工作汇报-结构化思维1-金字塔原理-美团四大名著

由于本周有一个方案和老板汇报,准备好了,但老板临时找我汇报,结果发现自己汇报时讲的有点乱,发现自己的结构和框架没有梳理清楚,导致讲的并不是很清晰,于是把《金字塔原理》这本书又翻出来看了看,这本书我已经看了5遍了,但再看的时候仍然感觉收获很大。这本书号称是《美团四大名著》之一,建议大家可以经常拿出来看看,真的是常看常新,每次都有新的收获。

一、为什么需要结构化思维

看先这些名词10秒后,再想着回忆一下,你能记住几个。其实会发现很难记住,因为这些名词之间毫无联系,导致记忆起来非常的困难。

但如果我再调整一下顺序,再看一遍,就会发现容易记忆了很多,因为信息与信息之间开始有了联系。人会自动的将信息进行归类分组,于是就可以方便进行记忆。

信息分组

在人理解的时候会将这些事物进行分类,例如「交通」「文具」「动物」「饮食」「生活用品」「景观」。人为甚会自动对信息进行归类呢,这是因为人的记忆是有限的,所以会自动将信息之间进行组合方便进行记忆。

二、如何运用金字塔结构

回到工作和生活中也是如此,因为大家交流的时间有限,特别是下级跟上级进行汇报的时候,上级时间很紧张,所以希望能够在尽量短的时间内将信息进行精简传递给他,方便他进行决策。如果你的信息很零散,他需要将你输入给他的信息进行组织,然后进行归纳出你的观点,这样的沟通效率很低,大家就会自然觉得你在浪费他的时间,你自己没有想清楚。所以为了节省双方的时间,需要你将信息进行归类整理之后传递出来,效率会更高。

大家在工作的日常沟通中,沟通的对象往往有一个预期的框架,你按照这个共识的预期框架,大家才能对你输出的观点有预期,这样沟通起来就非常顺畅。

举一个例子,你找老板希望加工资,那么你需要说明为什么要加工资。一种表述是:「老板,我几年都没涨工资了,最近外面又有猎头挖我,我有点犹豫,觉得外面的机会也不错,您对我这几年蛮好的,但工资没涨,家里压力也蛮大的,老婆孩子要养。现在新人工资都比我高,你看我这些年也做了不少成绩,同事们工资都涨了,我觉得现在实在有点干不下去了,希望能够给我涨点工资」

这段话基本把信息表达出来了,但还是有点乱,信息需要加工一下,如果整理一下后就是这样的

「老板,希望能够给我涨工资。首先,我的目前工资不是很合理。我已经几年都没涨工资,而同期同事们工资都涨了,现在新人工资都比我高,我在家里压力也比较大。另外,我在公司也做了不少成绩,xx项目和xx项目都是我推进的,也拿到了比较好的成绩,我的绩效也不错。但最近有猎头挖我,给我的薪水也不错。虽然您对我蛮好的,我也喜欢公司,但我觉得现在的付出和回报不成比例」

这两个表述的差别在哪里了,其实第二种表述下采用了结构化的方式来表达,整理出来就是如下的结构。

结构化表达

虽然最终还是不能决定老板能不能给你加工资,但至少你有理有据的表达,会让希望更大一点。

由此我们可以看到,结构化的表达是「结论先行,自上而下」表达,表达都是有结构的。其结构就是这样的,先说中心论点,再说分论点,再说分论点下的论据,这就是金字塔式的表达结构。

金字塔表达结构

金字塔结构化表述对于信息有纵向和横向上的原则

1.纵向上原则

纵向上信息分层从高到底。分层就代表有高低的概念,高层级的信息会统领低层级的信息。我们表述的时候要从高层级的信息开始,自上而下的表述。举个信息分层的例子:

本地生活是服务型电商,服务型电商属于电商,电商属于互联网,互联网属于IT(信息技术),IT属于技术,技术属于科学

为什么要先表达高层次的观点。因为听众或者读者在听到你的信息的时候,是线性输入信息的,得到一个观点的时候心理会产生很多疑问:「你为什么这样讲」「你的观点是怎么的出来的」,而你按照金字塔结构的表述刚好就能顺着用户心理的疑问曲线描述出来,刚好解答了用户心理的问题。举一个L先生说工作号里面文章的例子,他的文章非常符合这个结构。

L先生说文章

问题:为什么道理都懂但是做不到。--是什么原因?

观点:背后的原因是感性与理性的博弈。--为什么是这样的?

支持论点:

1. 理性上-不要关注沉默成本,关注未来的边际收益感性上:--解释理性的想法

2. 感性上「努力辩护」-支持分支论点-「宜家效应」会导致人忽略理性--解释感性的想法

结论:人的感性认知大于理性认知,告知忽略「沉默成本」--得出最后的结论

2. 横向上原则

1)信息横向分类平齐。分类就是对于同一个信息进行归纳分组,对于信息进行分类。分类的原则是同一个层级的信息是属于统一层级的,不能跨级的使用信息。金字塔原理提出了著名的「MECE原则」,同一个层级直接分类要相互独立,互相穷尽。

例如你表述用户增长,拆分为两类:流量增长和转化率提升,这是两个不同的分类。再展开讲流量怎么增长,转化率怎么提升,每个要素都独立表达。

金字塔原理的结构

2)信息之间是有支撑关系的。底部信息是支撑上一级层级信息的,这里面是存在因果关系的。底部信息(一般是事实)成立才能推导出上一个层级的观点,然后进而推导出中心论点。用数学的观点就是底部支撑信息是上一层级信息成立的必要条件。这里面的推倒关系有两种:「归纳推理」「演绎推理」

「归纳推理」:通过归纳多个相同现象得出结论。例如:公司A快倒闭了,因为公司A主营的a业务倒闭了,b业务倒闭了,c业务倒闭了---得出结论,公司A快倒闭了。

归纳推理

「演绎推理」:通过一个不可辩驳的公理推导,典型的是三段论。命题1成立,命题2属于命题1,进而命题3成立。例如人类在真空中会死掉,你是人,所以你在真空中会死。或者豹子跑的快,我是豹子,所以我跑的快。

演绎推理

所以我们在写文章得出结论和观点后,需要进行检查,从上而下与从下往上去看逻辑关系是否成立

Top-Down:问why so-为什么是这样的。支撑你结论和观点的论据是什么,论据是否充分,是否有其他情况会导致结论也成立。

Bottom-Up:问so what-然后呢。你的这个信息可以得出什么样的结论,结论的成立是否充分,是否可以得出其他的观点或结论。

三、金字塔结构类型

从上面的例子我们可以看出金字塔主要有两种类型:并列式与递进式。并列式是一个中心观点,多个论点得出中心结论,递进式是推导由多个论点直接相互推导出中心观点。

金字塔类型

并列式的结构一般有三种形式的并列结构,分别是时间顺序,空间顺序,程度顺序。

时间顺序是按照一个事情在时间上的前后关系列出,第一步,第二步,第三步。例如我们完成这个项目报告,需要分为三步:首先进行市场调研了解用户需求,然后根据用户需求痛点提出方案,第三步开发产品完成交付。

空间顺序是按照事物在空间上的结构关系来阐述,例如我这个事情需要xx时间上线,需要设计部xxx,开发部xxx,产品部xxx,商务部xxx,几个部门一起通力合作才能完成。设计部、开发部、商务部是空间上的并列关系。

程度顺序是按照事情的严重程度来进行阐述。例如做项目复盘,我们这个项目延期了,首要问题是没有一个明确的项目负责人,其次是各个部门对于事情的动力都不足,再次是中间出现了多次变更,还有很多细节问题等。

四、总结

最后总结一下,金字塔原理的原则,16个字来概括:以上统下,结论先行,归类分组,逻辑递进。如果文章结构按照这个原则写下来,就可以将文章的每个要点与主题浓缩成一段话,进而可以在几句话内把事情讲清楚,这就是常见的「文章摘要」。

如何测试自己是否已经做到了呢?可以采用「电梯法则」测试一下,电梯从10楼到1楼,大概2-3分钟,你尝试到这段时间内用你的话把事情说清楚,如果说不清楚,说明你的文章结构可能还不够精炼,还有修改的空间,通过这种方式可以不断提升自己文章的结构。

金字塔结构说起来其实也不复杂,但是这个逻辑思考和写作的方式最难的地方在于实践,你需要不断的练习才能达到熟练的运用,当你熟练运用之后你会发现那些表达清楚的人原来都是按照这样的原则来的,所以要勤加练习。

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