为什么别人给我的反馈文件和我当时邮件里注明的要求不一致？

为什么别人迟迟没有回复我的邮件？

领导问自己一项工作为什么进度落后，自己用“我已经给他发邮件了，他没回”来推脱，领导在叹气，自己却在纳闷？

在学生时代，我们基本只需要管好自己，就可以取得不错的成果。但进入职场以后，除非自己是天才，否则一个人单打独斗是不会有什么大成绩的，我们必须学会在一个团队中当好一名合格的成员。而“沟通”是每一个职场人的必修课，有效的沟通可以消除误解、凝聚力量、形成战斗力、提高工作效率，而无效的沟通可能引发新的冲突和误解、造成意料之外的工作失误、耽误项目进度。所以主动构建多维沟通力就显得尤为关键。下面，我将从信息发送者、沟通方式和媒介、信息接收者三个方面分享一些个人看法，希望对大家有所帮助。

如何做好信息发送者

我们发送信息的目的，是为了使接收者理解、进而接收到我们的信息。为了实现这一目的，我们在发送信息时，需要主动考虑接收者的需求，站在他们的角度去考虑问题而不是单纯考虑自己的需求。具体地，我们可以参考如下几点：

1. 采用能够引起对方注意的展示方式

大家都很忙，所以基本没有人喜欢看大段的文字，然后自己找重点。考虑到这一点，我们可以主动想办法将重点呈现出来，来引起他人注意，进而达到传递信息的目的。

比如说我们可以将邮件标记为重要邮件，进而引起接收者的注意，要重点阅读此封邮件，赋予其足够的优先级；

再比如我们可以建立一个表格将何人负责何事以矩阵的方式呈现出来，比文字更具有冲击力；

再比如我们可以罗列一个1234，简单地列举也比直接大段文字直接呈现好，别人也会感受到我们的用心。

2. 将对方最关心的内容准确且清晰地呈现

接收者最关心的无非是这么几点，工作内容、截止时间、工作要求、反馈格式、反馈方式等等。这就要求我们在表达时要点先行，先用一句话把事情交代一下，然后再补充细节。对于接收者最关心的这几个问题，一定要准确且清晰地表达出来，方便他人明白要求，也方便自己只用一次沟通就可以把事情做好。

3. 表达内容要让对方能够看懂

我们需要在表述中将问题背景交代清楚，说明前因后果，否则没头没尾地直接提要求，别人会感到迷茫，而且心里也会不舒服。

此外，如果我们在文件中用了一些专业术语，我们也要在第一次使用时对其加以解释，不能预设每一个信息接收者都是和自己同领域的专家。

4. 主动消除有可能的沟通障碍

在表达时，我们要注意不要使用能够引起歧义的表达方式，一句话传达出的观点只能是一种确定的理解，所以我们要注意句子的长短和主谓宾的搭配。此外，我们还可以在细节上下功夫，比如说当我们要求对方在下周一前反馈意见，那得说明是下周一的0点还是24点；再比如，如果我们担心对方不知道该如何联系到自己，我们可以在邮件后面加签名，注明自己的电话和其他联系方式。

5. 确认闭环

这是我们最容易忽略的一点，我们最常见的一个沟通误解就是认为信息发出去了，对方就一定收到了。比如说如果我们在内网发邮件，结果收件人出差了，我们却误以为对方肯定收到了我们的邮件，结果造成工作上的失误，我们本可以通过发消息或者打电话的方式来确认对方有无收到的，如果别人确实出差了，那我们可以及时协调项目组的其他成员来配合我们的工作。

所以在发送信息时，我们可以请对方收到请回复，如果对方在一定时间内未做任何回应，我们可以打电话，如果电话联系不上，那么我们可以询问和TA在同一个项目组或者同一个办公室的人，总之，积极主动地完成沟通闭环，是信息发送者的担当，体现了我们的积极主动和认真负责的工作态度。

如何选择沟通方式和媒介

针对发送内容的重要性、紧急性，接收者的职位、年龄等因素，我们可以选择不同的沟通方式。具体分为正式书面沟通、正式口头沟通、非正式书面沟通、非正式口头沟通四种方式。每种方式也对应不同的沟通媒介。

其实大家看到分类，根据经验也就能知道沟通方式对应的媒介选择，根据媒介的优缺点也能知道如何更好地发挥其优势。比如微信可以发表情包，沟通更为轻松；电话沟通非常即时、及时；邮件沟通比较正式，关于如何利用邮件进行沟通，可以关注笔者公众号的另一篇文章《如何利用电子邮件进行高效沟通》。

如何做好信息接收者

作为一名接收者，最重要的是做好两点：

一是及时回复收到，最起码在24小时以内要做出收到的反馈，让发送者放心。

二是针对邮件中的内容，对有疑问的方式及时与发送者沟通，消除误解。如果感觉信息发送者没有把要求说明白、讲清楚，那也要主动沟通，确认工作要求以及其他细节，一定不能想当然，按照一厢情愿地理解去行动。

然后就按照要求，在规定的时间内按照规定的格式，逻辑清楚、表达准确地予以反馈。

总结

作为发送者，从关心接收者的角度出发，正确清晰地编码并且确认对方已收到；选择合适的沟通方式和媒介；作为接收者，及时反馈，正确解码。我觉得做好沟通的这三个环节，沟通就不会出什么大问题。