《高效清单工作法》让清单行动起来,不只是许愿单

每年年初,许多人都会定下各种各样的计划。有的还发到朋友圈让朋友督促自己,可到了年末又有几个完成的呢?

据任务管理软件iDoneThis统计:

41%:有 41% 的待办事项永远不会完成

50%:已完成的待办事项有 50% 是在一天内完成的

18%:已完成的待办事项有 18% 是在一小时内完成的

10%:已完成的待办事项有 10% 是在一分钟内完成的

这些数据告诉我们:

41%的待办事项是无效的;

许多待办事项能很快完成;

许多清单都太长了;

许多人是在没掌握日程安排和可用时间情况下处理任务的。

为什么有了清单我们还是不能完成任务呢?也许你认为是因为拖延症。其实还有个更大的原因——不会列清单。下面就介绍一套列清单的方法。




清单分类

主清单:它是你所有任务的滚动储存库,记录每个任务的地方,只要有个想法都可以丢进去。

目标清单:复杂任务,比如旅游、考驾照。非一天或直接能完成的,需要分解成小任务。


微任务清单:15分钟内能做完的任务,可以用一整块时间批量完成。这样能避免切换任务时候,分散注意力干扰重要工作。

日常清单:就是当天要做的任务,尽量全部完成。按优先级排序,每日结束进行核查。把日常清单提取出来,是为了避免选择太多,认知疲劳。

协助清单:需要他人协助的任务,写一个简短的笔记,说明你需要的信息类型(如电子邮件、电话、报告、电子表格等)、格式,以及你希望对方交付的日期。

已完成清单:顾名思义,已经完成的清单。不只是看一下过去的成绩,给自己打气,还有助于你观察自己效率的水平,从而判断类似任务需要的时间。



设置限制

截止时间:根据过去的经验,估算需要的时间。可适当地宽限时间,如果你需要点挑战,可以缩减时间。截止日期的好处是避免让计划遥遥无期,增加紧迫感。

场景分类:按项目、类型和地点,对待办事项进行分类。能帮助你选择日常清单中的任务,以补充你的具体情况。


限制条目:日常清单的条目不能超过7条,微任务清单总共可算作一条。其实,任务完成不了的主要原因就是任务太多,看着长长的条目,就可能打退堂鼓了。限制条目一方面是更容易完成,一方面还能减少认知决策。更可贵的是,如果当天任务完成了,还有空余时间的话,可以自行安排,算作超额完成。



增加动力

确认目标,在每条任务下写清楚,设定目的和原因。找到内部动机,能让你更有动力。

动词引导,使用开始、完成、检查之类的主动动词引导每项任务。



定期检查

评估,对没有完成的任务进行评估,如果是难度太高就降低难度或直接删除。

分配,把主清单中的任务,分配到其他具体清单中。




要注意的是,本文没有完全按照书中的逻辑去写,因为我觉得按照列清单的顺序去写,更方便使用,使用也是我读书和写书评的意义。好了,这本书就讲完了。

感谢阅读。

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