与其“围堵”,不如“疏导”

    最近工作上从销售转为采购。由于采购属于辅助型的职能部门,因此平时工作上一直谨记自己的工作职责。作为采购,主要是管理供应商,帮助其他部门协调好与供应商之间的工作,在内部与供应商之间起到桥梁作用。我的工作对象是供应商和内部客户。按照一般分工而言,由采购之间联系供应商,业务是不直接联系供应商的。但是公司的业务有点特殊。我们采购直接将成品买回,公司不再进行任何加工,由业务员直接将成品销售给国外客户。由于流程较短,为了加快工作速度,业务员经常直接联系供应商。

    今天就出现了同样的事情。业务员收到一份投诉,她直接联系了供应商,将问题、解决方案、后期跟踪计划都发送给了供应商。常规而言,一旦供应商进行了后续改进,这个工作就差不多结束了。但是业务员很奇怪,她通过微信完成了所有的工作,供应商也做了回复;但是她又邮件要求采购部门处理该投诉。说实在的,如果一开始她将问题直接传递到采购部门,采购部门直接和供应商进行投诉处理,得到的反馈也可能同样。所以实际上她已经解决了问题;既然解决了问题,又怕大家觉得她手上伸的太长了,因此些这样一份邮件。说实在的,我们现在这种业务模式,由于内部流程短,业务部门直接联系供应商的情况会经常发生。很多时候,业务部门与其将邮件发送给采购部门,然后采购部门又将邮件转发,有时处理事情的速度的确不快。但是正常的流程就是应该采购部门联系供应商。按照职责而言,业务部门是不能直接联系供应商的。但是这种模式,根本避免不了业务部门直接联系供应商。在最近转入采购部门后,我就发现了这种情况,一直也有点头痛。晚上出去散步时,还在思考这件事情。后来看电视,看到电视里面讲到大禹治水的故事,突然有了灵感。实际上在这个事情上,业务部门为了办事效率加快,必然会直接联系供应商。在这点上,如果采购部门一味的“围堵”,一方面伤害双方的感情,也有可能真的减慢做事的效率。一旦减慢做事效率,业务部门必然会投诉。与其被投诉,不如让他们去做。如果真的有事情发生,大家在一起解决即可。所以,与其“围堵”,不如“疏导”。

       想到这一点,我根据不同的供应商,建立不同的微信群。希望大家在微信群中讨论项目,解决问题,加快工作效率。

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