《卓有成效的管理者》第二章 读书心得
第二章 掌握自己的时间
这一章是关于第一个思维习惯——时间管理的内容。
任何工作、任何目标的达成都需要时间。所以,时间对于管理者,对有效性来说是绝对必备条件。而因为时间的稀缺性、不可逆转性、消耗性等特点,有效管理者的第一项修炼,必须是时间管理。一个管理者时间都管理不好,其他都是空谈。我把章节内容归纳为如下二点:
1. 时间管理的目的
A 让管理者掌握更多可自由支配时间;
B 让管理者做自己真正应该做的,有贡献的工作。
时间管理理论及方法并不是高深莫测的东西。从简单的备忘录、预约表到要事管理、自我管理。其实都是让我们有更多自己的时间去做我们应该做的事情,重要的事情、有价值的事情。总之就是要让时间增值,增效!让我们既能享受按时完成工作、达成绩效的喜悦,也能有足够放松和休息的机会,让我们更加从容、美好!
如果我们总被工作压得透不过气来、总感觉事情太多而时间太少,老板叫你做的事情,总是在拖,部门老是重复产生相同的问题或危机,想做的事情,总是不做完……那你一定要好好审视一下自己对时间管理的问题了。
本章的时间管理重在让我们充分了解我们的时间都去哪儿了,怎么样把被偷掉的时间找回来。让我们能拥有更多时间可以做更有价值的事情,让时间有效,让管理有效!
2. 时间管理的方法
A 记录时间
记录时间是时间管理最笨也最有效的了解时间消耗的方法。少看断章取义的方法论,沉下心统计自己的时间,就能看到自己时间的走向和消耗。记录时间的作用是让我们能够跳出来看看自己时间的分配,更客观。
方法:可以找个本子记,也可下载时间管理APP。持续记录一段时间方才有效。做完一件事马上记。否则不真实。
B 分析管理时间
有了记录,最重要的是开始分析我们的时间耗用,所以这个步骤最重要的目的是找出哪些工作(事情)是在浪费时间,在后续的工作中可提醒我们消除或降低这些浪费的时间的工作及事情。
分析管理的方法:(减少时间的消耗和浪费的具体方法)
1) 排除杂事。(问自己:自己可做可不做的事情;丝毫对结果无影响的事情)
这样的杂事,没有任何难度,本能不会拒绝,看似每件事都不大,感觉耗费不了多少时间,但一累计,确占用不少的时间,更重要的是,这样的事情往往把我们的时间割离的支离破碎,沉不下心来也没有时间做更重要的事情,这是管理有效的大忌。比如,没有时间限制的沟通、沉浸在无用信息、无效等待等。所以,排除杂事,管理者要有自律,以事情“有无价值,有无影响”为标准时常检讨自己。最好结合时间记录每天检讨(使用元认知哦)。
2) 可授权他人做的。(问自己:别人可以代为做的;离了你不影响后果的)
对于初级管理者往往有时不清楚,那些事情可以授权。个人觉得,一般涉及到沟通决策、人员的事情、学习培训的、计划的事情、职务对等、非我不可的事情等不可授权。其他的事情均可考虑能否授权,一个原则就是:没我不影响后果。特别是一些传递性的、流程性的,常规事务性的、非专业性的工作均可考虑授权给别人,这个别人可以是下属,也可是其他同事,甚至领导。
授权不仅可以让管理者从事务堆里解脱出来,还能锻炼他人的能力,何乐而不为呢!
3) 避免或消除管理不善的时间浪费。(制度缺乏,流程冗长,改善不力、人员过多,会议太多、信息不对称)
作为部门管理者,这一点我觉得特别特别重要。工作中,如果我们经常在做救火、做擦屁股的事情、或者一个问题反反复复发生,每次看似都在用心解决,但总是发生,解决不彻底。那我们注定要为这样的事情频繁的耗用时间和精力,这是管理者时间的重复的无用的消耗。对于这种浪费,管理者应竭力避免、消除,因为这是管理者本身的职责。
比如,因制度不完善,流程不合理,导致工作差错、难以决策、时间空耗等,管理者自上而下就应该修缮;信息的沟通节点有问题、或不对称容易产生工作差错,管理者要通过管理方式避免。
客户投诉重复的质量问题,应下功夫去解决。这样的事情解决了,我们自然会有更多的时间和精力,心情也会欢喜起来。书中有句话说的非常好:管理好的工厂,总是单调无味,没有任何刺激动人的事件。那是因为凡是可能发生的违纪都早已预见,且已将解决办法变成例行工作了!很精辟的一段话。很多小伙伴也都分享了这句话,应该是对大家都有感触的。工作中,重预防、重改善、重落实的管理者,才是好的时间管理者,好的管理者。那些平时不操心,一出事才“轰轰烈烈大显身手”的干部不是一个好干部!
4)避免浪费别人的时间。(问下属:有没有影响人家;哪些沟通根本没用)
有时候我们不自觉得在做无用功,却毫无知觉。可以向下属或同事了解一下。避免浪费彼此的时间。
C 统一安排时间
目的:集中自主零散时间,交给重要的有贡献的工作。
时间管理的最终目的是让工作时间更有价值,换言之就是利用有限的时间做更有价值的事情。而有价值的重要的事情往往需要耗用连续的整块时间。否则,效果大打折扣,或者要消耗更多的零散时间,得不偿失。所以德鲁克说:管理者的工作想要卓有成效,必须能够将时间进行整块运用。
统一安排时间的方法:
1)用整块时间做重要的有价值的事情,并确定完成期限。
作为管理者一定要清楚的是:当时间整块积累后,应该做什么事情。比如,写个制度、工作的改善方案等、和领导沟通重要事情、和员工的有目的性的长谈辅导等都是需要连续性的时间。而且尽量在这个时间不接受打扰(效率会很高)。如果还是做常规性的事情,这样做的意义不大。
2)固定时间做例行性事情。
很多事情频繁发生且不是特别紧急的,可以考虑和各个部门沟通,确定好一个固定的时间,会又有效率。比如可约定集中报销时间、集中领用时间、固定知会时间等,都能够节约相关人员的时间。
3)不要把时间排满
管理者永远处于被打扰中,不可避免,所以在时间的安排上忌满。一定要给自己留有足够的时间去处理打扰和新麻烦,不占用整块时间。
总之,时间管理无论用什么方法,本质就是两点:
A 创造出更多有效时间(可以通过工作计划性、授权、管理改善等达成)
B 让单位时间增值(多做有贡献有价值的工作)。
在后面的章节中,很多内容都与时间管理相关的内容,比如,贡献、要事优先,我们更能体会什么是高价值、有贡献的事情,什么时间该做什么事情。
最后,还是用一句话结尾:时间不管理好,其他管理都是空谈,这是通向贡献和有效性之路!