《清单革命》

【0】三个方面分析如何用清单来减少错误：

第一，人为什么会犯错；

第二，清单是如何避免错误的发生；

第三，制作一份有效清单的三大原则是什么。

【1】第一部分

【1.1】第一人为什么会犯错？

其实人的错误可以分为两种错：无能或无知

1、什么是无知之错？

答：说的是因为你没有掌握正确的知识，没有相关的知识而犯了错。

2、什么是无能之错？

答：原本是完全有能力避免的，但这种错误却不断地在发生。

3、发生无能之错的原因？

答：有两方面的原因，也是清单能够发挥作用的两个原因。

第一个原因，人并不能把所有的事情都记住。

 第二个原因，记忆和经验会让人麻痹大意，导致无能之错的发生

【1.2】清单有两方面的价值，外包和可靠。

 1、所谓外包，

是指我们把大脑需要记忆的工作，外包给清单。人在压力的情况下，大脑的记忆能力其实是非常不靠谱的。“神奇数字七”的说法，说的就是大脑最多能够同时记住7件事，超过了以后就记不住了，也有脑科学家实验论证，可能大脑只能同时记住4个记忆组块，不管怎么样，我们都知道，大脑在事情多又高度紧张的时候，就很容易犯错。而使用清单，就相当让大脑把记忆的工作外包了出去，让大脑集中注意力做判断的工作，这样就可以避免因为大脑记忆的局限而犯错误，这也就是清单为什么能发挥作用的第一个原因。

 2、清单的第二个作用是可靠。

因为人的经验和记忆总是不稳定的，所以我们工作的表现会受到工作的熟练度，甚至当天的精神状态影响。而使用清单，就把工作流程从依靠回忆和经验，变成了一种可视化的强制约束，从而确保不论在什么情况下，都能保证重要的环节不被遗漏。这就是清单能够发挥作用的第二个原因。

 【2】第二部分

【2.1】 第二清单如何避免无能之错的发生。

 要想让清单起作用，需要两个重要步骤：

第一步，对遇到的问题进行分类；

第二步，对不同类型的问题采取不同的策略。

先说第一步，对问题分类。我们在这个世界上遇到的问题大概可以分为三类，

1、简单问题，就是说那些可以有明确解决方法的问题。比方说，做一个蛋糕有明确的步骤，照着食谱做就不会出错。

2、复杂问题，比如要把火箭送上月球，或者要完成大企业的收购并购，像这种专业性强，技术比较复杂，步骤非常多的问题就属于复杂问题。

3、极端复杂问题，就是说结果非常不确定的问题，比如养育子女，把子女培养成一名优秀的成人，有很多因素会影响，结果的不确定性非常大。面对这三种问题，清单都有一一应对的解决方案。

 【2.2】第一种，简单问题用“执行清单”。

这个方法最简单啦，因为简单问题有步骤，怕的是忘记，所以做一个执行清单提醒自己以免遗漏而犯错。比方说，我以前上班前很容易忘带东西，今天忘带钥匙，明天忘带钱包。后来，一个朋友告诉我，出门之前念一遍“手机钱包钥匙公交卡”，边念边检查，后来我一试，这方法还真管用。这个出门前的口诀，其实就是写了一个执行清单，简单有效。

【2.3】 第二种情况，针对复杂问题就用“核查清单”。

复杂问题需要很多道工序，专业性强，往往就超出了人注意力能够持续关注到的范畴，导致很容易忘掉很多重要步骤。像这种问题就要用到核查清单，在重要的节点上，用一个核查清单来检查自己是否遗漏了重要的环节。 

比如，我在公司应聘新员工，面对不同的应聘者，沟通的内容也就不一样。我很可能因为喜欢这个人的某些特征，或者是偏爱他的某一些性格特点，当时可能会觉得招一个这样性格的人挺好的，可是我在面试结束的时候都会看一个我的面试清单。

我的面试清单有三条：

一、有什么事情可以证明应聘者有学习能力呢；

二、怎么证明他很热爱很看重这份工作呢；

三、我录用他的最大理由是什么，而在什么样的情况下这个理由会被推翻呢。

【2.4】第三种情况，应对不确定性的极端复杂问题，用核查清单+沟通清单。

也就是除了用核查清单来确保复杂问题各个环节被注意到，还要用沟通清单来应对过程中没有预料到的不确定问题。

对于这种不确定性又非常复杂的问题，要避免犯无能之错，就一定要用两套方案。

一套就是用核查清单，来确保所有基础而重要的、跨领域、跨部门的工作能够完成；

另一套就是用沟通清单，提前安排定期和不定期的沟通工作，确保问题和隐患能够及时地被发现和排除。

【2.5】总结：这不是说用了沟通清单就能解决所有的问题，而是说很多无能之错是因为我们在忙乱中往往没有安排及时的沟通。这个方法听起来很简单，但在工作生活中，我们常常会遇到这样的问题。比如工作完成了，但配合的部门却不知道，还在那边等着没事干，有的人忙死了，而有的人很闲。像这样的问题，如果仅仅是依靠核查清单是没有办法解决的，一定要有一个沟通清单，从内部机制上去协调。这些就是用执行清单、核查清单和沟通清单配合起来，解决工作生活中的简单问题、复杂问题和不确定的极端复杂问题。

【3】第三部分

【3.1】让清单真正发挥作用的技巧和方法，

第一，设计要简单高效可测；

第二，执行上要有明确的检查节点；

第三，要不断更新。

 【3.2】第三，制作一份有效清单的三大原则是什么。

【3.3】第一个原则，清单设计要简单高效，并且可测。

1、简单是说，清单不用面面俱到，不要将各种注意事项、操作准则事无巨细全部列出来，而是找到需要提醒我们的关键内容。

2、高效是说，清单要以效果为导向，强调清单的效果。让清单变得简单高效，是整个清单系统最关键和核心的地方。

3、可测的意思说清单要具体，要有可操作性，效果应该能进行观测，并由此改进。

总结：清单从来都不是大而全的操作手册，而是理性选择后的思维工具，抓住关键内容比面面俱到更重要。所以，我们要应用清单就一定要把它做得简洁高效。清单上只写最关键的问题，才能控制最高的质量，这也是大多数写得密密麻麻的清单不能发挥作用的原因。你想想看，如果让你去背一个人员管理条例，你肯定背不了也执行不了，但当年红军就三大纪律、八项注意，非常简单。还有刘邦进入咸阳之后，与军民约法三章。这些都是一个个简单、高效、可测、可执行的清单。

 【3.4】第二个原则，在执行上要有明确的检查点。

检查点就是在执行清单的时候，提前安排某个节点或者某个情况下要使用指定的清单。

 第一个在任务发生前设置检查点，是为了保证任务能顺利进行。

 第二个设置检查点，是在任务执行当中。

第三个设置检查点的地方就是意外情况发生时。

【3.5】第三个原则，清单在内容上要不断地更新。

清单要能使用，必须不断地符合实际情况，不能现在用的内容还是当年的老黄历，就算是最简单的清单也需要不断改进。只有持续改善，才能让清单始终确保安全、正确和稳定。这一点很重要，大家都能理解，而且在用的过程都会注意到，我就不多说了。

 【4】总结

 【4.1】使用清单目的

是为了避免犯无能之错。无能之错指的是那些明明可以规避的错误。

【4.2】清单发挥作用有两方面的原因：

一是清单能够把大脑不擅长的记忆的工作给外包下来，解放大脑；

二是清单更可靠，通过可视化和强制性执行来确保一个高绩效的表现。

 【4.3】清单是如何避免无能之错的发生呢？

执行清单、核查清单、及沟通清单，

来应对简单的问题，复杂的问题以及那些不确定性的极端复杂问题。

 【4.4】列清单必须遵循三条原则：

第一条，清单要简洁高效，并且可测；

第二条，清单的使用要有明确的检查点，在指定的检查点去使用指定的清单；

第三条，清单的内容要与时俱进，不断更新。

【4.5】总结：清单的精髓不是罗列注意事项然后去打钩，而是改变你的价值观。很多人不喜欢用清单的执行标准程序，觉得丧失了灵活性，会变得死板，但是恰恰相反，使用精心设计的清单不会让你变得死板，它们会帮助你节约有限的脑力，不让你的大脑被繁杂的检查项目所占据，而是释放出来处理更加困难的问题。清单不是一种僵化的教条，而是一个实用的支持体系，使用清单反而带来最大的灵活性。