今天是E站到底第3天,今天的学习内容是——不为人知的排序和筛选的高级用法。
在我的记忆中,排序和筛选这两个工具还是有用到的,不过就是一些升序和降序的简单用法。在今天的课程中老师讲到了,“字不如表,表不如图”,教会了我们排序和筛选的一些高阶用法,真是让我大开眼界......
一、基本用法
(一)排序:排序可以对数据更直观地显示,通过排序分析,可以将数据生成可视化的图表,表达更有力。
具体方法:
1、在开始菜单中找到“排序和筛选”,点击后选择升序或降序。
2、在数据菜单下找到“排序”,点击后选择升序或降序。排序的关键字和依据按照你想要的结果选择。
这里需要注意的是:
1、在多行中进行筛选和排序时,选择主要关键词时一定要选择数据区域的关键词,不能有与数据无关的空白行存在,否则数据是错误的。
2、选中其中一列数据进行筛选时,一定要选取“扩展选定区域”,否则,数据也是错误的。
(二)筛选
常用方法:在开始菜单和数据菜单中选择“筛选”,点击单元格内“倒三角”符合进行选取相关关键信息进行信息筛选。
这里重点讲“搜索器”的运用方法。举例说明:
1、筛选“包含1”的数字:很简单,在搜索框中输入“1”即可,筛选其他的数字,同理。
2、筛选以“1开始”的数字:在搜索框中输入“1*”,这里“*”是通配符,可以是任意多个字符。
3、筛选以“1结尾”的数字:在搜索框中输入“*1”。
4、筛选“4位”的数字:在搜索框中输入“????”,4个“?”占4个位置。这里“?”表示单个占位符,占1个字符位置,并且“?”必须是英文状态下的。
5、筛选以“1开始”和以“8开始”的数字:在搜索框中输入“1*”,点确定;再打开搜索窗口,在搜索框中输入“8*”,选取“将当前所选内容添加到筛选器”,就可以将先前筛选出以“1开始”的所有数据添加上。
6、精准筛选数字“7”:在搜索框中输入“ "7" ”,添加双引号后可以精确筛选。这里需要注意是 " " 双引号必须是英文状态下的。
7、筛选“*”:在搜索框中输入“~*”即可。
二、进阶用法
主要用于多条件的排序和筛选。
1、单条件排序和筛选:在数据菜单中选择“排序”,(需要注意的是表格内不能有空行),在下拉菜单中选择“主要关键词、排序依据、次序”等要素进行数据筛选。可以按地区、按销售员、按金额升序、降序、按颜色等进行筛选。
2、多条件排序和筛选:在数据菜单中选择“排序”,(需要注意的是表格内不能有空行),在下拉菜单中先选择单条件的“主要关键词、排序依据、次序”等要素,然后再点击“添加条件”,增加“次要关键词、排序依据、次序”等要求,点击“确定”进行数据筛选。这样就可以多条件地进行筛选排序了。
3、快捷小技巧:在单元格内点击“鼠标右键”,在“筛选”命令中可以选取“按所选单元格的值筛选”和“按所选单元格的颜色筛选”,非常方便快捷。
三、自定义排序
在Excel中,主关键词排序默认按照首写字母进行排序,在有些情况下,需要按照固定的顺序进行排序。具体方法是:
1、在“文件”菜单中点击“选项”—“高级”—“编辑自定义列表”—“新序列”—“从单元格导入序列”—“导入”—“确定”。
2、点击“数据”中的“排序”,选择主要关键字,排序依据,次序等要素。次序要选择自定义次序,然后点击确定。
四、模向筛选
前面讲到的是Excel里的竖向筛选,横向筛选就是把表格倒置一下,原来的行变成列,列变成行。完成转置有两种方法:
1、方法1 选择粘贴转置。这种方法数据源表格中的数据变化后再筛选需要重复操作。
2、方法2 函数转置。transpose函数可以把一个区域进行行列转换。这个方法,原表变化,公式结果也会跟着变化。
这里需要注意的是:选取区域后,在编辑栏中输入=TRANSPOSE(C5:I10),光标放在公式结尾处,按ctrl+shift同时再按“回车键”,再同时松开三键结束公式输入。