笔记本，有任何想法都马上记下来。

7、利用手表提高效率。

可以戴上手表（或运动手环，既能看时间又能管理健康），随时掌握现在的时间、了解工作已经消耗的时间和计算剩余的时间，灵活把握整个工作的进程。尽量只将手机作为钟表的备用工具，因为手机十分容易吸引注意力从而降低效率。

8、常用的东西放在桌上。

除了电脑、电话和之前提到的笔记本，还有签字笔、便利贴、订书机等常用的物品都应放在桌上，方便取用，减少从抽屉拿进拿出浪费的时间。不常用的文件、透明胶、胶棒、修正液、剪刀等都可以放进抽屉，以免占用有限的桌面空间。

9、给所有东西规定放置的地方。

花一两个小时整理你的纸质文件，正在使用的文件，分类放入不同的文件夹，并且直立放在桌面固定的位置（叠放时翻找和拿取都十分不方便）；需归档的文件也及时归档放进文件柜；其他不再需要的文件就赶紧塞进碎纸机吧。

同时，整理好你的办公用品，常用的书写工具放在右手边（如果你不是左撇子的话），并选择立式笔筒，既节约空间又方便拿取；其他物品也要放进抽屉的固定位置。

10、保持任务和工作的条理性。

使用日历、清单、印象笔记等工具，写下目标以及项目、任务、活动，合理安排各项工作。写下不同阶段的目标，可以让目标不被遗忘并不断提供行动的动力，也能使模糊的想法变为具体的目标。

项目、任务和活动是一个简单的组织系统，项目是有共同目标的许多任务的集合，能帮助你规划未来几周甚至几个月的生活；任务是一些比较小、需独立完成的行动，包括了总体待办事项（没有项目的任务）、周目标、日目标；活动是只能在特定时间做的事，可以使用日历进行记录。

11、整理名片和通信记录。

人脉是每个人都需要的，管理好联系人的信息并随时保持联系，及时推进关系就显得尤为重要，特别是销售和售后服务人员更应重视。

可以用1Links APP整理你联系的每个人或组织的名片和所有通信记录（电话、邮件等），包括联系人姓名、工作职务、联系方式、日期时间和通信内容。

12、保持数据条理性。

定期整理电脑中的文件，按时间和项目进行分类，可以设一个名为“其他”的文件夹将不易分类的文件保存进去，文件整理的原则是：分类和搜索时尽量不花费时间、不需要记忆。

电脑的桌面要经常整理，移除已经无需处理的文件，只保留常用的程序快捷方式和一个名为“正在处理”的文件夹，将正在处理的文件和需要稍后处理的文件都放进去。

打造高效工作体质

1、两步晨礼唤醒身体机能。

建议每天比之前早起40分钟（可以从早起10分钟开始，逐渐形成习惯），早起后马上开始晨礼第一步——30分钟的运动，可以在家用“KEEP”AAP练习，也可以出门晨跑30分钟。

30分钟的运动已经能充分唤醒你的身体机能，保证你整个上午精力充沛，运动后洗漱一下，神清气爽的开始晨礼的第二个步——写晨间日记，回顾目标，记录昨天的事件，规划今天的行动，带给你高效工作的精神动力。

2、日常运动提高身体素质。

直接影响工作效率的就是精力，如果你精力旺盛即使一天工作16小时也能保持高效率，但如果你身体疲惫一个40分钟的工作也可能需要花费2小时。

每个人的精力都是有限的，但你完全可以通过运动为自己补充精力，长期坚持运动还能增大自己的精力储量，就像升级为大功率蓄电池一样。

把运动融入你的日常生活是最好的给精力充电的方法，就从每天30分钟运动的晨礼开始吧，最好能将有氧运动与无氧运动相结合。

3、保持体能的饮食习惯。

我们日常工作大约需要持续8小时，因此应该多吃低血糖值的全谷物食物，每天吃4～6顿，每次少吃点，这样食物释放热量的速度比较慢，你能在工作时间保持体能，不会经历工作两小时就很饿的局面。

我们身体中有2/3是水，如果不能及时补充水分，身体也会感到疲惫，工作时在桌上放一杯水，运动时也要随身携带水杯，及时补充水分，最好只喝白开水，含糖饮料会造成身体肥胖，咖啡不仅容易上瘾还含有利尿剂，会带走身体的水分。

4、把控工作/休息的节奏。

保持“工作/休息”的周期性节奏，每周休息1天，每天完成每日目标后就停止工作，工作25分钟就站起来活动一下（可以利用手环设置久坐提醒），四处走动或做简单的伸展运动都是很好的选择。

注重休息并不是说想休息的时候就休息，而是提前规划好每周和每天的休息、娱乐时间，如果放任自流只会让你更懒惰而不是更高效。

不要依靠咖啡提神，不要很疲惫才休息，不要觉得上网购物、玩游戏就是休息，周末睡十几个小时也不是正确的休息方式，选择工作25分钟休息5分钟、发呆、做运动、出门走走都是更好的休息方式。

5、经常为你的动力充电。

如果你只为了钱而工作，那每天的工作都是痛苦的；但如果你为了梦想而工作，那每天的工作即使再辛苦也觉得充满动力。找到那个你愿意为之不断奋斗的目标，这才是你保持高效工作最根本的动力源泉。

但是，没有人可以常年保持动力，挫折、批评和失败都会消耗你的动力，而每天早上写“晨间日记”时回顾一下自己的目标，就是为自己动力充电的最好方式。被客户拒绝、损失一个订单、进展停滞的挫折，比起让家人幸福、获得财务自由和实现个人价值来说就显得不那么重要了。

如果你的目标已不再能激励你，那可能你原有的目标已不再重要，或者制定的时候就是个错误。

6、坚持做不喜欢但很重要的事情。

我们每个人都是有惰性的，总是更愿意做那些轻松愉快的事情，但真正有利于我们成长的往往都是那些困难而且重要的事情，比如处理困难的项目、拜访难搞的客户、完成学术论文…

要相信自己的潜能，你的意志力就像肌肉一样，越练越强壮，多做你不喜欢但重要的事情，这不仅有助于你能力的提升，还能不断强化你的意志力，那些对你来说很痛苦的事情坚持一段时间就能轻松驾驭了。

7、15分钟法则。

15分钟法则是指在你遇到阻碍想要放弃的时候再多坚持15分钟，多做15分钟往往能让你度过最艰难的时期，得以恢复精力。

15分钟法则是很好的克服拖延和懒惰的方法，可以提升你的自律能力，而且15分钟也是从分心状态进入专注工作状态所需要的时间。如果15分钟之后工作状态渐入佳境，可以继续工作一段时间，也可以稍微休息一下再进入下一阶段的工作；如果15分钟之后精力依然没有恢复，那就停止工作或转入另一项事务。

8、逼出高效率。

你需要经常锻炼你的“生产效率肌肉”，否则它们就会变成“懒惰的脂肪”。

我们都知道，健身教练每次都会在我们感到轻松的时候增加训练量，而你也要成为自己的教练，不断加码训练量，永远不要让自己过得太舒服。你可以这样逼迫自己提高工作效率：安排更多工作，或者先休假把工作压缩到更短的时间。

9、避免多任务处理。

当你将所有的精力都投入到一项任务的时候，就会达到“心流”的忘我状态，大幅度提高工作效率。

但是，在多任务处理时你需要在不同任务间频繁切换注意力，这会大量浪费精力，而且也不可能达到高效的“心流”境界，反而极大的降低效率。

每段时间只专注一件事，永远不要同时做几件需要专注力的事情。

10、模板化常用文档。

制作常用文档的模板，比如申请、通知、合同、简报等，需要使用的时候直接修改内容就可以了，这能节约许多修改格式、遣词造句所浪费的精力。

11、保持敏锐。

如果长期接触繁杂而无用的信息，我们的精神会疲惫；如果缺乏学习，我们的思想会僵化。

整理你关注的微博、网站等信息来源，摒弃那些陈旧、落后的知识，远离那些带给你负能量的人，坚持关注行业前沿和领军人物，阅读多种书籍，观看有新思想的节目。

除了所从事的行业，也要学习一些其他技能，跨行业的知识和新的领域往往能激活僵化的思维模式，达到脑力训练的目的。

12、平衡创造力。

不同工作之间需要的创造力是不一样的，写企划案、写作、画工程图就是高创造力工作，而打电话、收发邮件、数据收集等工作就是重复的基础性工作，需要的创造力较低。

每天高效时段(一般是早上9-11点)主要集中处理高创造性工作，感到疲惫时或者低效时段(一般是下午2-4点)，可以交替处理创造性低的工作。

平衡好不同创造力的工作，能有效恢复精力，提高工作效率。

打造高效工作机制

1、四象限法则。

画出相互垂直的两个轴，一个轴代表重要程度，一个轴代表紧急程度，划分为四个象限：重要且紧急，重要但不紧急，紧急但不重要，不重要也不紧急。

将你需要完成的所有任务划分到不同的象限里，马上做“重要且紧急”的事；提前做“重要但不紧急”的事；委派他人做“紧急但不重要”的事，或者降低它的完成标准；拒绝或尽量少做“不重要也不紧急”的事。

2、先做最重要的事

每天，选出三件最重要的事情作为你的三只青蛙，先吃掉那只最丑的青蛙（最困难，你最不愿意做的事情）能保证你一整天工作的高效率。

如果你必须吃掉一只青蛙，不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙，记得要先吃掉最大最丑的那只。——博恩·崔西

3、80／20法则。

我们80%的成就来自于20%的工作，如果你每天感觉忙碌而又效率低下，那是因为你80%的时间都浪费在只产生20%效用的事情上。

不要让你用来完成重要任务的时间，都被那些“紧急但不重要”甚至是“不紧急也不重要”的事情所挤满了。

当你的工作已经超出你时间、精力的范围，认真思考什么才是你重要的20%任务，专注完成它们，淘汰那些贡献率最小的80%。

4、分解任务。

如果你是名销售主管，今年的目标是拓展100个新客户，而你的团队有5名员工，你会如何分解任务？

如果是让每名员工拓展22名新客户，总共110新客户，圆满完成任务，那你一定是名即将被淘汰的主管。

分解任务并不是简单的除法算术题，而是把公司要求的目标，变成员工可执行的任务。

假如根据过去的数据，你的团队主要是靠“拜访潜在客户”获得新客户，这一转化率是5%。就可以要求你的5名员工，每天需要打10个陌生电话，拜访2个潜在客户，并同时跟进2个转化中的客户。

每月、每季度总结每个员工获得新客户的情况，让业绩最优的员工分享经验，总结拜访客户的做法和话术并在员工间推广。

5、现在就开始做。

不需要事无巨细的计划好每一步，也不必等所有条件都准备充分才开始行动，现在就做，开始尝试解决问题，只要明确“下一步”就能推动整个项目的完成。

6、255工作法。

专注工作25分钟就是一个番茄钟，工作开始前初步计划好每项任务需要几个番茄钟。

每完成1个番茄钟，短休息5分钟，完成4个番茄钟长休息15分钟，如果每天可以完成8-12个番茄钟就是高效的一天。

7、批量处理。

把类似的工作放在一起集中处理，比如收发邮件，处理留言、电话、回信、存档等一切日常、重复的工作。

在处理一封邮件或者接到一项任务时，不要留待日后处理，马上决定“下一步：放入待办清单、转给他人、存档或者删除。

8、学会说不。

勇于拒绝不合理的要求和不在你职责范围的工作，没必要为了面子给自己揽一堆毫无效益的工作，你需要专注于你的核心任务，“学会说不”应该成为你的职场必备技能。

9、学会委托。

集中精力做那些高回报率的工作，对于自己不擅长的或者低价值的工作可以委托他人，或者外包给专业人士。

比如，可口可乐公司每年都要拍大量的广告，但他们并不会开家广告公司，而是花钱请专业的广告公司负责，他们只专注于“生产可乐”这件核心工作。

10、运用零碎时间。

完整的大段时间应该集中处理大任务，但日常的零碎时间也都应该用起来，比如通勤时间（参考阅读《可以在上下班路上做的50件事》）、排队、等人、会议开始前的间隙等等，可以读书、看收藏文章、收发邮件、回复电话等。

11、记录时间。

要避免时间黑洞，有效提高时间利用率的一个好方法就是做时间记录。

你可以使用纸笔也可以用手机APP记录每天的时间花销，你可能会惊讶于上班的8小时原来有3小时都浪费在玩手机和与人闲聊上了。这几款APP可以记录时间：爱今天、aTimelogger2、时间块、Timemeter。

12、回顾总结。

每天、每周、每年花固定的时间回顾和检视你的目标计划：目标的达成情况如何？需不需要调整计划？有什么可改善的地方？有什么收获？下一阶段的计划是什么？现在做的是否让你更接近人生目标？

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