最近阅读了一本关于如何提高效率的小册子——《贝索斯如何开会》，蛮多开会的实用的小技巧，学习一下。

实践1： 会议资料要以文章形式呈现

WHAT：

亚马逊规定，会议资料要以文章形式呈现。因此，主讲人多用Word文档撰写资料，提前打印出来，开会时分发给与会者。

WHY：

1、使用PPT如果只写要点，与会者在理解上下文时容易出现主观差异。更重要的是，主讲人在陈述时常常会对要点背后的深度思考进行拓展性说明，但对与会者来说，会议过后要想再记起这些细节是非常困难的。一旦产生误解，就算一开始只是失之毫厘，随着时间推移也有可能谬以千里，造成最终结果的巨大差异，无法达成当初的目标。

2、撰写大量文字材料却是一项艰巨的任务。要让文章既严谨连贯，又短小精悍、切中要害，主讲人必须在动笔之前考虑到整体性，以免让人在阅读时遇到前后逻辑不通的情况，行文过程中也必须再三斟酌用词，不断增删信息，力求完善。

HOW：

将重点内简介的体现出来。

1、结论先行

写文章要先写结论，再用事实进行论证说明。美国人被灌输的写作方法是先阐述结论，然后再进行说明。但在东亚文化圈，写作先要陈述背景或说明过程，然后再得出结论。而且在说明过程时并非单纯摆事实，还会加入一些带有个人感情色彩的表述。

2、简介有力

东亚各国和地区的职场人在写作方面还有一个问题：爱用逗号，句子拖得很长。或许因为如果通篇都用短句子，会被认为不够有文采。要简洁地写出你想表达的内容，多用句号。

实践2：“一页纸”和“六页纸”

WHAT：

亚马逊对会议资料的页数进行了限制，要么写成1页，要么写成6页，公司内部称之为“1页纸”和“6页纸”

WHY：

亚马逊在要求会议资料以文章形式呈现的同时，还希望文章没有多余的修饰，只保留最精简的内容。

HOW：

做简单汇报时用的资料被称作“1页纸”，就是要将发言的要点总结在1张纸上，并且只允许单面有内容。

如果是大项目汇报，只用“1页纸”确实说不清楚，写资料时除去附加材料之外，所有的信息必须被归纳整理在6张纸之内。

在“1页纸”或“6页纸”里，只容纳主讲人最想表达的信息。作为补充资料的图表、表格、相关数据等，都必须放入附录中，附录的页数没有上限。

如果会议期间有人提出想看更详细的信息，那么主讲人就会引导提问者在附录中找答案。

实践3：会前用15分钟进行默读会议资料

WHAT:

会议一开始，大家各自低头默读手边的会议资料。就算事先已经通过电邮将资料发送给与会者了，会上也会留出一定的阅读时间。“1页纸”的阅读时限是5分钟，“6页纸”是15分钟。浏览资料期间一定要保持会场安静，不接受任何提问。

WHY:

如果会议一开始，就让准备资料的同事对内容梗概进行口头说明，那很可能遇到这样的问题：当主讲人说到资料的第2页时有人举手提问，但问题的答案就在资料的第4页。也就是说，提问的人不熟悉资料的全部内容，想到哪里就问到哪里。请大家回想一下自己以前做报告的场景，面对别人的提问，你有没有说过“我们稍后就会提到这一点”？这带来的坏处就是，实践浪费在无效的沟通上，会议时间被拉长；

HOW:

边读边在有疑问的地方打上问号。如果能在后文中找到答案，那么问题就解决了；如果读完全文都没找到答案，那再提问也不迟。这样一来就避免了对本来就会说明的问题进行提问，为大家节省了时间。

其实在亚马逊，最理想的会议是一言不发就默默结束的会议。在阅读完“1页纸”的会议资料后，主持人问：“大家有任何疑问吗？”如果没有就表示议题通过。“6页纸”的会议资料也是一样，如果与会者对任何一页都没有疑问或顾虑，那么会议过后就可以照着计划去落实了。

实践4：主持人引导会议节奏，高效主持会议

WHAT：

在亚马逊，项目主管或掌握项目进度的人就是会议的负责人，他要引导和推动会议的进程。这是高效地做出高质量决策的必需条件。

WHY:

在亚马逊的会议上，与会者都读完会议资料之后，主持人就开始征询大家对资料的意见和想法，想办法让讨论活跃起来。只有将所有相关人员都调动起来，让大家从各自不同的观点出发来参与讨论，才能做出正确的决策。

HOW:

1、转述

转述可以是对没有表述清楚的部分进行补充，也可以是换一种说法让别人更好理解。“你刚才说的是XXXXXX的意思吧？”用转述做确认，这么做可以有助于让发言不多的与会者参与到讨论中，更好地发表论点。

2、搁置

设立搁置区，可以防止在偏离会议主题的论点上深入下去，导致没有时间讨论正题。另外，有些论点虽然偏离了本次会议的主题，却有可能牵动后续的其他问题，所以也应当另找专门的时间，再行讨论。

搁置区作为一种会议工具，既能将话题拉回正轨，又不会让发言偏题的与会者感到难堪。毕竟，在会上表达自己想法的人都是出于好意，如果完全被漠视，积极性很有可能受到伤害。而放入搁置区后，大家就会觉得这也是有价值的发言，应当重视。

3、抽离视角

当会议讨论热烈到场面难以控制，会议主持人需要试着从座位上站起来就可以。大家都挤在同一个舞池（议题）中跳舞（讨论），不免无法看清全局，这时就需要走到露台上，用抽离的视角从容观察整个会场，冷静了解每个人的行动和论点。

物理位置的改变可以影响思维角度，让你发现不一样的景色，从而可能激发出不一样的观点和发言。

实践5：避免社交化从众结论

WHAT:

A和B两个人目测天花板的高度。A说：“应该有3米高。”B说：“我觉得是2.8米。”在这种情况下，第三者常常会采取折中的态度：“那我们就取两个人意见的中间值，算是2.9米吧。”这就是社交化从众。

WHY：

想知道天花板的高度，必须要用尺量。因为不以事实为依据的妥协就是对客户不负责任。或许客户希望房间层高有3米，但我们选择了折中，所以只能提供2.9米高的天花板，距离客户的期盼就差了这么10厘米。所以不要轻易通过折中两种意见来得到一个结论，要确认事实，再基于事实做出最好的决策。

实践6：敢于谏言，服从大局

WHAT:

要有透彻的思考，有异议要在会上提出，一旦达成一致就要全心投入。

WHY:

如果一个人以部门代表的身份出席会议却不发言，那么这个部门的意见就无法得到体现。如果你不同意别人的看法，那就有责任解释原因。等到出问题时抱怨说“我原本就不赞成”，是亚马逊最忌讳的情况。既然开会时决策是全员一致通过的，那每个人都必须对这个决策负责。

实践7：使用价值观理念降低管理成本

WHAT:

贝佐斯和领导团队构想出来的14条亚马逊领导力准则，是影响亚马逊开会方法的基础理念。

无论是在讨论新项目的想法还是决定解决问题的最佳方法，每天都在使用领导力准则。

https://www.amazon.jobs/content/zh/our-workplace/leadership-principles

亚马逊领导力准则

WHY:

如果只从形式上套用亚马逊的开会方法，那绝不可能获得理想的效果，因为亚马逊的成功在于公司内部遵循了一些大家默认的价值观。