大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十五）：项目沟通管理（二）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十七）：项目沟通管理（四）
二、管理沟通
1. 关于管理沟通
- 管理沟通是确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置。
- 作用是促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。
- 需要在整个项目期间定期开展。
- 本过程设法确保信息以适当的格正确生成和送达目标受众，同时也为相关方提供机会，允许他们请求更多信息、澄清和讨论。
- 其它考虑：
- 发送发-接收方模型
- 媒介选择
- 写作风格
- 会议管理
- 演示
- 引导
- 积极倾听
2. ITTO
| 输入 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|
| 1. 项目管理计划 - 资源管理计划 - 沟通管理计划 - 相关方参与计划 2. 项目文件 - 变更日志 - 问题日志 - 经验教训登记册 - 质量报告 - 风险报告 - 相关方登记册 3. 工作绩效报告 4. 事业环境因素 5. 组织过程资产 |
1. 沟通技术 2. 沟通方法 3. 沟通技能 - 沟通胜任力 - 反馈 - 非语言 - 演示 4. 项目管理信息系统 5. 项目报告 6. 人际关系与团队技能 - 积极倾听 - 冲突管理 - 文化意识 - 会议管理 - 人际交往 - 政治意识 7. 会议 |
1. 项目沟通记录 2. 项目管理计划更新 - 沟通管理计划 - 相关方参与计划 3. 项目文件更新 - 问题日志 - 经验教训登记册 - 项目进度计划 - 风险登记册 - 相关方登记册 4. 组织过程资产更新 |
3. 输入
3.1 项目管理计划
- 资源管理计划：描述为管理团队或物质资源所需开展的沟通。
- 沟通管理计划：描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。
- 相关方参与计划：描述如何用适当的沟通策略引导相关方参与项目。
3.2 工作绩效报告
- 工作绩效报告的典型示例包括状态报告和进展报告，可以包含挣值图表和信息、趋势线和预测、储备燃尽图、缺陷直方图、合同绩效信息以及风险概述信息。
- 可以表现为有助于引起关注、制定决策和采取行动的仪表指示图、热点报告、信号灯图或其他形式。
3.3 项目文件
- 变更日志：用于向受影响的相关方传达变更，以及变更请求的批准、推迟和否决情况。
- 问题日志：将与问题有关的信息传达给受影响的相关方。
- 经验教训登记册：项目早期获取的与故那里沟通有关的经验教训，可用于项目后期阶段改进沟通过程，提高沟通效率与效果。
- 质量报告：包括与质量问题、项目和产品改进，以及过程改进相关的信息。这些信息应交给能够采取纠正措施的人员，以便达成西项目的质量期望。
- 风险报告：提供关于整体项目风险的来源的信息，以及关于已识别的单个项目风险的概述信息。这些信息应传达给风险责任人及其他受影响的相关方。
- 相关方登记册：确定了需要各类信息的人员、群体或组织。
3.4 事业环境因素
- 组织文化、政治氛围和治理框架。
- 人事管理政策
- 相关方风险临界值
- 已确立的沟通渠道、工具和系统
- 全球、区域或当地的趋势、实践或习俗
- 设施和资源的地理分布
3.5 组织过程资产
- 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序
- 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序
- 组织对沟通的要求
- 制作、变换、储存和检索信息的标准化指南
- 以往项目的历史信息，包括经验教训知识库
4. 工具与技术
4.1 沟通技术
- 包括对话、会议、书面文件、数据库、社交媒体和网站等。
- 会影响技术选用的因素包括团队是否集中办公、需要分享的信息是否需要保密、团队成员的可用资源、以及组织文化会如何影响会议和讨论的正常开展。
4.2 沟通方法
- 包括互动沟通、推式沟通和拉式沟通。
- 沟通方法的选择应具有灵活性，以应对相关方社区的成员变化，或成员的需求和期望变化。
4.3 沟通技能
- 沟通胜任力：经过裁剪的沟通技能的组织，有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为。
- 反馈：关于沟通、可交付成果或情况的反应信息。反馈支持项目经理和团队及所有其它项目相关方之间的互动沟通。例如：指导、辅导和磋商。
- 非口头技能：例如通过示意、语调和面部表情等适当的肢体语言来表达意思。镜像模仿和眼神交流也是重要的技能。团队成员应该知道如何通过说什么和不说什么来表达自己的想法。
- 演示：是信息和文档的正式交付:
- 向相关方报告项目进度和信息更新。
- 提供背景信息以支持决策制定。
- 提供关于项目及其目标的通用信息，以提升项目工作和项目团队的形象。
- 提供具体信息，以提升对项目工作和目标的理解和支持力度。
4.4 项目管理信息系统
- 电子项目管理工具
- 电子沟通管理
- 社交媒体管理
4.5 项目报告发布
- 项目报告发布是收集和发布项目信息的行为。
- 项目信息应发布给众多相关方群体。
- 应针对每种相关方来调整项目信息发布的适当层次、形式和细节。
- 从简单的沟通到详尽的定制报告和演示，报告的形式各不相同。
- 可以定期准备信息或基于例外情况准备。
- 虽然工作绩效报告是监控项目工作过程的输出，但是本过程会变质临时报告、项目演示、博客，以及其它类型的信息。
4.6 人际关系与团队技能
- 积极倾听：包括告知已收到、澄清与确认信息、理解，以及消除方案理解的障碍。
- 冲突管理
- 文化意识
- 会议管理：采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标：
- 准备并发布会议议程（包含会议目标）
- 确保会议在规定的时间开始和结束
- 确保适当参与者受邀并出席
- 切题
- 处理会议中的期望、问题和冲突
- 记录所有行动以及所分配的行动责任人
- 人际交往：通过与他人互动交流信息，建立联系。人际交往有利于项目经理及其团队通过非正式组织解决问题，影响相关方的行动，以及提高相关方对项目工作和成果的支持，从而改善绩效。
- 政治意识：有助于项目经理在项目期间引导相关方参与，以保持相关方的支持。
5. 输出
5.1 项目沟通记录
- 包括绩效报告、可交付成果的状态、进度进展、产生的成本、演示，以及相关方需要的其他信息。
5.2 项目管理计划更新
- 沟通管理计划：如果本过程导致了项目沟通方发发生变更，就要把这种变更反映在项目沟通计划中。
- 相关方参与计划：本过程将导致相关方的沟通需求以及商定的沟通策略需要更新。
5.3 项目文件更新
- 问题日志：反映项目的沟通问题，或如何通过沟通来解决实际问题。
- 经验教训登记册：记录在项目中遇到的挑战、本科采取的规避方法、以及使用和不适用于管理沟通的方法。
- 项目进度计划：反映沟通活动的状态。
- 风险登记册：记录于管理沟通相关的风险。
- 相关方登记册：记录关于项目相关方沟通活动的信息。
5.4 组织过程资产更新
- 项目记录：例如往来函件、备忘录、会议记录及项目中使用的其他文档。
- 计划内的和临时的项目报告和演示。
