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主持会议的第二个动作要领是全程控场。它也可以像行为设计一样,通过4种不同的方法来把握。
方法一：会前积极跑动
会议主持人要做的沟通，80%都发生在会前（比如场地、时间、环境和规则的设计），而不是开会的时候。可以说，会议主持人的一项特权，就是可以在会前发起想做的沟通。比如，你平时和领导沟通的机会不多，但是当你要帮他筹备一个会议时，就可以向领导多请教:“这个会您希望怎么开？我作为会议主持人，您给我提提要求。有什么需要我特别注意的吗？根据您的时间安排，您希望会议多长时间以内结束？"非常重要的一点是，你要提前与会议上最终做决策的那位领导达成共识：“您有多长的发言时间？您看您的发言安排在什么时候？您是先说还是后说？”如果不提前做沟通，领导可能会在会议半途起身说:“你们继续开，我还有个事先走了。”那所有人都会接收到“领导不重视这场会议”的信号，你的主持工作也就难以为继了。可以想见，会前积极跑动，与领导碰一碰上述事项，是非常有必要
的。除此之外，你还可以提前制定会议议程，和主要的与会者做一轮沟通，这其实是收集”大家情绪和意见的过程。如果有些人的情绪比较特
殊，那你就可以提前给作为会议决策方的领导打个预防针：“市场部的王总情绪有点激动，我先告诉您一声。”这样也有利于大家在会议上沟通。还有的会议主持人会事先跟几个同事打好招呼：“咱们这个会，领导特别希望多讨论，你到时候可得帮我。宣布讨论的时候，你可得率先发言，不能把我晾着啊。”只要安排好一两个“内线”，他们一带头，会议的讨论氛围是可以得到保证的。
方法二：开场自我赋能
第二个控场的办法是准备好开场白，在会议甫一开始就向所有与会者传递一个强烈而清晰的信号：“我是主持人，由我把握会议程序，你
们都要遵守我制定的会议规则。”进而起到自我赋能的作用。不过需要注意的是，会议主持人的开场白有别于一般意义上的演讲。如果你像发表演讲一样不时地抛出金句，恨不得还要抒发感情，那么与会者（都是合作伙伴）会感到尴尬，也会觉得你的表现过于刻意，太刷存在感了。
关于如何设计开场白，著名投资人、经纬中国创始人张颖的方法非常值得借鉴。我先叙述一下和张颖认识的经过。当时，他带着几位同事来我们公司开会。这样的会议通常是由主人主持，但是张颖落座以后看了一眼表，紧接着说：“大家都挺忙的，创业者都不容易，互相理解。这样，咱们定下来，今天就谈一个小时，一个小时结束我们就走，不耽误你们时间好不好？”张颖用这样几句话明确了会议的时间、节奏和讨论范畴，一下子从客人变成控场主持人，这就是开场白的范式。开场白应该单刀直入地宣示会议目标，像这样表述：“各位同事，今天特别荣幸能够为大家担任这场会议的主持人。我们先来定一下目标。”会议目标可以是与时间相关的，比如张颖提出的“今天就谈一个小时”；也可以是与议题相关的，比如如“我们要讨论这几件事”；当然也以是与讨论方式相关的，比如：会议人人都能发言”。这些设计都可以起到给自己赋能的
方法三：会中敢于干预。
如果我们设计好开场白，并且提前积极跑动，会议通常就可以顺利推进下去。然而，我们常常会在开会半途遇到一些突发情况。比如，在一场需要集思广益的会上，除了事先找的内应，大家都不吭气；再比如，大家的讨论过于发散，偏离原定的会议目标，等等。这就需要我们利用控场的第三种方式一“会中敢于干预”，来解决上述问题。这也是主持人非常重要的职责。具体来看上述两种情况的解决方案。当你发现要冷场时，可以马上说：“我们分个组，大家把意见在小组里先统一一下。”而当你预感小组讨论也难以推进时，可以说：“来，我们秘书组准备了一下，给每个组发一张大白纸，大家把意见做一个可视化的呈现。”通过有效的干预手段，让大家进入另一种发言结构，从而化解无人发言的问题。而当讨论过于发散，变成“跑题大会”时，你可以使用这些技巧。首先，提醒时间。像这样说：“大家聊得这么愉快，但是我不得不提醒大家一下，咱们这个会可只剩20分钟了，得抓抓紧。”用时间来制造紧迫感。其次，叫暂停。这也是主持人的特权。“先停一下，回过头来看一下会议目标，咱们刚才的讨论是不是还锁在这个目标上？咱们收拢一下。”等大家冷静下来，重新思考问题。再次，吹犯规。发散往往是因为有人不按照规矩发言。比如，一个人老是打断另外一个人的发言，话题就容易被带偏。如果会前已经“立规矩”，规定“任何人发言不打断”的话，主持人在会上就要敢于指出对方犯规了。这样既能保证会议效率，也能保护我们规则的效力。对于吹犯规这件事，总会有人问我：“其实大家都挺好，就是上级最容易犯规，的确，拖堂的、跑题的、主持人还按不住的，通常很难搞。但我的建议是，难搞也要搞。无外乎从两方面同时发力：一是会前沟通时，帮领导做足准备。很多领导在会上东拉西扯，其实是因为他们没想好，所以会“失焦”。二是加强规则管理的信号。比如，在设计发言时间时，早早地把计时器立在桌面上，到点儿铃声大作，再不自觉的人也会及时调整自己的节奏。
方法四：结束出口成章
将“偏离正轨”的讨论引向正途后，我们再来看会议控场的最后一种方式，结束时要“出口成章”。
会议行至尾声，通常有领导发言的环节。但千万不要以为领导发完言，会议就结束了。领导提出的只是他的想法和要求，并没有做任何“关闭会议”的动作。作为主持人的你，一定要在领导发言后总结整场会议。我认为，好的会议总结本质上就是口述一份会议纪要，其中不会有态度或者感受层面的东西，只是就事论事而已。看起来很简单，但在一名优秀的主持人口述完会议纪要以后，给大家最直观的感受应该是：“主持人脑子太清楚了，刚才这么一段乱讨论，他居然不费吹灰之力地总结出来了。＂当然，“不费吹灰之力”是有技巧打底的。首先，主持人要高度管理自己的注意力，在每个讨论环节结束时将形成的决议记在笔记本上，或是填写进格式化的表格里。当然，不同组织对于会议纪要的要求不同，只要把握核心要素，可以不完全按照格式记录。会议纪要的核心要素包括：决议，也就是下一步的行动是什么？每一项行动的责任人是谁？行动的起始时间和截止时间是什么？记下这些要素后，就可以形成一份完整的会议纪要了。
其次，主持人要提及所有人的意见。一场会议讨论的议题和每位与会者的工作息息相关，应该把每个人的意见都归纳进来，让大家意识到这场会议是所有人的事，要对各自的意见乃至后续行动负责。那么，你可能已经意识到其中的风险了：如果在总结时把一个重要小组／个人提出的意见，或者前期做的工作遗漏了，那你不仅没有完成收尾工作，还当场把人给得罪了。最后，主持人巧妙地表达自己个人的想法。这些想法如果没有在会上经过充分讨论，按说不应该出现在总结环节。但经验丰富的主持人会在总结完、宣布散会、所有人站起来的瞬间跟上这样一个感
叹：“我现在不是主持人了，我谈谈我的感受。”这意味着他可以站在自己的立场（而不是主持人的立场）上，向尚未离场的与会者表达看法，而且，这个瞬间的沟通效果更好，互动更充分。
I：
在主持会议的时候，有人老爱跑题怎么办？有人老是超时怎么办？讨论问题的时候没有人愿意第一个发言怎么办？今天给大家分享一个全程控场的动作要领。
因为要做到全程控场，功夫可不仅仅是会议时间，在会前会会中会议结束都需要通过合适的沟通做到最佳控场效果！
下面我根据四种不同的方法来给大家介绍一下：
第一个控场办法：会前积极跑动
尽量提前与参会的所有人沟通一遍，发言的人和听会议的人，参与谈论的人，分工不同和各个参会人员后沟通一遍，收集每个人的情况，领导发言稿和时间确定，会议气氛互动的人员等都提前确定，并告诉清楚他们要做什么，不清楚的不会做的要提醒到位！
第二个控场办法：开场自我赋能
主持人准备好清晰的开场白，明确并强调会议规则，时间和讨论范围等。
第三个控场办法：会中敢于干预
会前积极跑动，统筹工作到位，会开始时规则清晰，会中如果有人跑题或超时，主持人要敢于提醒：比如提醒暂停一下，请大家回到今天讨论的主题。比如，时间超时可以用上工具计时器提醒，冷场时可以提议转换方式来继续讨论等等！
第四个控场方法：结束出口成章
这个需要主持人注意力超级集中，及时记下会议过程中的讨论的议题或核心要素，并需要提及所有人的意见。最后在会议结束环节将大家讨论形成的决议来一个清晰总结！用文字或表格等形式呈现给到大家！
以上的四个方法特别适合职场集思广益讨论会、或者各种学习培训会。
A1：
上周三，老板通知全体员工开会，谈到最近疫情，客人少，早餐停掉，节省成本。另一位酒店负责人提出不同意见：有早餐是酒店和附近同档次店的优势，如果停掉，不但优势没有，更是比别家处于劣势，因为不在马路边！结果经营负责人之间没有沟通好，会议结果虽然听最后听老板的暂停，但是事实上真的不是特别完善的决定，会议中员工看着领导的不统一而心生尴尬！
反思：如果会议有一个主次，这个主持在会前提前跑动，知道了老板的想法和另一个负责人不同的意见就可以先领导层沟通达成共识后再开会！
以后不管多小的会议都要在会前明确内容！
A2：
目标：下周三酒店例会来一次各岗位模拟服务客人礼貌用语等的培训会议！
规划：
我做主持，先问老板和马经理的想法是否统一，如果统一，那么确定日期和会议时间，酒店员工群发布会议信息和主题，确定有马经理来培训，培训内容根据平时工作发生的事情，和网上搜一些各种情景案例。
会议开始时：由我宣布本次会议的规则：时间总1.5小时，手机静音，由马经理出题先培训，然后每个部门每个人都要选择一个情景来模拟礼貌服务客人。
会议中间如果有员工太吵闹，及时干预提醒！有员工不配合，及时提醒下一位继续，让他延后准备准备一下再来！可以客房和前台分开，定时器定好时间，时间到，结束后每个部门汇报结果，有做的最好的人来分享他的服务工作心得！
会议结束，及时汇总出马经理的会议核心要素，以及大家分组实战模拟服务客人的评优结果
宣布有老板来颁发奖励！评优特别奖，参与者每个人都有小礼物！
