一、规章制度的概念

规章制度就是公司用于规范公司运行活动和员工行为的标准和规定，或者说是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。

常见的有两类：

办法：提出具体可行的实施措施，是对有关工作、有关事项的具体办理、实施提出切实可行的措施。办法重在可操作性。管理办法的针对性强。

细则：是一些制度、措施、方法中的详细地方加以规范。

二、规章制度的“立、改、废” 

大家只要记住“立改废”这三个字，基本上就掌握了制度管理的核心，因为制度管理无非是这三个方面的工作内容。

1.规章制度的“立”，建立制度有两种情况，

一是未雨绸缪；

二是亡羊补牢；

未雨绸缪是最好了，我们常说“规范管理，制度先行”，而我们绝大多数企业更多的是亡羊补牢，但我要说的是为时不晚，不要出现了大的纰漏了才想起来去建立制度，比如说《公司印章使用及管理制度》，当公司要开始启用印章时就应该要建立制度和台账，以防发生重大风险事件。

2.规章制度的“改”，体现的就是与时俱进，但是更要体现一个较长的时效性，忌讳朝令夕改，因此在制定时就要慎之又慎，但如果需要改，那就要坚决。

3.规章制度的“废”，规章制度的废止要坚决、要明确、要及时，有新的替代性的制度的，要在新的制度里面明确写明，之前下发的制度废止。

管理制度在内部一定要公开，不但公开，应该还有一个在线平台或是装订成册的汇编，让大家便于查询和使用；对外公司内部管理制度属于公司涉密文件，应注意保密和保管，员工一般有查看的权限，但无法复制和拷贝，以防公司的重要商业机密外泄。

三、编写制度的基本要求

1.制度的合规性。与国家、国资委的现行制度、上级单位制度、本级其他制度不存在冲突。

2、制度内容的适用性。制度是要求广大员工遵照执行的规范性文件，制度文件需有较强的可执行性，必须为广大员工接受。因此，可充分征求广大一线员工的意见，做到集思广益；

3. 制度要充分调研。建章立制是为了解决问题，问题解决得好不好要看制度可不可行，管用不管用。制度建设过程中也要充分调研，不能搞一厢情愿、闭门造车。要向基层征求意见，让他们提出异议，然后再把收集到的意见建议带回来，通过分析综合、消化吸收，再融入到规章制度中，只有经过反反复复的修改、打磨，吸收基层的智慧，才能让规章制度更加接地气、更有生命力。制度不能简单照搬照抄的拿来主义。

4.制度要符合逻辑。内容要按事务逻辑条块化，不要混乱。有个比喻说，萝卜放在萝卜筐里，白菜要放在白菜筐里，二类混放就乱了。在萝卜筐里在分大中小萝卜摆放，这样整篇方案就清楚了，让人读起来非常清晰。按管理要求的主次规律形成结构。按工作流程、程序的先后顺序来描述。“先做什么，再做什么，最后做什么”；同时表述多个流程时，注意区分不同的流程，避免将多个流程混在一起说明。切忌思维混乱，前后不分，什么都想说，结果什么也说不清楚。

5、制度流程顺畅。制度内容本身是对某一方面业务内容如何开展的规定和说明，它可分解为一系列的动作活动，这同时也要求这些活动内容过程必须是完整的、连贯的，而且是必须的、不可缺少的或者说是最优化的流程；

6、语言准确。管理上有一种认识，即，"若想管理它，必须首先度量它。"制度尤其如此，如果制度规定模糊、不准确，也就无法起到标准尺度的作用，可通过数据量化或详细、准确的语言进行界定；多标准、少描述。不使用形容词、副词。

制度不是小说，不是说明书，必须提出管理要求，如：应该如何，必须如何，要达到什么效果，禁止如何等。

描述责任时不轻易省略主语，要界定清楚，权限要划分明确。

7.控制正文内容篇幅。管理做减法，不要做加法，内容要简洁易懂；在表述清楚的前提下，多一个标点都要去掉，能少一字就少一字。一般制度不要超过5页，3页把事情说清楚最好。因为人们都不会认真看长篇大论。不使用很长的复句；一句说不清楚的，拆为多句；不使用歧义句子；不使用过于直白、俗俚的词语。每一条要控制篇幅，一般不超过半页。

8、要素全面。规章制度应具备名称、制定目的和依据、适用范围、具体规范、解释机构、施行日期等必备要素。必须考虑事物发生的各种可能性和细节，并逐一对其进行全面的规定；

9、职责清晰。明确规定何人在何时、何地进行什么工作，职责规定越清晰，制度的可执行性也就越强；需要制订制度细则的，应该说明由谁来建立什么细则。

10、易于监督、检查。即对内容可控部分进行细化、重点的规定，如条件允许可明确规定需产出的成果（总结或资料）。

11.规范引文和附件。需要其他文件支持的，应该说明引用了什么文件；需要形成结果的，在文件中说明；结果形式(表格、模版等)作为附件。

四、起草制度的具体程序

1.确定主题，草拟提纲；

2.收集制定依据，研究掌握政策法规要求；

3.组织专题调研或专项咨询；

4.确定管理措施和管理流程；

5.撰写制度草案；

6.征求公司相关部门及所属单位意见；

7.汇总保存反馈意见，研讨完善制度草案；

8.完成规章制度送审稿及起草说明。

五、规章制度起草说明

应包括但不限于制定的必要性、目的、依据、起草过程、主要管理措施、重要管理流程、征求意见具体情况及信息化需求等内容。修订制度的起草说明，除上述内容外，还应说明修订的重要内容，并附带修订制度与原制度的对照表。

征求意见具体情况应详细说明征求范围、汇总意见、采纳情况等内容，重点说明未采纳意见的理由和依据。涉及其他部门职责的，应特别说明该部门的反馈意见及采纳情况。

六、项制度的主要框架

1.标题。标题由主要内容和文种构成。主要内容包括基本事项、使用范围或阐释依据。如果是试行或暂行，要在标题中写明。规章制度标题应严谨规范，力求简练，能够明确突出制度主题，结合规定内容、制度层级和通用惯例，科学使用“规则”“办法”“制度”“规定”“细则”“指引”“预案”“意见”等常用名称。

题目表达的一般由三部分构成：单位名称、内容和文式。

例如，《XXX公司差旅费报销管理办法》中，单位名称为全称，但一般组织系统内部制度也可以省略不写。

3.制度主体。

（1）内容简单的办法，直接分条即可。前若干条写目的、依据、宗旨等，中间较多的条款写方法、步骤、措施等，最后一两条写补充规定和实施要求。

（2）内容复杂的办法，可采用总则、分则、附则式写法。其中总则（第一章）阐述制定制度的缘由、目的、意义、适用范围、总体概念、相关原则等。

分则列出具体方法、步骤、措施、要求等，可分若干章展开。

附则用来写特殊规定、补充规定、原制度废止、解释权限和生效时间。

4.附件。列举支持正文运行的相关内容，包括：规则、流程图和相关表格等。

七、若干注意事项

1.制定规章制度要有计划（年度计划）、有目的（为了解决问题）、有调研评审、有把关（部门负责人、分管领导、甚至主要领导）。

2.注意制度层级管理。章程（根本管理制度）、一级（全局性）、二级（经理层审议的具体管理制度）、三级（分管领导专题会审议决定的，规范单项具体业务管理的制度）。各层级规章制度应有序衔接、系统协调，不同层级规章制度规定内容冲突的，以高层级规定为准。

3.多沟通。起草规章制度涉及其他部门职责的，起草部门应当提前与其他部门协商一致。制度下发要抄送公司领导及各部门。

4.制度需要做到多“细”？制定管理制度，自上而下，希望越多、越细越好；而自下而上，则希望越短、越简越好，要找到平衡点。

其中，属于对一项工作进行整体(系统性强、范围广、涉及岗位多)规范的文件，不必制订过细。涉及单个岗位和责任人的具体操作要求，可在文件中提出所属单位制定要求，作为下一级操作规范来制订与实施。

属于局部、单个岗位规范的文件，可以制订得细一些，精确到每一个步骤。但也应考虑各单位的差异性，注意规范文件的适用性和可操作性。因此，差异大、例外多的，多原则、少规则；刚性要求高、唯一性强的，少原则、多规则。

5.注意编号格式。根据内容需要，可以分章、节、条、款、项、目。章、节、条的序号用中文数字依次表述，款不编序号，项的序号用中文数字加括号依次表述，目的序号用阿拉伯数字依次表述。一、（一）、1.、（1）

行政化制式的格式虽然有第一章、第二章、第三章等等的部分，但是里面的第一条、第二条、第三条等一直到最后一条都是不间断的

6.结构内容相对平衡。每一项目下的文字篇幅不应相差太大；四级项目符号满足制订条款的细分要求。

7.标点符号使用。制度中引用其他文件，或以新规章制度替代现行规章制度的，应明确相关制度的名称、文号。例如《关于发布<XX>的通知》（XX办发〔2021〕82号），括号要用六角括号。