文/双双

3月底，为公司销售团队组织实施了一次两天一夜的培训拓展活动。为保证培训的顺利进行，周五晚我们便到了酒店，实地看场地。

由于当时正值油菜花节，很多酒店都陆续被政府征用了，我们预订的培训酒店也是一改再改。原本以为经过一个月的准备，应该是万无一失，却没想到，坎坷还在后面。

周五那天下着雨，从上海出发到达绩溪已是晚上7点。进入酒店，我们一行人进行了分工，另外两人主要负责场地布置，包括桌椅、席卡、礼品等，我则是负责电脑设备的调试。

遇到的第一个问题是，酒店使用的投影设备比较老旧，和电脑的接口不匹配。第二个问题是酒店接声音的线很短，考虑到培训过程中需要用电脑对课程进行录制，没有办法将电脑移动到墙边，导致无法连接到电脑上。

现场的我们都愣住了，从准备开始，包括带翻页笔都想到了，唯独这两点没料想到。尤其是第一个问题，如果我们提前得知，其实可以从公司带转换器，很好解决，但那时我们已在外地，远水解不了近渴。我们三人，都不是职场小白，组织培训这块，我也有了几年的经验，却没想到在最简单的环节失了手。尽管在最后，还是解决了这些问题，让培训得以圆满结束。

作为培训人，我们总会解决很多难题，我们在培训现场取得巨大成功，也会在那里遭遇惨痛的失败。我们都喜欢一切尽在掌握中的状态，通过这个事情，开始让我反思一个问题：我们到底能掌控多少？又有多少事情是不在我们的可控范围内的？

我在读了《清单革命：如何持续、正确、安全地把事情做好》这本书后，对于类似的事件有了一次新的看法。

01《清单革命》：无知之错和无能之错

《清单革命》这本书提出了一个很有意思的观点：人类的错误可以分为两大类型——无知之错和无能之错。

第一类错误是“无知之错”，我们犯错是因为没有掌握相关知识，科学只让我们部分理解了世界的运行规律。

第二类错误是“无能之错”，我们犯错并非因为没有掌握相关知识，而是因为没有正确使用这些知识。

上述事件中，我们就是犯了“无能之错”，培训的经验我们已经很丰富了，只是出现了疏忽，如果当初多问了一句现场酒店的情况，就不会出现后续问题。

最遗憾的事情就在于，我们原本可以避免无能之错的发生。

无知之错可以理解，但无能之错不可原谅。

那如何避免“无能之错”的发生呢？

随着社会的快速发展和个人生活、工作的日益繁琐，我们经常会感到自己的生活丧失了重心，没头绪，或者经常遗漏一些重要的细节。这时，我们需要一个工具来帮助我们高效、准确、安全地完成任务，这个工具就是清单。

清单是一种记录任务、计划的常用工具，它可以帮助我们清晰地了解自己的任务情况，提高工作效率，避免遗漏任务，更好地管理时间，减少工作压力。

02清单的分类：凡事皆可用清单管理

清单的种类很多，在《清单革命》这本书中，提到了执行清单、检查清单、沟通清单等。作为一名职场人，我将清单按照工作场景分为日常/重点工作任务清单、月/周/日计划清单、项目进度清单、风险清单等。

日常/重点工作任务清单主要是针对我们日常或重点工作，通过罗列日常工作、重点工作，对其进行步骤分解、完成时间确认等操作，帮助我们高效、及时完成工作任务。

月/周/日计划清单主要是针对我们的工作节奏，罗列日常工作、重点工作、紧急工作和临时工作，对其进行时间段的填充，帮助我们合理分配精力、高效完成工作。

通常来说，日常/重点工作任务清单是月/周/日计划清单的一部分，掌握分解和填充技能，便能很好地管理我们的工作。

项目进度清单、风险清单主要是针对项目类工作或是跨部门合作、时间跨度较长的工作，通过对其进行阶段分解、责任人确认、工作任务分配、安排跟踪节奏和落地考核，帮助我们更好地管理项目，提高项目成功率。

03制定清单的6大注意事项和三大步骤

《清单革命》一书中提出，制作清单的时候，有几点需要考虑。

第一，设定清晰的检査点，使用者在这些节点根据清单列出的项目执行检查程序。

第二，编制者需要在操作-确认和边读边做这两种清单类型中做一个选择。

第三，清单千万不能太长。

第四，清单的用语要做到精练、准确，语言为使用者所熟悉的专业用语。

第五，清单的版式也很重要。检査项目的长度最好不要超过一页。

第六，必须在现实中接受检验。

那么到底如何制定清单呢？在制定清单之前，需要明确清单的目的，如提高工作效率、避免遗漏任务等。在明确目的之后，制作清单可遵循以下步骤：

第一步：列出清单项目。需要考虑任务的重要性、紧急程度等。将大任务拆分成小任务，并将小任务一条一条罗列出来、

第二步：规划清单任务。按照任务完成时间和实施流程，设定清单任务的优先级，并按照优先级进行排序。

第三步：及时更新清单。在工作中，随着工作的推进，及时删除已完成的任务，添加新的任务，可以让清单始终保持有效性。

04清单如何使用？

借助工具，建立清单使用习惯。我比较习惯于借助日程工具配合清单使用。这里我用的是WPS自带的功能“金山日历”，电脑自带的日历、手机日历或是Excel表格、日程本等都是非常好用的工具，大家可以根据自身习惯使用。

培养清单习惯的步骤如下：

1、将所有任务记录在清单中 - 不论你要做什么，都要记下来。将你的任务记录在一个中央位置以便之后可以使用它们。

2、设定期望完成日期 - 为你的任务设定期望完成时间，并将它们标注在你的日历中。

3、每天更新 - 每天和每周审查你的清单，检查已完成的任务并添加新任务。这可以帮助你跟踪所有你需要完成的事项。

4、面对挑战 - 学会面对挑战和突发事件。如果未完成的任务堆积起来，识别并建立一个“跟进清单”，以跟进完成这些任务。

05清单的安全问题

最后提及一点：关于保护清单隐私的问题，比如WPA自带的功能“金山日历”是可以多人同时在线和使用的，这种情况下很有可能会出现：

你原定的完成日期被他人修改、原定步骤被删除等问题；

对于某些敏感内容（比如生产原材料清单、检查步骤清单等等），会被他人复制、转发，泄露出去；

......

可以考虑设定清单访问权限、定期备份、设置加密、不提供打印权限等措施，保护清单的隐私，防止清单泄露。

写在最后

在日常的工作和生活中，清单是一种非常实用的工具。通过制定清单、使用清单，我们可以更好地管理时间、提高工作效率、规划生活、提高生活品质。但同时，我们也需要注意清单的安全问题，保护清单隐私、防止清单泄露、防止清单丢失。

从现在开始，让我们一起加入清单革命，让清单成为我们高效、准确、安全地完成任务的得力助手！