大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十四）：项目沟通管理（一）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十六）：项目沟通管理（三）
一、规划沟通管理
1. 关于规划沟通管理
- 规划沟通管理时基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划。
- 作用是向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划。
- 应该在整个项目期间定期开展。
- 需要在项目生命周期的早期，针对项目相关方多样性的信息需求，制定有效的沟通管理计划。
- 应该定期审核沟通管理计划，并进行必要的修改，以确保其持续适用。
- 在本过程中，需要考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。
2. ITTO
| 输入 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|
| 1. 项目章程 2. 项目管理计划 - 资源管理计划 - 相关方参与计划 3. 项目文件 - 需求文件 - 相关方登记册 4. 事业环境因素 5. 组织过程资产 |
1. 专家判断 2. 沟通需求分析 3. 沟通技术 4. 沟通模型 5. 沟通方法 6. 人际关系与团队技能 - 沟通风格评估 - 政治意识 - 文化意识 7. 数据表现 - 相关方参与度评估矩阵 8. 会议 |
1. 沟通管理计划 2. 项目管理计划更新 - 相关方参与计划 3. 项目文件更新 - 项目进度计划 - 相关方登记册 |
3. 输入
3.1 项目章程
- 项目征程会列出主要相关方清单，其中可能还包含于相关方角色及职责有关的信息。
3.2 项目管理计划
- 资源管理计划：指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。团队成员和小组可能有沟通要求，应该在沟通管理计划中列出。
- 相关方参与计划：确定了有效吸引相关方参与所需的管理策略，而这些策略通常通过沟通来落实。
3.3 项目文件
- 需求文件：可能包含项目相关方对沟通的需求。
- 相关方登记册：相关方登记册用于规划与相关方的沟通活动。
3.4 事业环境因素
- 组织文化、政治氛围和治理框架。
- 人事管理政策。
- 相关方风险临界值。
- 已确立的沟通渠道、工具和系统。
- 全球、区域或当地的趋势、实践或习俗。
- 设施和资源的地理分布。
3.5 组织过程资产
- 组织的社交媒体、道德和安全政策及程序。
- 组织的问题、风险、变更和数据管理政策及程序。
- 组织对沟通的要求。
- 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南。
- 历史信息和经验教训知识库。
- 以往项目的相关方及沟通数据和信息。
4. 工具和技术
4.1 专家判断
- 组织内的政治和权利结构。
- 组织及其他客户组织的环境和文化。
- 组织变更管理方法和实践。
- 项目可交付成果所属的行业或类型。
- 组织沟通技术。
- 关于遵守与企业沟通有关的法律要求的组织政策与程序。
- 与安全有关的组织政策与程序。
- 相关方，包括客户或发起人。
4.2 沟通需求分析
- 分析沟通需求，确定项目相关方的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对相关方的价值。
- 常用于识别和确定项目沟通需求的信息包括：
- 相关方登记册及相关方参与计划中的相关信息和沟通需求。
- 潜在沟通渠道或途径数量，包括一对一、一对多和多对多沟通。
- 组织结构图。
- 项目组织与相关方的职责、关系及相互依赖。
- 开发方法。
- 项目所涉及的学科、部门和专业。
- 有多少人在什么地点参与项目。
- 内部信息需要（如何时在组织内部沟通）
- 外部信息需要（如何时与媒体、公众或承包商沟通）
- 法律要求
- 项目经理应该把可能得沟通渠道或途径的数量看作是一个项目沟通复杂程度的指标。
- 相关方越多，沟通渠道越多，沟通管理的难度越大：
- 潜在沟通渠道总量 =
,N为相关方数量。
-
相关方数量翻倍时，沟通渠道呈指数级递增。
4.3 沟通技术
- 可能影响沟通技术选择的因素包括：
- 信息需求的紧迫性
- 技术的可用性与可靠性
- 易用性
- 项目环境
- 信息的敏感性和保密
4.4 沟通模型
- 沟通模型可以是最基本的线性（发送方和接收方）沟通过程，也可以是增加了反馈元素、更具互动性的沟通形式，甚至可以是融合了发送方或接收方的人性因素、视图考虑沟通复杂性的更加复杂的沟通模型。
- 基本的发送方和接收方沟通模型，由发送方和接收方两方参与，关注确保信息送达，而非信息理解：
-
互动沟通模型，强调确保信息理解的必要性：
-
适用于跨文化沟通的沟通模型，适合人对人或小组对小组国通，不适合电子邮件、广播信息或社交媒体等沟通方式：
4.5 沟通方法
| 方法 | 描述 | 特点 | 示例 |
|---|---|---|---|
| 互动沟通 | 在两方或多方之间进行的实时多向信息交换 | 确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法 | 会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等 |
| 推式沟通 | 向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息 | 可以确保信息的发送、但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解 | 信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿 |
| 拉式沟通 | 要求接收方在遵守有关安全规定的前提下自行访问相关内容 | 适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况 | 门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库 |
4.6 人际关系与团队技能
- 沟通风格评估：规划沟通活动时，用于评估沟通风格并识别偏好的沟通方法、形式和内容的一种技术。常用语不支持项目的相关方。可以先开展相关方参与度评估，再开展沟通风格评估。再相关方参与度评估中，找出相关方参与度的差距。为弥补这种差距，就需要特别裁剪沟通活动和工件。
- 政治意识：政治意识是指对正式或非正式权利关系的认知，以及在这些关系中工作的意愿。理解组织战略、了解谁能行使权利和施加影响，以及培养这些相关方沟通的能力，都属于政治意识的范畴。
- 文化意识：文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异，并据此调整项目的沟通策略。具有文化意识并采取后续行动，能够最小化因项目相关方社区内的文化差异而导致的理解错误和沟通错误。文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。
4.7 数据表现
-
参与度评估矩阵：
4.8 会议
- 项目会议可包括虚拟或面对面对弈，且可用文档协同技术进行辅助，包括电子邮件信息和项目网站。
- 在规划沟通管理过程中，需要与项目团队展开讨论，确定最合适的项目信息更新和传递方式，以及回应各相关方的信息请求的方式。
5. 输出
5.1 沟通管理计划
- 沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何规划，结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。
- 包括：
- 相关方的沟通需求
- 需沟通的信息，包括语言、形式、内容和详细程度
- 上报步骤
- 发布信息的原因
- 发布所需信息、确认已收到，或做出回应的时限和频率
- 负责沟通相关信息的人员
- 负责授权保密信息发布的人员
- 接收信息的人员或群体，包括他们的需要、需求和期望
- 用于传递信息的方法或技术
- 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算
- 随着项目进展，如项目不同阶段相关方社区的变化，而更新于优化沟通管理计划的方法
- 通用术语表
- 项目信息流向图、工作流程（可能包含审批程序）、报告清单和会议计划等
- 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素
- 另外，沟通管理计划中还包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模版。
- 如果项目要使用项目网站和项目管理软件，那就要把他们写进沟通管理计划。
5.2 项目管理计划更新
- 项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。
- 可能需要变更的项目管理计划包括相关方参与计划，需要更新相关方参与计划，反映会影响相关方参与项目决策和执行的任何过程、程序、工具或技术。
5.3 项目文件更新
- 项目进度计划：反应沟通活动。
- 相关方登记册：反应计划好的沟通。
