反馈是一门艺术。
美国关于提升组织能力的一个重要流派是绩效改进,该流派的主要思路是通过系统的方法提高组织的效率,增加有效行为,降低行为代价。该思路主要基于行为工程理论对工作进行了行为分解,从技术控制和人员控制两方面提高效率。
反馈是在技控的第一层,对工作结果的影响程度也是最高的,属于“数据、信息和反馈”的一个要素。既然反馈在工作中、沟通中如此重要,我们应该遵循什么原则呢?
PIC原则:
Positive-正面
Immediate-及时
Certain-确定
即,应对人员提供尽量正面、及时和确定的反馈。实际工作中,及时和确定可以理解,但是正面是不一定能满足的,因为人员的具体表现不同,我们不能总是逃避问题。对于负面的反馈,可以采用BIC工具,简单来说就是一次性陈述负面行为、不良影响以及造成的后果,达成一致,促进问题的解决。
这是反馈在工作中的重要性和原则,其实在沟通中也是同样的道理,参考上述的反馈原则。
反馈就其类型,可以分为正面增强型(Positive Enhancement)反馈和提高型反馈(Improvement)。正面反馈,如果不提供,有效行为可能会消失(If you do not appreciate, it will depreciate);负面反馈,如果不针对无效行为或不良影响提供反馈,问题得不到纠正,团队氛围也有可能会被带偏(If you do not correct it, it will spread or be enhanced)。
反馈要及时,也就是说,针对工作活动中的项目表现或工作表现,均应尽可能早的提供反馈,不同的是,正反馈尽量当众提出,让正向行为加强,让该行为被模仿;提高型反馈应尽量私下提出,让行为不被复制且容易被纠正。
那么,应当采用什么样的方式方法提出提高型反馈?
首先,事前应当采集充足的信息确保反馈的必要性,而非由于偏见、信息不对称造成;
第二,沟通过程中少说多听,提出开放式问题,这样可以减少对方的戒备心理和抵触情绪;
第三,尽量采用对方能接受的方式就问题/待提高的行为本身达成一致;
第四,针对问题,就可能的解决方案或行动措施达成一致;
最后,也是极其重要需要强调的一点,事后的跟踪,对行动方案的实施才是反馈的终极目的。如果没有这一步骤,反馈活动本身无法形成闭环,最终也会被搁浅;相反,如果能够跟踪并在过程中不断强化正向行为的趋势,该行为会不断强加。
反馈,本身,不仅可以对下级,对平级,也可以对上。在对上级提出提高型反馈时,要三思而后行,首先需要确定该问题是否值得你采取行动,如果该问题可以在团队内部被纠正的话,也许你就没有必要进行反馈了。