组织易效能天使28班2.0,第四次班会的收获

2月24日,早上7点40分随着我宣布第四次班会的结束,完满地完成了本次班会。回想起本周班会从班委宣布班会主题、策划、组织、实施这4个环节,我有如下的体会和收获。

宣布主题。由于本周刚好在春节假期中,班委们的小伙伴都沉浸在春节欢乐假期中,而忘记2月24日召开班会的事情。我本周在星期一开小组会时,在小组中宣告过可能班委要进行班会,希望小组成员配合好工作。但我在周一到周四这段时间里,由于缺乏了积极主动地提醒班委们,以至于班委们都忘记订立主题了。到了周四上午,李娟副班长才在班委群里宣布本周班会主题是阅读,采用b类的分享方式。由于b类会议是请嘉宾主题分享,没有存在小伙伴们抢名单分享的环节,所以相对周检视会,相对简单。周四中午,我接到李娟的提示,要我们第三小组承办班会的消息,我当时第一反应是产生了一股怨气,抱怨班委们怎么这么迟才通知我们小组承办班会呢。但是突然间转念一想,这不就是高效能人士的七个习惯中积极主动的表现场景吗?既然是如此迟才要策划班会,这个已经是摆在面前的事实了,我要接受这个事实,我现在能为这个策划积极主动地做些什么呢?于是,我开始收集b类班会的描述和要求,在下午写出了基本的班会框架,分别是介绍阶段、分享阶段、总结阶段。把这个框架发到班委征询意见,并定了周四22点30分务必请班委们提供意见或建议。可是,我做的这一切,一直没有得到班委们的反馈。刚刚收到周五早上6点30召开班委会,于是,我就在周五早上的会上,提出了我对周六班会的框架描述,并请示班委们的意见。最终结果是班委和教练老师在班委会上还是没有明确的定论。于是,我周五早上10点开始,就一直追问和明确我之前写的班会框架是否符合。终于,在中午时间,班委们终于就我写的框架,达成了共识,按我写的框架推进班会的承办工作。但是,此时留给我的时间只有周五下午的时间了。

策划和组织阶段。周五下午,当我明确了策划框架后,我就在小组上动员各位组员们积极参与主持人、时间大臣、记录大臣、文字推送大臣、录音大臣的扮演。估计是组员们都有相关的事情要忙,只是组长带头选了个最轻的时间大臣的活,余下的角色其他小伙伴都没有了回音。于是,我就安排了影艺同学担任文字推送大臣,艳华同学担任记录大臣。幸好她们后来都没有推辞担任。接下来重头戏是主持人。我对每个未报名参与角色的小伙伴们逐一通知,得到的答复不是忙就是安排不了时间。还有我安排艳华同学写主持稿,可艳华同学说完全不会写。如果我以前的话,就会抱怨对方如何如何。可是,我没有抱怨,既然大伙不参与主持和协助写稿,我就自己挑上这个活吧。此时我想起了周四晚上分享过身残志坚的敬丹同学,我这点的困难比起她的遭遇,真的是小菜一碟。于是,我抓紧时间,在16点到17点,在单位写了主持稿,并分配好时间大臣、文字推送大臣的配合主持的行动,并发小组群,让以上2个角色也下载配合。希望他们能提供相关的意见,可是最后还是石沉大海,没有意见。可是我十分享受这个过程,因为,积极主动的考题终于到了,我终于可以在面对困难时,选择了积极主动地去处理问题,而不是推诿、抱怨和逃避。

彩排阶段。周五晚上8点,我一吃完饭就洗完澡,全身心投入到彩排中,间隙中与汤老师确定了嘉宾的出场顺序和时间,汤老师还提醒我不要安排得计划那么紧凑,要预留空挡时间来串词。彩排包括试麦、录音等。大概9点左右,我们小组的lily教练才回复我微信,说她断网好几天,没有留意到我微信的问题,现在她一边补充班会环节,在嘉宾分享前,加入2分钟班委对本周践行情况的总结,让我通知班委对接;她还教会我如何带动参会伙伴的积极性,如何维持会议秩序,这些都是宝贵的经验积累。接到增加总结的任务后,我马上联系班委,幸好李娟班长能积极配合工作,她来做周六班会的总结。于是我再次修改主持稿,演练了3次后,才发小组群让时间大臣和文字推送大臣配合主持的工作。在排练中,我想起《清单革命》这本书提到清单的力量,于是我就把周六早上我准备班会前,要做的事宜写成清单。

实施阶段。到了周六早上6点20分,我按昨天写的清单,准备好相关的开会物品、录音和电脑。特别是到了6点30,我基本上脑子一片空白,幸好那份清单的引导,才使得自己一步步地按清单进行。会议如期开始,我按之前的稿子进行主持,一切都很顺利,时间大臣和文字推送大臣也及时配合好。终于,在7点40分,班会完满结束。我总算松了口气。1天半的准备时间,真的是好紧,但是,我终于做到了通过转变观念,积极主动地应对各种困难,基本完成了承办班会的任务。在此由衷地感恩配合的各位伙伴们。

结语:接受现实;积极主动想办法应对;计划中要留缓冲的时间不能排成得太紧凑(以免意外情况出现能留有时间应对);明确自己担任某个角色的使命和要求,尽量担任好这个角色。

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