你有没有遇到过老板让你汇报工作时,你脑子很清楚,一表达就语无伦次?
有的人总认为工作要多做少说,只要埋头苦干,干得好老板自然会看到。殊不知,当你只埋头苦干的时候,不仅把精力深陷于具体工作中,容易只低头不看路,而且老板都很忙,不可能把精力放在时时刻刻去关注每个下属的具体工作中,这时就非常需要下属将自己的工作时常进行总结汇报,才更有利于整个主体顺畅地运行。老板的时间和精力要分配到各个方面,所以高效的汇报非常重要。那如何做出清晰的工作汇报呢?
给大家分享一些小贴士。供大家参考。
一是目标先行
目标先行,是说要做出高效的工作汇报,要先确定一下汇报的目标是什么,想要达成怎样的结果。否则一上来先说一大片,不说老板时间宝贵,在一大片报告中没听到重点,容易精力被分散,就是汇报人也容易越说越糊涂,最终影响了整个工作的效率。所以要先清楚听汇报的人希望听到怎样的汇报,要善于多总结和练习归纳,先将汇报的目标列出来。比如说想要自身明确此次的汇报目标需要达到一个什么样的目的。目标各种各样,是需要向老板汇报最近完成的工作,以及接下来要怎样做?还是需要老板的什么支持,是增加人员还是资源支持?还有是向老板汇报最近项目进展、活动策划、会议流程,等等等等,不一而足。可以经常练习将这个目的用一句话写下来,经过一段时间的锻炼,就可以先具有一种要做高效工作汇报的思维。
二是逻辑清晰
高效的工作汇报,汇报内容逻辑清晰非常重要。要逻辑清晰就需要汇报的内容符合一些结构。应用这些结构可以无形中让工作汇报更简洁扼要又高效。汇报内容的结构可以用总分总结构、关键词结构、并列结构、递进结构、因果结构等等。这些结构可以各自使用,也可以综合使用。
汇报中先总的说明要汇报什么,然后使用分论点展开,最后再做个总结,就是总分总的结构。如果总分总结构中分论点用提炼的关键词来展开,就又是关键词结构,总分总结构中的分论点和关键词可以是并列的关系,也可以是递进的关系,也可以是因果关系。
比如分店向总店进行疫情防控常态化情况下分店怎样将影响降到最小的汇报,可以说“在疫情防控常态化情况下,我们分店为了将影响降到最小,分别做了三个举措:门店及时消毒、顾客分散预约、员工出行报备”接着讲三个模块各自如何具体做的,最后做个总结,就是总分总的结构。
再比如说“我将近一个月的工作向各位领导进行一下汇报,近一个月我们的工作做到了三个提升:效率提升、业绩提升、成果提升”之后分开讲三个提升具体是什么,最后做个总结。这就是并列的关键词结构。
因果结构的表达呢可以先讲出结论,然后讲原因,再讲解决办法,最终可能达成的结果。也可以先讲出观点或问题,再分析原因,提供选择方案,最后讲结合实际更赞同的方案等等方式。
比如:“我们的一个零配件没满足采购方A公司的一些参数,我们列出了三个方案解决这个问题:一是升级零配件工艺以满足客户要求,二是换一家供应商提供这个零配件,三是降低价格引导客户降低要求,最后我们结合实际更倾向于方案一升级咱们的零配件,老板您看呢”就既有遇到的问题又有原因和解决方案。
三是总结升华
我们的工作汇报如果采用了一些结构,让汇报这项工作更清晰高效,在这些结构的最后多有一些总结类观点。在这个总结类观点时,如果进行一些升华,会让整个汇报更亮眼,这时候听的汇报就不仅仅是个单纯无趣或烦琐的工作汇报,可能都成了一个小小的艺术作品,在解决问题的同时,还能带给人一种更舒适的感受。