组织了一次大型活动,通过直播让几百人参加的活动,总体来看,这次活动达到了预期效果。
首先是受领任务后,领导也只是一个意向,具体怎么操作需要研究,下来后自己思考了一下,最终和专业团队一起讨论,逐步形成思路和方案,再将思路和领导汇报,得到领导的同意,就可以展开实施。
但是,要实施这样的大项活动,不能只停留在口头上,需要思考谋划,在思考谋划中把需要准备的所有细节写下来,一共写了十几项,这其中有的需要协调,需要对外单位协调、内部单位的部门协调,直播部门协调,开展单位协调,其中的准备包括:讲话内容协调、主持人和主持词准备、直播人员协调,直播与授课人员的对接,PPT的放映,现地场地的设置、横幅的制作,座签的准备,展板的准备,人员的组织…这些准备需要一个得力的帮手。
所有这些都不能停留在纸上,需要协调相关人员现场论证,才能不会当天实施中出现错误,现场安排相关工作,各部门协调清楚相关事项,才能衔接顺畅。
其中,需要得力帮手,落实力强的人,也可以征求他们的意见,比如:横幅就是帮手说的,很好最终被采用。当时,我也很忙,很多很多工作是帮手落实的,落实的质量还挺高,我只是说了我的思路,最后都能落到实处,才能保证现场实施时有条不紊推进。
当然,也需要临场应变,有的事情虽然计划很久,但是都赶不上变化,比如:哪天开始准备开始时间都一再推迟,我们的会议,包括演讲人也有会议,都推迟了,还好,最后的时间都比较合适,虽推迟,但最终成型。
主持词一早写好,再多次改的基础上,现在根据授课内容,又不断的修改,让主持词贴近实际,几分钟时间说出授课的意义,让大家对活动的意义认同,才不至于搞偏方向。