及时回复信息,沟通不留遗憾

偶然机会,听到了一段对话。

老师:“家长您好,您之前提报的孩子校车晚送的需求,我已经提拔到学校,并且将线路规划进去了,现在需要您填好接送信息的表格,而且需要提前预缴费用。”

家长:“不好意思,我的小孩现在不需要接送了,孩子爷爷过来了,晚上不需要校车送了。”

老师:“可是我们线路已经规划好了,车辆也安排好了。明天就要开学了,这种情况属于临时取消,第一个月的费用还是要收的。”

家长:“抱歉,老师。当时情况是这样的。过年的时候,我给您发了信息,您回复我说要到学校和我确认线路是否会到,到时候再回复我。后面一直没有收到您回复的信息,所以我就以为校车不到那个位置,就让孩子爷爷又过来接送孩子了。”

老师:“那好吧,我再确认下。”

从上面的对话,我们可以来分析话外之音。

家长是真的误以为校车线路不到,所以才安排爷爷过来的吗?可能性不大。如果爷爷是真的不能过来,家长一定会一直跟踪这个信息,直到确认了为止。校车能到,做下车;校车不能到,再想其他替代方案。家长问了之后,便没有了下文,可能说明这个消息对于家长而言,已经不再重要,替代方案比坐校车要好。刚好,这个替代方案就是爷爷过来。

老师是真的再去确认信息吗?是的,老师需要确认,家长说的是不是事实,他自己有没有回复这条信息。如果是真的没有回复,就只能接送家长不是理由的理由,造成的影响,只能由老师承担。

如果这个损失很小,这件事情就无痕带过。

如果损失过大,老师就开始反思。

第一,自己为何不回复这条信息呢?

以后一定要及时回复信息。及时,就是答案一经确认的第一时间,马上就回复。就算没有答案,也应该阶段性的回应,保持联系。同时,那些需要回复的信息,一定要重点做好记录,不要遗漏和遗忘。

第二,自己为何没有再次和家长确认呢?

不要提问就当成决议本身。哪怕是已经非常明显的意图和想法,在付出行动的时候,也要“多此一举”的和相关人员确认清楚。

反馈了消息,确认家长真正理解了;真正要确定行动,要正式和家长再确认一遍;直到最后问题解决了,还需要问下,对于这件事情,是否还有其他的疑惑,不留隐患。

第三,自己为何要自以为是呢?

你以为的不一定是你以为的。不揣测,不自认为,站在他人的角度看问题,想方法。当家长找到了自己,这件事情,就是自己的责任。

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及时回复信息,精准确认行动,让沟通没有遗憾!

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