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随着信息大爆炸,我们每天都接触并处理过量的消息。工作内容越来越多,想学习的新知识也越来越多,我们只能把时间碎片再碎片化,才能应付每时每刻涌进来的新事物。
但碎片化之后,我们需要用上更多的准备时间才能进入状态,使效率大打折扣。为了提高效率,我们强迫自己专注于工作,压迫自己专心。或者增加自己的工作时间,"为了掌控我们的工作,我们不能再浪费时间了。我们要更有效率。"这样,我们陷入了效率陷阱。
本书试图从以下5个方面阐述如何打造高效的2小时。让你顺应自己的生理特征,快速进入高效状态。在这个高效状态下,人能更有创造力,理解能力,决断力。
1. 善用抉择点。
当一个神经性常规行动结束时,我们常常会有点惘然不知所措。这时候我们往往需要几分钟的时间思考接下来的工作内容。有时候还会放空自己一段时间,才能整理好自己的思绪。又或者会进入自动模式,例如不停地查阅邮件回复邮件,使工作时间超过预期,造成时间浪费。
作者建议我们遇到这种抉择点,通常是工作与工作的间隙,抽离自己几分钟,思考什么工作是最重要的。不要立刻从事当时脑海中首先浮现的工作内容,这件事通常是紧急的。但不是最重要的。要以"要事第一"为原则思考。同时思考当前情绪如何,是否适合做精细的工作,或者只适合做重复性的工作。
提前为这个抉择点做好相应的计划。用"If...then..."原则,立下规定。把每天最重要的几件事列出来,例如if A工作完成了,then我开始做B工作。如此类推。
不要随便开始一项新任务,除非已经有意识地决定了它确实值得做。
2. 情绪决定表现
焦虑是很好的工具。它能让我们的大脑充满能量,专注于即将到来的新任务。焦虑等同于宣布我"准备就绪"了。这样一想,负面的情绪得到积极的解释。我们需要更多地从积极方面思考负面情绪对我们的影响,例如愤怒能使我们的精力更集中,迸发出更多的能量。
当遇到抉择点时,调节我们的情绪,回忆积极,开心,幸福,快乐的记忆,能更容易进入高效状态。
有研究表明,无论是大决定还是小决定都会影响随后的持久力表现。所以最好把创造性的,有意思的工作,或者对长远发展有帮助的工作安排在早上第一件事里。这个第一件事是真正意义上的第一件,起床后的第一件事。并且,把每天的待办事项分为"重要的","创造性的","其他"。尽量在饭后这种欲睡的状态或其他低效的状态中完成"其他"里的事项。在重要活动的前一晚,提前决定第二天的一些小事,例如早餐,还有衣着等,尽量减少第二天需要做的决定。
不断地切换任务;交际,跟人聊天;一连坐上好几个小时;跟陌生人通电话;辨别并修改错误;计划或安排某个项目,记住各种截止期限等,都会使人疲累。这时候可以为自己充电,例如深呼吸,尽情大笑,或者短暂打盹,10分钟左右即可。
要记住过渡消耗自控力,会使接下来更难完成自控性任务。"需要高度自控力或专注度的任务可能会迅速消耗你的能量,而那些令你情绪化的任务则会让你不在状态。所以要学会按照这些任务的不同要求和恢复时间来安排任务。"
学会策略性无能。就是避免浪费时间在完成所有的工作上,部分工作的可以放弃的。这一点和80/20法则共通,80%的成果是在20%的工作中产生的。所以,处理对长远有帮助的事,还有具备创造性的工作。你需要做的是出色地完成事关紧要的工作。而不是平庸地完成所有工作。人一旦需要做取舍,就总会有一些充分的理由让自己试图把所有事情都做完。你要避免自己有这个想法。
3. 大脑天生无法长时间保持专注
思维天生就会四处游走,帮助我们觉察生活中出现的危险信息,或者寻觅新鲜事物。接受自己四散的思维,"走神几分钟",放任思绪飘走。可以看看风景,欣赏壁画,听下小音乐。但不要看新闻或博客,查阅回复邮件,整理文件夹等,这样很容易进入自动的忘我状态。只能等到下一个抉择点的到来。
拿走桌面干扰物,可以降低思绪发散的几率。或者练习"正念解压法"(MBSR),来对思绪做个系统训练。
4. 运动,饮食的影响
中等强度的运动,对高效状态影响最好。所以可以在工作前1-2小时内,进行20-40分钟的中等强度运动,例如爬爬楼梯,快步走等。
食用含有蛋白质,含糖指数低的食物,例如坚果,有利于进入高效状态。并且定时少量进食,维持血糖水平稳定,有利于维持高效状态。
有规律地喝水,也是一个很实用的方法。
5. 创造一个合适的工作环境。
声音:安静比白噪音,更有利于创作。
光线:偏蓝光的灯泡,更能集中精神。如果需要创作,可以选择偏暗的环境。这个具体看个人喜好。
干净的桌面:打造个性的工作空间,例如添加绿植,让自己充满喜悦的照片等。
总的来说,减少做决定的次数,使精力/自控力减少消耗,特别是在需要高效工作前。在工作与工作的间隙,退一步思考自己目前的状态,适合完成待办事项中的"重要","创造",还是"其他",善用抉择点。可以通过运动,食物,工作环境创造一个舒适的状态,走进高效2小时。
高效使人进步