如果是做文职类工作的，写商务公文是必备技能。
但很多人在学习商务公文写作时，常常把力气用错了地方，大家卯足了劲看名人名言、学修辞手法、学润色，但常常以失败告终。他们会觉得公文很难写，也很难学，这想必这其中是存在着误会。《老秘书工作笔记》这本书里告诉我们：写公文不需要什么文采，一篇合格的商务公文看重的是内容，而不是文采。打个比方，文采就像拌面上的那一勺浇头，没有面，那也没法吃啊！
写作能力的提升需要经过不断地练习，一口吃不成个胖子。而我们能在短时间内学习到只有写作套路，而公文写作很需要这些“套路”。
一、关于公文，你需要知道的这五点
1.商务公文的定义
公文是公务文书的简称，它是各类机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。
公文当中，政府公文是所有公文里面最规范、最标准的，其格式、要求都非常固定，可供我们在学习公文写作时进行参考。
而商务公文是商业事务中的公务文书，是企业在生产经营管理活动中产生的，按照严格的、既定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。
2.商务公文的特点
叶圣陶先生曾说过：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么。”这番话点出了公文写作的特点：简明、准确、朴实、规范。
3.商务公文的格式
商务公文的格式可以参考2012年7月1日发布的《党政机关公文格式》（GB-T 9704-2012）。该标准明确规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡-80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为80%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。
纸张大小：A4型纸为210mm×297mm。
字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况下可做适当调整。
行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况下可做适当调整。
这些规则不仅适用国家各级行政机关制发的公文，商务公文也可以参考。
4.商务公文的类型
行政机关公文包括命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等15种。
商务公文与此相似，但又略有不同。商务公文中常见的类型有通知、会议纪要、总结报告、演讲稿、邮件、合同等。
通知、会议纪要有固定的格式，一般直接套用模板就可以了，相对而言，领导演讲稿、主持词、工作报告、述职报告，还有合同等稍微难一点，对写作者的要求也会更高一点。
5.商务公文的结构
商务公文的结构大同小异，一般都由四个部分组成，即标题、正文、结语和落款。不同的商务公文可能会略有差别。
以通知为例：
标题一般是“发文机关+事由+文种”、“事由+文种”或者直接以文种命名。比如“XX公司年度经营计划讨论会通知”、“年度经营计划讨论会通知”或者直接用“通知”。
正文说明通知的缘由、具体通知事项和对收文单位提出的执行要求。正文应写明具体的会议时间、会议内容、讨论事项和准备工作。
结语一般很简单，可以直接写“特此通知”。在不是非常正式的场合或者要求不严格的情况下，也可以省略。
二、如何快速完成一篇商务公文
一篇公文要经历立意、构思、谋篇、成文这几个环节方能写成。但是我们平常要完成的商务公文类型和格式比较固定，不需要这么麻烦，完成难度相对较小。
在撰写通知、会议纪要等常见的商务公文时，可以直接套用模板。在百度文库、第一范文网等网站上有各种各样的模板。
商务公文大多有自己的行文套路和行文风格，找到高质量的模板，加以模仿，就能写出合格的商务公文。大公司或一些外企管理更加规范，公司公文有统一的模板，这时候写就更简单了。
如果是领导的演讲稿、报告这一类的公文，要怎么才能快速完成呢？
1.确定写作目的
一开始不要急于动笔，我们要先确定领导的意图，明确领导想要实现什么目标，这篇文章要用在什么场合，听众又是谁，他们对哪些内容感兴趣。
2.搜集写作素材
方向确定之后，就要定框架，围绕主题，从几个方面展开论证或描述，明确每个方面侧重讲什么，用什么例子佐证。
确定主题和框架可以在领导安排写作任务的时候完成，如果沟通不顺畅，很难立刻确定下来，就跟领导说自己回去思考一下再来请示汇报。
回到办公室，开始找公开材料、过往类似主题材料、领导最近指示，一般都会有收获。
如果内容还是不全或不够好，再到网上搜索关键词，看看其他人的材料，找找灵感。
在搜索的过程中，可以在手边准备一张白纸和一支笔，把搜索到的每一个可能有用的关键词记录下来，经常搜着搜着、写着写着，框架就出来了，每个主题的案例也有了。
这个时候带着方案再去找领导一次，基本就能确定文章的主题、结构和主要内容了。
在写具体内容的时候，可以按照领导的喜好来，比如领导喜欢总分总的格式，那么就用这个格式来写，这里需要我们平时多观察、多记录。比如平常跟领导交流的时候，我们会得知他喜欢读什么书，喜欢什么人物等等，这些都要记下来，留着以后备用。
3.反复修改确认
写完之后，不要沉浸在自我欣赏当中，如果去演讲或者做报告的不是我们本人，而是我们的领导，那么文稿就必须要拿给领导过目，一定要跟领导确认好，领导指出的不妥要及时修改，毕竟他才是这次演讲的人啊！
三、商务公文写作注意事项
商务公文写作虽然没有那么难，但也有不少需要注意的细节。
1.领导排位顺序
看到多位领导的名字时，要查看领导的排位顺序是否正确。当领导有多个职务的时候，也要注意职务的排序。
2.数据准确性
演讲稿常常涉及时间、人数、业务指标等，一定要反复核对，确保数据准确无误、
3.逻辑顺序
一篇完成的演讲稿，无论是内容阐述，还是结构框架，都有内在联系。有些事情有固定的先后顺序，不能随意改变。
4.排除错漏
成文后至少要检查三遍，千万不要有错别字或漏项，这是最低级、最扣分、最不能被容忍的错误。
总的来说，掌握了这些快速写出一篇公文也并非是难事。当时间和精力都有限时，不用拘泥于文采，比如让我们发一则通知，我们只要能说清楚人、事、时、地就行，做会议纪要能列明工作要点就算合格。
所以，别总想着当写作能力得到很大的提升时，自己才能写出一篇合格的商务公文。平常只要我们多模仿，善用模板和格式，也能写出让领导满意的商务公文。
《老秘书工作笔记》作者：张小文
曾在某大型教育集团任职近5年，其中2年担任高级翻译学院院长助理，并获得“金牌助理”称号；
从事秘书线下培训3年，服务学员1000余人，学员遍布国内外知名企业；
2020年创办公众号“总助能量站”，专注于秘书线上培训，半年内提出“秘书胜任能力模型”，创作累计约26万字的书稿，制作了秘书技能系列课程和超过1000页的课件，内容受到众多用户和学员的欢迎。
