IDP成长日志-经验管理复盘

经验管理复盘

不知不觉,IDP进阶之旅已经过半,现在我们进入进阶课的第三个站点——经验管理的部分啦

整个经验板块的课程将围绕三步循环模型(积累—存储—运用)来展开

首先,你将掌握经验积累的方法ORID模型,并学会利用ORID模型积累自己的经验。经验积累到一定程度,我们便需要将它们存储起来,你将利用产品思维去搭建自己的经验存储体系。经验存储体系搭建完成之后,你就可以提取、调用,分享、传递给团队中的小伙伴了。

先看看今天L17关卡的知识点:

part1 认识经验管理

还记得在16关和廖小强吵架的产品部洪力吗?我们大多数基层管理者经常会遇到同一个问题:既要带好新人,又要干好本职工作。自己大量的工作时间被新人占用,被新人牵着鼻子走,自己却成了一个焦头烂额的救火队长。故事中的洪力,其实工作经验已经很丰富,但因为平时并不注意积累沉淀自己的经验,从而也写不出一份很好的新人手册。在面对新人的问题时也总是无法给出精准的反馈,只能说“你自己做一下就懂了”。这就是我们目前的难题:没有经验,积累经验难;有了经验,传递复用经验也难。但其实最关键的问题是你要从全局出发重新去审视经验管理。

如果从全局来看,你就会发现自己管理经验的思路从一开始就是错的,要么压根没有存储经验的意识,要么就是以为自己写了记录了一大堆东西,就成功存储了经验

但你从来没有想过这种存储的方法对不对,也从来没有想过我以后要怎么用起来。反正就是先拾到篮子里再说。这种先拾到篮子里的思维是人类的天性,我们之所以这样做,不为别的,只为求个心理安慰。因此,我们急需一种新的思维和方法,做好经验管理。首先,我们必须打破固有的认知,来重新认识“经验管理”这个概念。

经验管理,绝不是简单的记录、分类、归档。打破固有认知之后,现在我们就来看看经验管理到底是个什么东西。经验其实是一个哲学概念,它的解释比较复杂,为了便于大家理解,这里澜澜给出一个简单易记的定义

此外,要知道我们所提到的经验,它还分为直接经验和间接经验

我们要做的事情就是把这些纷乱复杂的直接经验与间接经验经过整理加工,然后存储起来,以方便我们以后快速地提取调用。也就是说经验管理是将获得的直接经验与间接经验进行梳理、加工、存储,以方便运用传递的一整套方法

这里我们要知道经验管理的目的是为了运用,而绝不只是记录,经验管理的核心是为个人和组织创造最大的价值

经验管理之所以能够实现为个人和组织创造最大的价值,原因在于它能够帮助我们做到三点:

“信息缺失错觉”顾名思义就是,如果我们没有一个系统化的经验管理体系,我们永远都会觉得自己存储的经验不够。之所以会这样,是因为我们存储的东西都是一个个孤立的知识点,而这些点是无穷无尽的。经验管理就是把这些孤立的知识点串成了“线”,让知识之间产生了联系,最终形成系统。这样经过加工,我们学到的东西才是真正能被用上的。总结来说,经验积累它能让我们形成全局系统,避免信息零散;有所取舍,避免信息过载;查漏补缺,形成核心竞争力。第二点,把经验管理好能够解决当代职场人的一个普遍问题:信息过载。“信息过载”简单来说就是,学得太多,信息量太大,记不住也不会运用。我们日常打开手机,便不自觉接受海量信息:微信公众号、微博、头条、短视频、线上课堂……但人的认知资源是有限的,这就导致了我们觉得自己看了很多东西,却什么都记不住。当经验被管理起来,你就会知道什么该重点留意,什么不需要过脑子,对信息有所取舍。第三,经验管理可以帮助我们做到针对性的查缺补漏,形成核心竞争力。我们一直在强调职场人需要具备核心竞争力,那么核心竞争力是怎么来的呢?两个关键词:方向和积累,核心竞争力要在同一个方向进行持续地积累。如果没有方向,人的积累是发散的,无法到达核心;而如果没有积累,进步则更是无从谈起。

就此建立全局认知之后,还需要对经验管理有一个比较直观的认识,即它包含哪些部分,这些部分之间的关系又是什么

也就是说经验管理其实是一个三步循环模型。从经验积累开始,到经验存储,再到经验运用,如此循环往复。这里我们具体了解一下这三步到底是什么意思

1、经验积累:用特定的方法积累工作和学习中所学到的思维、方法、工具以及素材和信息

2、经验存储:将纷乱复杂的各种经验经过整理加工,存放到一个方便调用的体系中去

3、经验运用:将存放在体系中的经验用起来,用于解决职场和生活中的相关问题

它们三者之间的关系是:积累是前提,存储是手段,运用是目的

只有积累了经验,我们才能存储,而存储的最终目的,是为了运用。这是一个循环模型,意味着经验管理不是静态的,不是一蹴而就的事情,而是一个不断循环往复、不断迭代的过程

part2 如何积累经验

说到这里,我们想到剧情里的洪力,其实他也知道经验积累的重要性,之前也有过一些积累,但是因为方法不对用不上,就没有再坚持,这也是大家很多人的经历吧。这里映射出一个好的经验积累的方法是十分重要的。经验积累的越多,你就会用得越多,用得越多,你就会成长的越快,这就是所谓的复利效应。经验积累的越多,你就会用得越多,用得越多,你就会成长的越快,这就是所谓的复利效应。这时我们必须先树立一个意识:经验积累是一个长期的过程。这个过程大致可以分为三个阶段:碎片阶段、文件阶段、项目阶段

三个阶段具体有哪些特点呢?

我们通过这样的三个阶段去积累经验。整个积累的过程,是一个由零散到不断聚焦,再到形成系统的过程。不过以上的方法往往只能做到“积累、存储”的层面,很难做到“运用”的层面,做好的复盘和笔记,之后再没拿出来用过。

part3 ORID模型的运用

打通“积累-存储-运用”三个层面,让积累存储的经验真的可以运用,并坚持运用起来,我们可以使用ORID模型。它会由4个关键步骤组成

具体四个步骤又应该是怎样的呢,我们可以看看:

知道了几个步骤具体的内容后,我们可以开始学习一下ORID模型高级的使用方式——根据场景创建【ORID经验积累清单】。你想在什么场景解决什么问题,就搭建一个相应的清单,来积累自己每一次解决问题的经验。比如说你希望提高日常工作效率,那“每日反思”就是场景,当你希望学习效果更好,那“学习总结”就是场景。根据不同的场景,可以分别创建【ORID经验积累清单】,比如课程里提到的每日反思清单、学习总结清单、事件回顾清单。

电脑或者笔记本都可以帮你记录经验,等你记录几百上千张ORID,一定成就满满。最后我们讲讲ORID模型在实际工作中的运用,ORID模型适用于对职场中的任何一个完整的任务/事件进行经验积累,它可以用于工作的评估和回顾,也就是我们常说的“复盘”。

它还可以用在筹备与策划讨论

准备会议议题:

总的来说,ORID模型的使用范围是很广的,工作、读书、听课、培训都是可以用的。当然课程中教到的理论模型是一般性的思维、工具和方法,可以根据实际情况灵活运用。

我们又来到了侧重实操的训练关卡,本关的主题是《理清结构》。在之前的学习中,我们学习了经验管理的三个优点和经验管理的三步循环模型。但是职场环境复杂多变,总有一些工作不按套路出牌,比如重复性工作和无条理性工作。今天的课程在于解决无条理工作的无条理性,减少重复性工作的重复性的问题。

part1 认知结构化思维

大多数人觉得自己每天所做的工作琐碎而杂乱,没有条理性,无法积累经验。但其实除了无法预测的突发情况之外,没有条理的工作基本是不存在的,我们可以经过分类整理,让它们变得具有条理性

这个过程我们需要具备结构化思维,才能更好地进行拆解分类并整理,先看看什么是结构化思维

结构化思维认为:除了不可预测的突发情况外,任何一种工作都是可以被规整的。复杂繁琐的事情经过我们的分类整理,让事情合乎一定的结构、规格和条理。结构化具体怎么运用呢?这需要我们了解结构化思维的核心原理——金字塔原理。它是指任何事情都可以归纳出中心论点,中心论点可由三至七个分论点支撑。每个分论点又可向下衍生出新的分论点,如此一层一层向下延伸,就形成了状如金字塔的结构。

对于金字塔原理,我们需要记住这四个原则

具体解释一下:

首先结论先行,不管是沟通汇报还是书面写作上,都应该先归纳出中心思想,将中心思想放在最前面。这样容易引发思考,因为人们看到结论,会不自觉地去思考为什么会是这样。

第二个要素:以上统下。注意在具体运用时,上一层的论点必须要能总结概括下一层的分论点。如果有一个分论点不能被囊括其中,就说明“上并不能统下”有点像我们小时候熟悉的“总-分”原则。

第三个要素:归类分组。这里常见的错误就是:重叠和遗漏,需要用到一个归类分组的指导原则:MECE原则:相互独立,完全穷尽。关于MECE原则,我们在第7关的课程中,在讲到OKR的关键结果拆解时用到了它。这里还要注意一点:当一个问题的边界无法定义清楚时,并不能做到“完全穷尽”,只能做到“相互独立”。例如:假设我们要做市场分析的方案,此时,“市场”的边界到底在哪里?我们无法界定清楚。这时候可以从市场需求和市场供给两个方面来分析,只要做到两个维度之间“不重合”就可以了

最后一个原则:逻辑递进

无论是表达还是书面写作,逻辑都是非常重要的有了逻辑和结构,事情也好、思路也好,就不会无条理。无论是表达还是书面写作,逻辑都是非常重要的有了逻辑和结构,事情也好、思路也好,就不会无条理。

part2 结构化思维的运用

上面讲解了结构化思维的核心原理(金字塔原理),但光知道核心原理和指导原则还不够,我们还需要知道一些结构化思维的运用方法。最常用的结构化思维方法就是思维导图。

思维导图简单实用,能将零散的信息迅速做出规整,但却无法深究为什么是这样。因为我们的思维很善于发散性的思考,但并不善于刨根问底式的深入性思考(大脑喜欢偷懒)。有一个方法能帮助我们很好地解决这一点,这个方法就是鱼骨图,鱼骨图是一种发现问题“根本原因”的分析方法。鱼骨图有些类似树状图,可以对问题不断进行追问和挖掘,直到找到问题背后的根本原因为止。针对一个问题,列明产生问题的大要因(鱼骨主干),从大要因继续深挖,列出每个大要因产生的中要因。中要因再挖掘小要因,如此一层层挖掘分析下去,直到找出可以解决问题的方法或者行动的步骤。

鱼骨图要因分析:做大要因、中要因、小要因的期间要注意:

1、大要因是分析问题的第一维度,比如在分析员工流失高的原因时,薪酬待遇、晋升通道就是大要因

2、小要因又是对大要因的进一步细化,比如对绩效设置不合理这个中要因进一步分析时,分析出得到的绩效分档没有拉开差距,不具有吸引力就属于小要因

3、如果大要因太泛,可以拆解成两层,那么还可以加一个“中要因”,转化成金字塔结构是这样的:

鱼骨图在具体的运用过程中,还应注意三点:

大要因可以是中性的词,如:人员文化,而小要因则应该是更细的、带判断的维度,如:员工满意度低、人员素质水平差等。鱼骨图、思维导图,都是结构化思维具体运用中的一种,帮助我们理清思路、梳理条理,找出问题的根本原因。记住:工具是死的,人是活的,我们应该善用工具作为帮手,而不是被它限制哦~

part3 如何减少工作的重复性

前面学习了结构化思维及其运用方法,解决了工作无条理的问题,继续来看看重复性工作如何减少繁琐重复的工作量。大家面对的繁琐重复的工作可能存在不同类型,如果是工作的重复性是操作层面的问题,要减少工作的重复性和乏味性,只需采用一种更加高效的处理工具即可。比如我们课程剧情里的阿文,面对海量的用户信息,原来是采用excel来处理,其实完全可以学习python来处理。如果是重复性更偏协作流程方面的问题,必须从沟通协作的流程入手,对整个流程进行改进。而改进工作流程,使得它更加高效便捷,就需要用到一个方法:ECRS分析原则,有四个要素组成

我们看到课程里有问到:简化和取消有什么区别。二者的区别在于,取消是从局部出发,去掉其中某些多余的环节。简化是在取消、合并、重排三项工作完成之后,再从全局出发审视整个工作流,并对其做出改善。总结起来就是:取消重具体,简化重整体。在运用ECRS分析原则时,还应该注意两个点:

无论何种工作流程,都可以运用ECRS原则进行分析来帮我们重塑更优的工作流程。比如课程剧情中的洪力采用ECRS原则把原有的产品开发流程进行了调整,最后把很多重复步骤更规整化,可以直接看出对比效果,流程更加简洁并高效了。

到这里我们L18的课程内容也总结完啦,主要解决了工作中两个最常见的问题:工作无条理和工作重复。解决这两个问题的过程,就是积累经验的过程。

总结一下:

1、鱼骨图主要是用来分析问题产生的原因的

2、ECRS分析原则主要是用来改进工作流程的

3、金字塔原理主要可以把零碎的想法分类归纳,结构化思维的核心

在经验积累关卡,我们已经了解经验管理的内涵。它包括了经验积累、存储与运用。这一关我们进入经验存储的学习,在经验积累阶段,我们很多时候获得的经验都是碎片化的,不成体系的。经验存储要做的就是将碎片化的零散经验,有结构成体系的存储起来,这样才能打造属于自己经验管理系统。先看看我们这一关卡的主要知识点

第一部分:经验存储的原因与原则

先讲讲为什么我们要储存经验。存储的目的是为了帮助你更好的去用。

在我们了解存储经验的有效方法之前,我们更要清楚存储经验容易陷进的几大误区。林菠萝在自己做业务时,很擅长经验复盘沉淀,但是当她做上管理层时由于事情繁多有杂乱的时候,她的经验管理做得越来越乱,首要问题发现其实是就是我们接下来要讲的几个误区

误区1:总是存储以后有可能用到的、看起来很好的资料,而不是真正为我所需的资料。大家都有过同样的经历,在公众号看到不错的文章,先收藏了再说;在微博看到健身视频,转发一下就感觉自己已经练了,最终,这些都会被尘封。所以,我们在经验存储的时候要注意的第一个原则是:确定经验存储方向,做到不盲目存储。

误区2:只收集,不阅读、不跟踪、不整理。人总是会有贪心的惯性,总觉得好的东西都要存起来,有一天一定会用到。其实在本质上,这是我们不懂得取舍,也对自己能力积累的方向不明确的表现。这里我们要引出经验存储的第二个原则:及时分类筛选,做到定期整理。与此同时,我们同样也要思考:经验的价值在哪里?对自己有用的经验是什么?确保自己写下的每一个文档都有价值。简单总结一下经验存储的两大原则:

第二部分:明确经验存储的方向。下面我们看看如何科学存储经验,走出我们现在的误区。经验存储有两个方向,先看看第一点:确定经验存储的方向

前面提到经验存储的第一大原则就是:只存储对自己有用的信息。对自己有用的信息,这其实就是自我需求分析的结果。我们所讲的经验管理主要指职业领域,所以需求分析也只围绕职业方面的需求展开。非职业领域的,如个人情感、生活休闲需求暂不在分析之列。需求分析是做知识存储系统之前必做的步骤。怎么样做需求需求分析呢?作为一个职场人,总归离不开两个需求方向。1. 内部需求,即自己的职业发展方向是什么

2. 外部需求,即目前所处的职场环境需要什么

我们要积累的经验就是满足上述两个需求的,因此可以将我们的经验存储的方向定为:

但是无论采取哪种方案,往哪个方向存储经验,最终都是为了解决一个问题:能力瓶颈问题。我们做经验管理,最终都是为了提升能力,让自己获得更好的职业发展,做到没有白走的路。这里我们就要知道一个优秀的职场人应该具备哪些能力呢?有三个能力项:核心能力、专业能力、通用能力

对职场人来说,这几层能力缺一不可。其中核心能力是最难获得的能力,核心能力的强弱决定了你是否能够走上职业发展的金字塔尖。经验存储方向与职业能力圈是互为因果的关系,当你明确了经验存储的需求,找准了方向,最后才能得到你所需要的能力。这里要重点强调一下,如果没有经验存储方向,将无法形成自己的经验管理系统,也没有办法拥有完善的职业能力圈。明确需求让我们懂得取舍,那些无法解决当下的问题,也无法为未来的发展做铺垫的经验,就不要存储。可以看看没有方向去存储经验,形成的职业能力圈是这样的。

第三部分:经验存储的分类

下面继续看看如何初步对自己的经验进行分类,这里我们也是为了避免第二个误区,保持原则2:

进行分类的过程,其实就对存储的资料进行了一次加工,有利于我们日后调用与共享。我们可以将存储类别划分为这两大类

进行事物存储,我们时刻注意两个要点:分门别类和取个好名字。分门别类:人的认知和记忆都有局限性,如果能做好分类,就能很有效地提升记忆的效率。做好分类还有一些共通的原则!基于这些原则再加上结合需求,基本就能做好分类了

通常如果分类超过三层,那自己再次打开的概率会低于10%,也会加深分类的复杂度。只有越简洁的东西,才更好用,也能使我们长时间坚持使用。原则二(MECE)原则的内涵:(不重不漏),我们在前面的课程已经学过啦

讲完分门别类,对于事物存储,还有一个关键点——取一个好名字。这里文件命名要具备几个要素,即标题、来源、分类、文件类型四个要素。在这四个要素的基础上,可以结合自己具体需求有所增加

讲完事物的存储,都是是围绕我们自己的经验,而对人脉的存储,即是存储他人的经验

当面的沟通交流要善于观察和倾听,这个人的个性、价值观、能力特长就会被你发现哦。如果有条件的话我会建议你用心去做,还要记得及时归纳整理,否则人一多、时间一长,就容易混淆或遗忘

在18关,我们接触了经验存储的概念,知道了我们不仅需要注意经验积累,还要注意把零散的经验合理地存储起来,以便调用。还知道了经验存储的两个预备动作:明确经验存储的方向;能够合理地对经验进行分类。那么究竟该如何对人和事进行分类,又能利用哪些工具存储呢?怎样的分类方式适合自己呢? 我们今天的关卡就要学习如何从零开始搭建起属于自己的经验存储体系啦~~

先看看我们今天的知识大纲!

第一部分:搭建个人存储体系

搭建经验存储体系跟搭房子需要一张图纸作为指导一样它也需要合理的存储模型指引。而经验存储模型它包含“需求-输入-内化-输出”四个环节。四个环节紧密衔接,中间任一环节断裂,经验存储体系都无法搭建起来

第一步:【需求】,需求是“我们期望积累的经验能帮我们解决什么问题、实现什么价值。”例如:林菠萝期望能利用经验帮我提高工作效率、优化流程;我期望能在积累的经验中找到源源不断的写作灵感……这些都是需求

这也就到了第二步:【输入】,也就是我们要往自己的经验存储系统中“存”些什么?在第二步输入时,规划自己需要存什么、怎么存的时候,需要用上在上一关学习的文档存储、分类与命名原则。

第三步是“内化”,内化就是主动对输入的经验进行理解、消化,以此更好地理解经验的内涵、加深印象。如果没有内化这一步,我们就无法输出。内化可以很简单,就像阅读一篇文章随手写下的几条思考笔记。也可以复杂,比如用自己的理解重新思考整个文章结构等等。输入和内化往往同时发生,在输入时就在内化。比如边阅读边思考,记上笔记,储存起来

最后一步,也是难度较大的一步:【输出】输出是指:将存储的经验,进行反思总结之后写成的文档。输出的内容可以直接指导你的工作实践、协助你完成任务。如果能做到输出这一步,你的能力就在慢慢提高啦~~~输出就是最好的输入,其实大家每一次在学完每个关卡之后输出的学习总结、知识复盘都是在输入-输出的过程,这个过程也就是你自我知识吸收、总结归纳能力渐渐提升的过程。

为了让搭建经验存储体系的过程更加高效便捷,你要善于借用工具!下面先看一下如何利用高效便捷的存储工具来更好地搭建模型

目前市面上已经有一些专业的经验存储工具,我们其实也有些小伙伴一直在使用一些大家比较常见的工具。例如:印象笔记、OneNote、石墨文档和为知笔记等。可以根据自己的喜好及需求进行选择

这几个工具的对我们进行经验存储时起到了高效便捷的作用,我们能很快感受到的一个比较靠谱的功能点就有这几个:

如果感兴趣的话,可以再去探索这些工具的其他功能。如果具备了经验存储模型的思维,善于利用工具,那么,在建立经验存储系统这件事上就已经成功了一半。上述内容,相信你对经验存储有了一个全局的认识。接下来就深入经验存储内部,了解具体的输入内化输出怎么做!

第二部分:存储体系之输入

前面我们学习了一些经验存储工具,可以尝试利用工具做出来经验存储体系的全貌大概是什么样子

这个体系分成了三个部分。分别是:我的行动、我的笔记、我的产出。这几个部分贯穿了经验存储模型“输入-内化-输出”的过程。
这里我们记得要对我的笔记、我的行动和我的产出作一简单的界定:

我的行动中的【时间日志】,这一部分的内容我们在前面的关卡学过,它是对日常的记录,可以直接作用于日后的复盘。而【我的笔记】中的内容也将成为在事后产出卡片、复盘和工作流程的重要素材。另外大家要注意内化是一个思考整理的过程,它几乎跟输入同时发生,内化的直接结果就是输出。因此「内化」这一步骤没必要存在于经验存储体系中,但我们必须要有这样一个思考的过程。在搭建上述的经验存储体系时我们不仅运用了经验存储模型,而且也运用了经验存储的分类方法。说到这里我们只讲到了分类,大家也要注意整个模型里的分类层级,这根据你的存储内容来定,可以看看林菠萝基于【我的笔记】下的层级划分是三层,大概是这样的情况

讲完了分类与分类层级,下面说说命名。我们可以注意看一下林菠萝上面的存储模型里分类名称之前有数字,其实它是可以帮助我们辨别文件类别的“归档标签”,一般文件命名前的归档标签由【一级文件夹-二级文件夹-三级文件夹】的关键词构成。如:我的笔记-知识素材-蚂蚁金服产品分析。上面的图里用数字取代了汉字,既简单又好记,像父级文件夹“我的笔记”的序号是1,其子文件夹“关键文档”的序号是4。除了以上关键要素之外,你还需要根据文件特点和需求增加其他元素,比如版本号。再如:阶段性文档一般会有多个版本,因此必须记下版本和日期,方便我们检索。

在搭建体系的过程中用到了之前所教的众多知识点,就可以把存储体系规范起来,让自己的经验存储库更加系统。把学过的理论方法实操起来!

下面看看看经验存储体系中的输入环节

学习在精不在多,高明的学习者懂得如何将学过的知识融会贯通。在输入环节,大家再次看到「时间日志」和「我的战友」。我们在前面的课程中都已经接触过。在输出复盘文档时,时间日志就像一条明晰的线索,让我们的复盘更加精准和真实。而「我的战友」算是一个存储人脉的经验库,当我们与这些人发生联系,进行沟通交流,可能会激发我们的灵感,帮助我们解决问题。另外要注意的一个点是在输入环节,每个分类层级可以根据自己的需求改造或新增类别,但在子级文件中最好不要超过五个类别

首先说读书笔记,我认为阅读优质书籍是最佳的信息获取方式之一。很多人读书因为嫌麻烦只读不思考,只读不记录,久而久之读了等于白读。因此,我认为统一记录模板可以减轻大家记录的阻力,每读一本书,不必长篇大论记录下来。

在「我的笔记」中的最后两项:知识素材与战友录。知识素材库,往往会存储大量的文件。因此命名和定期追踪整理对知识素材非常重要。由于知识素材的时效性,我们还需要按照周期性去整理,删除,一般两个月一次就好。

第三部分:存储体系之输出

下面我们看看输出环节。输出将存储的经验进行反思总结之后产出的文档,输出的内容可以直接指导你的工作实践、协助你完成任务。输出的东西一定是经过自己所思所想的而不是复制粘贴的资料。在学习经验存储体系时我们已经知道,输出包含两个部分:我的行动和我的产出。

看到在我的行动里包含三个子类别:时间日志、阶段性文档和卡片。但大家也可根据实际情况酌情增加。需要注意的一点是:我的行动中存储的是所有的阶段性成果,或者正在进行的、需要持续更新的东西。我们可以利用时间日志做短期复盘,比如周复盘。利用项目的关键文档做长周期复盘,如项目复盘。通过复盘,我们再次把工作过程推演了一次,又将存储的经验进行了深入思考,复盘最能提升职业能力圈中的核心能力——分析、推断和创新能力。但在做ORID的过程需要你不断坚持,而不是三分钟热度。而时间日志下面的「阶段性文档」是指我们在工作过程中产出的具有里程碑性质的重要文件,要注意它们都不属于最终稿。我们在遇到相同的工作时一般会直接用最终文档,把最终文档和阶段性文档混在一起,不方便查找。因此阶段性文档的命名非常重要,因为它们版本众多,命名要便于我们检索提取。最后一个子类别是「卡片」卡片主要分成这几类:行动卡、思维卡、灵感卡、技巧卡等

联系一下我们在IDP课程中学习到的很多思维、方法、工具其实都可以分类存在卡片中,即取即用。就像我们课程里举的例子:

最后课程也提醒了大家一张好卡片的特点应该是怎样的,大家在平时运用的过程中也可以注意一下~~

接下来我们来看看输出的另一种形式——我的产出

这里第一个子类别:最终文档,所有文件的最终版都应该存放在最终文档里面。根据最终文档我们可以产出后续的工作复盘、工作模板和工作流程。第二个子类别便是「工作复盘」,这里我的行动中的时间日志和阶段性文档我们都可以用得到,可以利用时间日志做短期复盘,比如周复盘。利用阶段性文档做长期复盘,如项目复盘。复盘的具体方法GRAI和ORID大家都有学习过啦~~第三个子类别是「工作模板」,复杂一些的工作模板,如项目执行模板、产品分析模板、市场分析模板等,简单一些的如会议记录模板、工作总结模板、课程笔记模板等。我的产出中最后一个子类别是「工作流程」。对于非管理层的职场人来说,梳理工作流程可以提升个人工作效率,理清工作思路。 对于管理层来说,理清团队工作流程,可以提升团队协作效率,降低管理成本。工作流程的梳理结果一般是流程图。流程图的制作也可以利用工具,如在线流程图制作工具:「ProcessOn」,使用简单且导出各种类型的文件。不管是在自己执行的项目里你是立项者还是在已完整的项目中执行,都是可以去梳理去复盘并优化出更完善的流程,每一件事情都会有一个不断迭代优化的过程。我们不要做被工作控制的人,而要主动控制工作。工作流程的创造和创新改善,就是你控制工作的方式。最后补充一下关于输入输出的小总结:

我们提到:我的产出,它是在输入的基础上形成的,输入在先,输出在后。比如通过输入读书笔记、知识素材,日后在实践中让自己再次联想思考,就可能产出一张卡片。这张卡片是可以直接指导自己实践的技能、灵感、认识等。还有一个点,输入是高频次的,输出是低频次的。往往是经过实践、思考、感悟后,产出的自己认识与经验。输出的三大形式:卡片、复盘、工作流程,如果光有阅读而没有自己的实践,内容就只是属于输入,是输出不了这些东西,比如要有实践、再有感悟思考才能产生。另外需要注意的是任何方法都不可能百分百地契合你的现实情况。对于课程中说到的经验存储方法,也应该结合实际情况加以改造。要尝试使用,而不是生搬硬套发现不适合后就放弃哦。其实拥有模板不是重点,而是要懂得根据自己需求制作模板,形成追求更高效工作方式的意识哦

前面我们已经学习经验管理三步中的前两步:经验积累和经验存储,一步步地搭建起了基本的经验存储体系,经验存储体系的基本结构分为输入:我的笔记,还有输出:我的产出、我的行动

今天我们开始学习新的主题:经验运用

学习如何把经验运用起来,避免积累了经验却放在文件夹深处,最终被遗忘的情况。经验运用中将会包括两个方面:经验迁移和经验共享。让我们先看看今天的知识点学习大纲

第一部分 经验迁移

记得剧情里的阿文,在接到新项目时想要运用自己原来沉淀下来的经验库,但发现自己辛辛苦苦存储的经验却无法用到工作中。之前写的文档没办法很好地复用,在新项目里针对原有的经验要复用的话要改的东西实在太多了。这时候大家会想如果经验最终用不上,那辛辛苦苦积累经验、存储经验不就没用了吗?其实不是存储的经验用不上,而是运用方法不对。原有的经验需要我们加以分析和改造才能更好的发挥作用。

先来看看经验运用的第一种类型:经验迁移

感觉到经验用不上/不知道怎么用的问题的关键原因是:经验的使用对象发生了变化

即使是同一领域的问题,因为时间和环境的变化,我们之前存储的经验也不是拿过来就能用的。想要做到经验迁移,让已有经验服务于新情境,我们还需要根据当前的新问题对经验进行适当的改造再用。

首先,我们来看看第一个步骤:分析

分析是对当前新问题产生的背景和产出要求进行深入分析,理出解决思路。也就是当前的问题是什么,它的产出是什么,如何才能达成这样的产出,有哪些经验可以帮到我们。分析这一步跟我们在前面学习到的目标再定义非常像,都是对目标或者问题的深入分析。

不能想着直接套用,要进一步分析:需求报告的框架是否有相似处、新旧需求的共性和差异是什么,或许就能在另一个侧面找到经验运用的思路。对当前的问题分析得越深入,在后续的经验匹配和改造环节就越省力

经验迁移第二步:提取,从经验存储体系中提取和当前工作相关的经验。在第21关搭建经验存储体系时我们学习了如何给文件命名,在这里就起到作用啦。将命名工作做好了,我们在提取相关经验时才能做到毫不费力。在经验存储的时候我们使用了“类别、名称、来源”等命名方式,因此在提取时我们需要先搜索类别。就像阿文,在接到网上商城改版新需求时,可以通过搜索关键词:需求、网上商城,获取项目信息和相关经验。如果搜索的结果显示有多条经验,可以都提取出来,再进行筛选。

经验迁移第三步:匹配,在运用已有经验解决新问题的时候,首先要把提取出来的经验和当前遇到的新问题相匹配。如果已有经验能直接解决问题,就可以直接复用。如相似的工作流程、会议记录模板等,可直接复用的经验。如果提取的经验和当前问题不匹配,那么就需要改造经验

经验迁移第四步:改造,对差异部分进行分析,改造那些匹配不上的经验,获取解决办法。不需要脱离原有经验去另找知识,因为另找知识太耗费时间了,我们只需要对原有经验进行改造就可以了。改造是利用原有的东西,用创造性的思维去解决问题的一个过程,这个需要大家平时多练习。

总结一下四个步骤

第二部分 经验分享

为什么我们鼓励做经验共享呢?共享是一个互利共赢的事情,不仅仅是你输出给别人,你也能从别人那里获取你所想要的东西。

升高一个level,我们可以从两个视角去分析原因

第一是从人类发展的视角,相互共享,我们可以有这样的收获:

第二个是从个人和组织层面视角来看,经验共享有下面三个方面好处:

经验共享必然掺杂着反馈与修正,因为人与人毕竟是不同的,所以别人在使用你提供的经验解决自己的问题的同时,必然会给你一些有益的反馈和建议。你就可以根据别人的反馈来修正自己的经验,做到不断优化迭代。好处我们知道了,那经验到底如何共享呢?可以分为个人经验共享和组织经验共享。先来看看个人经验共享,它可以分为三个层面

团队内部的共享主要的形式为培训或者分享,比如公司举办某本部门leader开培训会议,或者部门优秀员工分享会。企业内部的共享,我们可以将自己的经验通过公司的信息系统分享给那些需要的人,比如高效的工作方法和工作模板等。社会范围内的共享,比较常见,比如:公众号、简书、豆瓣、知网、万方、维普等平台都是社会范围的知识共享平台

第二种经验分享方式是组织经验共享,这种往往困难重重,一般会从以下几个方面来推进:

总的来说组织经验共享的推进应以员工为主体,以管理者为导向,以创建共享的企业文化为核心,以打造高效的共享平台为载体。

第三部分:个人生涯经验管理

在第8关的课程中,我们学习了舒伯职业生涯发展理论,将我们的职业生涯分为了5个阶段。成长期、探索期、确立期、维持期、衰退期。成长期,0-14岁,在这个阶段,我们的主要任务是发展自己的兴趣,没有任何经验可言,也不需要去积累和存储经验

探索期,15-24岁,在这个阶段,我们的主要任务除了好好学习、天天向上之外,还应广泛涉猎

,形成多元化的思维,积累人生经验很重要的一部分。除了学好专业课之外,还应做到“博观”。

确立时期,即25-44岁,在这个阶段,我们的主要任务是确立自己的人生定位,在某个领域快速发展,并占据一席之地。这个阶段,我们要特别注重经验的积累和运用,学会利用复利效应,滚雪球般地不断进步,快速扩大自己的优势。

维持期,即45-64岁,在这个阶段,我们的主要任务是不断精进,在某个领域深入耕耘,取得更高的成就

这个阶段,我们经验积累的广度已然收紧,开始聚焦于核心领域的经验积累和运用

衰退期,即65岁以后,在这个阶段,我们的主要任务是简化经验,保留精华,要学会做减法

要做到随心所欲,就得轻装上阵,用一颗平常心看待自己和这个世界。


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